Flashterm revisited. A guest article by Anne Berres

  +++ für deutsche Fassung bitte runterscrollen +++

One of everything, please!

Have you ever wished there was a terminology management system (TMS) that would provide all the functions you are looking for and prepare for the conference largely automatically? Wouldn’t that be splendid? You’d just have to type in the event’s title and the speaker’s name and the tool would sift through your existing terminology and the web, compile a list of useful terms – with their correct translations and including collocations, obviously – and present it to you as an audio file on your smartphone which you would “only” have to memorise. Thank you very much! We don’t yet have such a supertool but much is changing in the realm of TMS. This also holds true for flashterm.

Flashterm was designed to be used in enterprises, and most customers are large businesses. Its developer, Joachim Eisenrieth, does, however, find our profession very exciting and offered to create a new version for interpreters in which he would take my suggestions for improvement into consideration.

Naturally, I immediately came up with a tech shopping list: voice recognition, a field for collocations and 200 grams of fuzzy search, please. I’d also like a vocab learning mode – auditive, if possible – some nice and fresh terminology extraction mechanism – multilingual, please – and a simultaneous search in online dictionaries. But without the need for an internet connection, of course, and I’m afraid I can’t have the search slowing down.

None of the solutions on the market today is a panacea for all our woes, and the tools set different priorities. Flashterm focusses on knowledge management. This brings immense benefits because the tool stores very diverse data and lets us find and reuse terms more easily. It therefore provides useful features that most TMS targeted at interpreters lack:

  1. Most TMS for interpreters are term-based, which means that their structure is similar to a bilingual or multilingual dictionary. Flashterm, in contrast, is concept-based and can therefore be used as a kind of thesaurus where everything revolves around the meaning rather than the wording. This gives us the opportunity to store more relevant information.
  2. There are no collective data fields under a heading like “Additional information”. Every single piece of information has its allocated spot. This again enables us to use various filters, such as the admin and status filters. With their help we can quickly find abbreviations or acronyms, revise changes we made in the booth or have those terms displayed that still lack a target-language equivalent. Such filters do not only speed up the term search but also reduce the time needed for “tidying up” after the conference.
  3. Terms receive tags for the subject areas and projects they are to be allocated to, which we can use to our advantage to be a little more creative. Subject areas do not necessarily have to be limited to the traditional ones, e.g. “automotive”. We can also define subject areas for “speaker”, “slogan”, or “product line”, for instance. This way we could create a term entry for the speaker’s name, add a photo and details from their CV and allocate them to our project tag for this event. The CV info would then be stored together with the terminology and we would not have to switch in between different sources. Also, if the same speaker were to give a talk on a different occasion and the name rang a bell but we couldn’t quite remember where we heard it before, we could just search for the name in our database and would immediately receive information on past events. Just get creative!
  4. You can create internal links to other term entries which are likely to come up in the same context as the term you searched for. This can be very helpful in the booth and also during preparation to memorise information on the subject matter more effectively.

Joachim Eisenrieth and I have been able to add a few features that were not included in flashterm for businesses. How did we do this? Well, I’d usually express my desire for an, in my opinion, indispensable feature for interpreters and he’d get down to programming. Once the programming was done, I’d receive a new software version for testing, give feedback from an interpreter’s perspective and help detect bugs. This would go on until the feature ran flawlessly.

From a developer’s perspective, the most challenging programming task was probably designing an import and export feature that could be easily used even by non-techies. The data import and export used to be offered exclusively as a service by Eisenrieth Dokumentations GmbH but now interpreters can import all the information they have in their existing glossaries themselves via Excel. And this includes definitions, grammar details, context, subject areas, project allocation etc. Even if you wanted to use flashterm only for the booth, and otherwise preferred Excel, you could keep on using Excel to compile your glossary and then simply import it.

Of course, entries can also be created directly in flashterm. The interpreter version now includes fields for collocations and pronunciation so that the information is displayed right next to the term.

This description might be a little too theoretical but if you have a look at the user interface, you will understand why flashterm offers so many features and is still easy to use. The user interface is unbelievably intuitive, well structured and you can learn how to use the software in only a day. As an additional plus, the user interface can be reduced to a simple bilingual dictionary view should you prefer this in the booth. In accordance with current trends, flashterm can be used just as well on tablets and on the iPhone. Of course, that’s brilliant for assignments where you need to be mobile.

If you want to know more about flashterm, feel free to get in touch with me or visit one of my (free-of-charge) webinars or even just contact Joachim Eisenrieth directly for a trial version.

Anne Berres: kontakt@ab-dolmetschen.de
www.ab-dolmetschen.de
+49 17645844081

Joachim Eisenrieth: joachim.eisenrieth@edok.de
https://www.flashterm.eu/

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Einmal mit Allem, bitte!

Wer kennt es nicht – die Suche nach dem einen Terminologiemanagementsystem (TMS), das alle Funktionen bietet, die man sich wünscht und einem die Konferenz, wenn möglich, weitestgehend automatisch vorbereitet. Wäre das nicht fantastisch? Ein Tool, bei dem man den Titel der Konferenz und den Namen des Redners eingibt, das Tool durchforstet dann automatisch den eigenen Terminologiebestand sowie das Internet auf brauchbare Vokabeln mit deren Übersetzung in die gewünschten Sprachen, extrahiert von alleine noch die passenden Kollokationen und bereitet uns diese Infos als Audiodatei auf, die wir natürlich über das Smartphone abrufen können und dann „nur“ noch zu lernen brauchen. Ganz so weit sind wir leider noch nicht, doch im Bereich der TMS tut sich tatsächlich Einiges. So auch bei flashterm.

Das Tool war ursprünglich auf Terminologiemanagement in Unternehmen ausgerichtet und zieht auch hauptsächlich Unternehmenskunden an. Doch der Entwickler, Joachim Eisenrieth, findet auch die Dolmetschertätigkeit sehr spannend und hat angeboten, mit meinen Verbesserungsvorschlägen eine neue Dolmetscherversion auf den Markt zu bringen.

Das war der Startschuss für das große Wunschkonzert: einmal bitte mit Spracherkennung, Anzeige von Kollokationen und fehlertoleranter Suche, aber bitte ohne das Programm zu verlangsamen, dann noch bitte Lernmodus, am besten auditiv, automatische Termextraktion, in mehreren Sprachen natürlich, und gleichzeitiger Suche in Online-Wörterbüchern, aber bitte ohne eine Internetverbindung zu benötigen.

Die eierlegende Wollmilchsau gibt es heute noch nicht und die verschiedenen Anbieter setzen ihre Prioritäten unterschiedlich.

Flashterm hat sein Hauptaugenmerk auf dem Wissensmanagement. Dies hat zum Vorteil, dass verschiedenartigste Informationen verwaltet werden können und die Auffindbarkeit von Termini sowie deren Wiederverwendbarkeit erleichtert werden. Es gibt zahlreiche Elemente, die flashterm zu einer wahren Wissensdatenbank werden lassen, die andere dolmetschorientierte TMS nicht derart anbieten:

  1. Die meisten Terminologietools für Dolmetscher sind benennungsorientiert. Das bedeutet, dass sie eher mit einem zwei- oder mehrsprachigen Wörterbuch zu vergleichen sind. Flashterm ist begriffsorientiert, was bedeutet, dass sich das Tool nicht nur als Wörterbuch, sondern fast eine Art Thesaurus verwenden lässt, bei dem nicht das Wort, sondern das Konzept im Mittelpunkt steht. Das hat den Vorteil, dass mehr Informationen abgespeichert werden können.
  2. Es gibt keine Sammelfelder beispielsweise mit dem Titel „Zusatzinfos“, in die alles Mögliche hineingeschrieben werden kann, sondern jede Information hat ihren gerechten Platz. Das bietet die Möglichkeit hilfreicher Filter, so zum Beispiel die Admin- und Statusfilter, die einen Abkürzungen/Akronyme ganz leicht auffinden lassen, einem geänderte Begriffe noch einmal vor Augen führen und einem diejenigen Begriffe aufführen, bei denen ein Äquivalent fehlt. Solche Filter erleichtern nicht nur die Suche nach Termini, sondern beschleunigen auch die Nachbereitung von Dolmetschaufträgen.
  3. Die Zuordnung zu Sachgebieten und Projekten findet eher Tag-artig statt. Das bietet mehr Flexibilität und erlaubt es einem, mit den Möglichkeiten der Datenbank zu spielen. So könnte man sich z.B. überlegen, nicht nur traditionelle Sachgebiete (z.B. „Automobil“) zu definieren, sondern auch Sachgebiete mit den Titeln „Redner“, „Slogan“ oder „Produktlinie“ anzulegen. Zur Veranschaulichung: Im Sachgebiet „Redner“ ist der terminologische Eintrag dann der Name des Redners, ein Bild desselben kann auch hinzugefügt werden, sowie im Feld für Definitionen die Daten seines Lebenslaufs. So hätte man erstens auch diese Infos mit der Terminologie an einem Ort abgelegt und könnte zweitens bei einer künftigen Konferenz einfach den Namen des Redners in das Suchfeld in flashterm eintippen und überprüfen, ob man diesen vielleicht schon einmal gedolmetscht hat und, wenn ja, bei welcher Veranstaltung. Der Kreativität sind also keine Grenzen gesetzt!
  4. Es können verknüpfte Begriffe angelegt werden. Bei einem terminologischen Eintrag können andere Begriffe, die diesem inhaltlich nahestehen oder häufig mit diesem in Verbindung auftreten, sehr einfach verlinkt werden, sodass sie gleichzeitig angezeigt werden. Dies kann sowohl in der Kabine hilfreich sein als auch während der Vorbereitung, um sich inhaltliche Zusammenhänge besser merken zu können.

Joachim Eisenrieth und ich konnten in der Kooperation noch einige Funktionen hinzufügen, die nicht Teil der normalen Unternehmensversion flashterms waren. Ich habe dann meist den Wunsch nach einer Zusatzfunktion geäußert, die ich als für Dolmetscher überlebensnotwendig erachtet habe und er hat sich daraufhin ans Programmieren gemacht. Wenn die Funktion dann einmal programmiert war, habe ich die neue flashterm-Version zum Testen erhalten und konnte somit als Teil der realen Zielgruppe eine Rückmeldung geben und dabei helfen, eventuelle Bugs aufzudecken. Herr Eisenrieth hat mit meinem Feedback dann, sofern nötig, noch ein paar Nachbesserungen unternommen, bis die Funktion einwandfrei zu verwenden war.

Zu diesen neuen Funktionen gehört als vermutlich größte Entwicklungsherausforderung die Anfertigung einer Import- und Exportfunktion, die auch von Laien problemlos genutzt werden kann. Zuvor wurde ein Datenimport oder -export lediglich als Dienstleistung von der Eisenrieth Dokumentations GmbH angeboten, nun können die Termini und alle weiteren unterstützenden Angaben (Definition, Kollokationen, Aussprache, Grammatikangaben, Kontextbeispiel, Sachgebiet, Projektzuordnung, Links etc.) ganz einfach aus Excel in die dafür in flashterm vorgesehenen Felder importiert werden. Man kann hiermit nicht nur seine bestehende Terminologiesammlung übertragen, sondern kann auch weiterhin, sofern man das bevorzugt, mit Excel arbeiten und seine Daten dann einfach in flashterm importieren.

Natürlich kann man auch direkt in flashterm arbeiten und dort neue Terminologieeinträge anlegen. Hier kam als Neuerung in der Dolmetscherversion hinzu, dass es nun Felder für Kollokationen und Aussprache gibt, sodass einem diese Informationen, so man sie denn angelegt hat, direkt neben dem Fachbegriff angezeigt werden.

Zum Teil klingt das nun vielleicht etwas theoretisch, doch wer sich die Softwareoberfläche selbst anschaut, weiß, warum so viele verschiedene Funktionen möglich sind und diese dennoch einfach zu handhaben sind. Die Oberfläche ist einmalig intuitiv, sehr übersichtlich und der Umgang mit dem Programm deswegen kinderleicht zu erlernen. Zudem kann sie minimiert werden, sodass man, wenn man dies in der Kabine bevorzugt, wirklich nur ein zweisprachiges Wörterbuch hat. Im Einklang mit der modernen Technik ist flashterm auch auf Tablets nutzbar und für das iPhone gibt es eine App, was für mobile Einsätze äußerst nützlich sein kann.

Wer an mehr Infos interessiert ist, kann gerne direkt bei Joachim Eisenrieth nach einer Testversion fragen oder mich kontaktieren bzw. eines meiner kostenlos dazu angebotenen Webinare besuchen.

Anne Berres: kontakt@ab-dolmetschen.de
www.ab-dolmetschen.de
+49 17645844081

Joachim Eisenrieth: joachim.eisenrieth@edok.de
https://www.flashterm.eu/

Booth-friendly terminology management: Glossarmanager.de

Believe it or not, only a few weeks ago I came across just another booth-friendly terminology management program (or rather it was kindly brought to my attention by a student when I talked about the subject at Heidelberg University). It has been around since 2008 and completely escaped my attention. So I am all the happier to present today yet another player on the scene of interpreter-friendly terminology management tools:

Glossarmanager by Glossarmanager GbR/Frank Brempel (Bonn, Germany)

As the name suggests, in Glossarmanager terms are organised in different glossaries, each glossary including the data fields language 1 („Sprache 1“), language 2 („Sprache 2“), synonym, antonym, picture and comment. The number of working languages in each glossary is limited to two (or three if you decide to use the synonyms column for a third language). Each glossary can also be subdivided into chapters („Kapitel“).

Glossarmanager GlossarEdit

You may import and export rtf, csv and txt files, so basically anything that formerly was a text or table/spreadsheet document, and the import function is very user-friendly (it lets you insert the new data into an existing glossary and checks new entries against existing ones, or create a new glossary).

The vocab training module requires typing in and is very unforgiving, so each typo or other deviation from what is written in the database counts as a mistake. But if you are not put off by the nasty comments („That was rubbish“, „Please concentrate!“) or the even nastier learning record, you may well use this trainer as a mental memorising tool without typing the required terms.

The search module comes as a small window which, if you want it to, always stays in the foreground. Entering search terms is intuitive and mouse-free and the results can be filtered by language pairs, glossaries and authors. Ignoring of special characters like ü, è, ß etc. and case-sensitive search can be activated. Right under the hit list, Glossarmanager provides (customisable) links to online resources for further searching.

Glossarmanager Suche

Available for Windows

Cost: Free of charge (download here and use the free licence key)

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About the author:
Anja Rütten is a freelance conference interpreter for German (A), Spanish (B), English (C) and French (C) based in Düsseldorf, Germany. She has specialised in knowledge management since the mid-1990s.

 

Booth-friendly terminology management: Intragloss – the missing link between texts and glossaries|die Brücke zwischen Text und Glossar

Intragloss

+++ for English see below +++

Wer schon immer genervt war von der ständigen Wechselei zwischen Redetexten/Präsentationsfolien einerseits und dem Glossar andererseits, der hat jetzt allen Grund zu jubilieren: Dan Kenig und Daniel Pohoryles aus Paris haben mit Intragloss eine Software entwickelt, in der man direkt aus dem Text Termini in sein Glossar befördern kann und das einen neuen Text mit einem vorhandenen Glossar abgleicht, gefundene Termini im Text hervorhebt und die anderssprachige Entsprechung in einem kleinen Kommentarfeld im Text anzeigt. Das Programm ermöglicht auch die parallele Anzeige von Original und Übersetzung, ferner ist eine Internetsuche in Portalen wie Linguee, IATE, Wikipedia etc. eingebaut. Fazit: Jede einzelne dieser drei „Killer-Funktionen“ ist für sich schon ein Kaufargument!

– Intragloss läuft momentan nur auf Mac, eine Windows-Version ist in Entwicklung (man kann sich als Beta-Tester registrieren!).

– Kosten: Sonderangebot bis 10. Juli 2015: 49 $ für das erste Jahr, danach bei Vertragsverlängerung 219 $/1 Jahr, 309 $/2 Jahre, 359 $/3 Jahre (Regulärer Preis: 49 $/Monat, 99 $/3 Monate, 269 $/1 Jahr)

Mehr zu dolmetschfreundlichen Terminologieprogrammen findet Ihr in der Übersichtstabelle TermTools für Dolmetscher.

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Über die Autorin:
Anja Rütten ist freiberufliche Konferenzdolmetscherin für Deutsch (A), Spanisch (B), Englisch (C) und Französisch (C) in Düsseldorf. Sie widmet sich seit Mitte der 1990er dem Wissensmanagement.

+++ English version +++

If you are fed up with constantly jumping back and forth between your glossary and speech manuscripts or Powerpoint presentations, here’s a tool that will make your day: Intragloss, developed by Dan Kenig and Daniel Pohoryles from Paris, allows you to transfer terms from your text directly into your glossary, checks new texts against existing glossaries and highlights glossary terms that have been found in the text, adding its translation in a small comment between lines. Furthermore, Intragloss includes a parallel display function of original text and translation and lets you search for terms in internet resources like linguee, IATE, Wikipedia and the like. In short: Intragloss offers three killer functions, which each of them make this program worth trying.

– Mac-only; a Windows version is currently being developped (you can register as a beta tester!).

– Price: Special offer valid until July 10, 2015: 49 $ for the first year, then renewal 219 $/1 year, 309 $/2 years, 359 $/3 years (regular price: 49 $/month, 99 $/3 months, 269 $/1 year)

For more information about terminology management for interpreters, see this Summary table terminology tools for interpreters.

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About the author:
Anja Rütten is a freelance conference interpreter for German (A), Spanish (B), English (C) and French (C) based in Düsseldorf, Germany. She has specialised in knowledge management since the mid-1990s.

MS-Excel and MS-Access – are they any good for the booth? | Taugen MS-Excel und MS-Access für die Dolmetschkabine?

Es gibt zwar eine ganze Menge Programme, die genau auf die Bedürfnisse von Konferenzdolmetschern zugeschnitten sind (etwa die Schnellsuche in der Kabine oder Strukturen für die effiziente Einsatzvorbereitung), aber eine ganze Reihe von Kollegen setzt dennoch eher auf Feld-Wald-und-Wiesen-Lösungen aus der MS-Office-Kiste. Abgesehen von Word – hier enthalte ich mich jeden Kommentars hinsichtlich dessen Tauglichkeit als Terminologiemanagementprogramm – setzen viele Dolmetscher auf die Tabellenkalkulationssoftware Excel. Und wenn auch mancher Fachmann sagt, dann könne man ebensogut seine Wäsche im Geschirrspüler waschen, so hat MS-Excel doch so seine Vorzüge – als da wären:

– Verfügbarkeit: Excel ist auf den meisten Computern bereits installiert; das Programm gibt es wahrscheinlich noch, wenn Ihr schon von der Sonnenliege aus Euren Enkeln dabei zuseht, wie sie Euer Dolmetschimperium führen.

– Kompatibilität: Jeder kennt es, jeder hat es, und man kann selbst einigermaßen ordentlich formatierte Word-Tabellen einfach hineinkopieren, ganz zu schweigen von den Unmengen von Lithos-Glossaren, auf die man als EU-Dolmetscher zugreifen kann. Und wenn man nicht in der Microsoft-Welt unterwegs ist, gibt es kostenlose Alternativen wie LibreOffice und Google Sheets.

– Flexibilität: Jeder kann sich seine eigene kleine Datenbank nach persönlichen Vorlieben anlegen, unzählige Spalten bzw. Kategorien anlegen (und löschen), etwa Kunde, Themenbereich mit Unterbereichen, Konferenz, Quelle, Redner, Lernstandsinformationen und alle möglichen Tags. Und man schafft es kaum, Excel durch einen zu großen Datenbestand lahmzulegen, und wenn man nicht plant, mehr als 1.048.576 terminologische Einträge (Zeilen) anzulegen, reicht eine Tabelle ein ganzes Dolmetscherleben lang.

– Kontrollierbarkeit: Es ist einfach nur eine Tabelle mit Spalten und Zeilen; man findet sich einfach zurecht und weiß immer, was man hat.

– Einfache Bedienung: Man tippt einfach die gewünschten Spaltenüberschriften ein und los geht’s – eine verhältnismäßig nutzbringende „Datenbank“ wie dieses Glossary Template MS-Excel ist in Nullkommanix erstellt. Und das Filtern und Sortieren funktioniert supereinfach.

TerminologieManagement Tabelle
Terminologiedatenbank in Tabelle

Natürlich gibt es auch Nachteile:

– Die Suche: Die Suchfunktion (STRG+F) ist ziemlich schlicht, man muss mit der Enter-Taste durch die Tabelle von einem Treffer zum nächsten hüpfen, bis man den richtigen Eintrag gefunden hat. Keine unscharfe oder inkrementelle Suche. Man kann sich des Textfilters bedienen (siehe Bild unten), um eine Trefferliste zu erhalten, aber schnell und intuitiv sieht anders aus – dazu muss man sich dann mit dem Thema Makro-Programmierung auseinandersetzen.

Search function Excel
MS-Excel Textfilter

– Unterdatenbestände: Wenn man mit Unterbeständen der Datengesamtheit arbeiten möchte (etwa Glossare für bestimmte Einsätze, Kunden oder Themengebiete erzeugen), muss man die komplette Tabelle filtern, d.h. die restlichen Daten sind in dem Moment verborgen und können nicht durchsucht werden. Man muss die Filter aktivieren und deaktivieren, um zwischen der Komplettansicht und der gefilterten Ansicht zu wechseln. Das Problem lässt sich umgehen, indem man etwa die relevanten Vokabeln für die nächste Sitzung in ein zweites Tabellenblatt kopiert, um sie dort auf einen Blick zu haben, oder die allerwichtigsten fünf bis zehn Ausdrücke ganz nach oben kopiert und diese Zeilen dann „fixiert“, so dass sie beim nach unten scrollen nicht aus dem Bild laufen (wenn man diese dann noch gelb einfärbt, hat man den optimalen Gelbe-Klebezettel-Effekt).

– Zweidimensionale Struktur: Im Gegensatz zu „richtigen“ Terminologiemanagementsystemen gibt es in einer einfachen Excel-Tabelle keine hierarchische Struktur. Ein Begriff oder terminologischer Eintrag entspricht einer Zeile (Datensatz), so dass man nicht ohne weiteres bestimmte Merkmale wie Kunde, Quelle, Definition etwa nur der deutschen oder nur der spanischen Benennung zuweisen kann, sondern immer nur dem gesamten Eintrag – es sei denn, man erstellt entsprechend viele Spalten, die dann häufig leer bleiben und die Tabelle aufblähen und unübersichtlich machen. Aus eben diesem Grund teilen sich auch Synonyme und Akronyme eine Zelle und bekommen nicht je ein eigenes Feld .. man bewegt sich in einem ständigen Zwiespalt zwischen struktureller Machbarkeit und den terminologischen Grundsätzen der Elementarität und Granularität.

– Anzeigen & Drucken: MS-Excel ist nicht gerade das Nonplusultra in Sachen übersichtlicher Darstellung bzw. Druckansichten komplexer Datensätze. Natürlich kann man eine Tabelle durch Verbergen und Zusammenschieben der einzelnen Spalten so zurechtfrickeln,  dass sie auf den Bildschirm oder eine DIN-A4-Seite passt, aber es ist einigermaßen umständlich und so richtig Spaß macht es auch nicht, wenn man es mit mehr als zwei Spalten zu tun hat.

Einige dieser Unannehmlichkeiten lassen sich durch einen Umstieg auf MS-Acces, Microsofts eigentlichem Datenbankprogramm, überwinden. Access ist teuerer als Excel und nicht so weit verbreitet, deshalb kann nicht jeder einfach mal so eine Access-Datenbank auf seinem Computer öffnen. Auch ein Google-Äquivalent gibt es nicht; aber immerhin gibt es Filemaker für Mac und Windows sowie LibreOffice Base kostenlos für alle. Beide habe ich noch nicht gründlich getestet, freue mich aber über Erfahrungsberichte!

MS-Access ist auch noch relativ einfach zu bedienen und zu überschauen, es lassen sich aber deutlich einfacher Unterdatenbestände erstellen, das Drucken (wem es Spaß macht) macht wieder Spaß und es lassen sich mit ein paar Visual-Basic-Kenntnissen auch bessere Suchfunktionen einbauen. Auch hier kann man seine gesamte Terminologie in einer großen Tabelle lagern und auf deren Grundlage dann unterschiedliche Formulare, Abfragen und Berichte definieren, um etwa nur die zentralen Begriffe der aktuellen Konferenz, ein kundenspezifisches Glossar oder eine hübsch gestaltete Druckansicht zu bekommen. Es ist deutlich einfacher, einen terminologischen Eintrag in seiner ganzen Pracht zu visualisieren, d.h. mit allen begrifflichen Informationen wie Definition, Anmerkung, Bilder, Kontext usw. – sehen Sie selbst:

MS-Access SplitForm GeteiltesFormular
MS-Access geteiltes Formular

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Über die Autorin:
Anja Rütten ist freiberufliche Konferenzdolmetscherin für Deutsch (A), Spanisch (B), Englisch (C) und Französisch (C) in Düsseldorf. Sie widmet sich seit Mitte der 1990er dem Wissensmanagement.

+++ English version: +++

There may be a great many tools designed especially for the needs of conference interpreters (i.e. quick-searching in the booth and efficient preparation for interpreting assignments), but many colleagues still prefer more generic solutions. Apart from MS-Word, which I am not going to comment about as a terminology management program, Microsoft’s spreadsheet software Excel is the tool of choice for many interpreters. And although, as many an IT specialist might think, you might as well wash your clothes in the dishwasher, to some extent it does the trick and has some considerable merits:

– Availability: Pre-installed on most computers, MS-Excel will most probably still be around when you are long spending your days on the sunlounger watching your grandchildren run your conference interpreting business empire.

– Compatibility: Everybody has it, everybody knows it, you can even cut and paste decently formatted Word tables into Excel, not to mention the zillions of Lithos glossaries available to EU interpreters. If you don’t live in the Microsoft universe, there are alternatives free of charge, like LibreOffice or Google Sheets.

– Flexibility: You can create your customised little database, add (and delete) as many columns (aka data categories) as you please, like customer, subject area levels, speaker, conference, source, learning information and all sorts of individual tags. If you are not planning to create more than 1.048.576 terminological entries (rows), one table will do for your whole (interpreter’s) life, and it’s hard to slow Excel down due to data overload.

– Controllability: It is just a plain table with columns and rows, so you’ll always know what you have and find your way around.

– Easy to use: Basically you just type in your column headings and off you go. You can create a relatively useful „database“ like this Glossary Template MS-Excel in no time. And it is just great for quick sorting and filtering.

Terminology Management spreadsheet
terminology database in table

The downsides are:

– Searching: The search function (Ctrl+f) is very basic and you have to hop around your table from one hit to the next until you have found the right entry. No fuzzy matches, no incremental search. The text filter (see image below) can be used in order to display a hit list, but if you want it quick and intuitive, you will have to get into programming macros.

Search function Excel
MS-Excel text filter

– Subsets of data: In order to create subsets of data (i.e. glossaries for a special assignment, customer or subject), you need to filter the whole sheet, which means that the rest of it is not visible or even searchable. You must activate and deactivate filters in order to switch between subsets and the complete table. A workaround is to copy the relevant vocab for an assignment into a second sheet to easily switch between the two, or copy the most important words to the top of the sheet and freeze these top lines in order to be able to see them all the time (and colour the cells yellow for the perfect „post-it“ effect).

– Two-dimensional structure: Unlike „proper“ terminology management systems, a spreadsheet has no hierarchical structure. One concept or terminological entry is one line (data set), you cannot easily assign a customer, status, source etc. only to the Spanish or German term, but just to the whole entry or you will have to create endless additional columns, where most of the fields will be empty most of the time and the table will enormously grow in size and complexity. Synonyms and acronyms go into the same field (cell) for the very same reasion … You are in a constant dilemma between structural feasibility and the terminological principles of elementarity and granularity.

– Display & Printing: MS-Excel is not really great for visualising complex data sets or for printing. You can adjust a digital spreadsheet to fit on standard sheets of paper or a screen by hiding columns or squeezing them all in, but that’s not really the point of it, and it is a bit of a hassle if you are handling more than two columns.

Some of these inconveniences can be solved by switching to MS-Access, Microsoft’s real data base programme. It is more expensive than Excel and not as widely available, so not everyone can open an Access database on their computers. There is no Google equivalent either. However, there is Filemaker for Mac and PC users as well as LibreOffice Base for everyone and free of charge, neither of which I have tested in detail so far (comments welcome!).

While MS-Access is still quite easy to use, flexible and controllable, creating subsets of data becomes easier, printing is much more fun (if you think printing is fun in the first place) and with a tiny bit of Visual Basic skills you can even create very nice search functions. You can have one big table which contains all your terminology and, based on this table, create different forms, queries and reports which, for example, only contain your most important words for tomorrow’s conference, the terminology for a special assigment, customer or subject area and/or are neatly formatted for printing. It is easier to visualise a terminological entry in all its splendour, with the whole range of conceptual information attached to it, like definitions, context, comments, pictures etc. See for yourself:

MS-Access SplitForm GeteiltesFormular
MS-Access split form

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About the author:
Anja Rütten is a freelance conference interpreter for German (A), Spanish (B), English (C) and French (C) based in Düsseldorf, Germany. She has specialised in knowledge management since the mid-1990s.

Summary table of terminology tools for interpreters | Übersichtstabelle Terminologietools für Dolmetscher | cuadro sinóptico de programas de gestión de terminología para intérpretes

This is an overview of all the terminology management tools for conference interpreters that I am aware of. I will try to keep the information in the table up to date. If there is anything wrong, feel free to post a comment!

Dies ist eine Übersicht über alle Terminologieverwaltungstools für Konferenzdolmetscher, die mir bekannt sind. Ich versuche, die Informationen immer auf dem neuesten Stand zu halten. Wenn mir etwas entgangen ist, freue ich mich über eine Kommentar.

Esta lista contiene todos los programas de gestión de terminología para intérpretes de conferencias que conozco. Intentaré mantener esta tabla actualizada. Si encuentran algún error o si falta algo, no duden en publicar un comentario.

Program by runs on pricing blog article
Flashterm.eu Eisenrieth Dokumentations GmbH Windows, Mac, iOS and browser-based solo edition with special interpreter module available in 2018 for 499 € (demo version on request market snapshot part 3

Flashterm revisited. A guest article by Anne Berres

Glossarmanager Glossarmanager GbR/Frank Brempe, Bonn Windows free of charge Glossarmanager review
Glossary Assistant Reg Martin, Switzerland tablets running Android 4.1 or later, phones running Android 4.2 or later, Windows based PC free of charge market snapshot part 2;

Interview with Reg Martin on LangFM

Interplex Peter Sand, Eric Hartner, Geneva Windows, Mac, iOS free demo, full license 75 $, student discount, university license free upon agreement; Interplex for ipad 19.99 $, Interplex lite for iphone (viewer) free market snapshot part 1
InterpretBank Claudio Fantinuoli, Germersheim Windows and iOS; access to glossaries from Android/iOS mobile devices free demo, full license: 119 € plus VAT, 50 % student discount, free demo lincence for universities, 29 € upgrade New Term Extraction Features

InterpretBank 4 review

market snapshot part 1

 

Interpreters’ Help Benoît Werner and Yann Plancqueel, Berlin, Paris all (browser-based), additionally Boothmate for Windows, Mac OS X and ipad free public glossaries + one private glossary;  pro version 19.99 €/month; free education plans Interpreters’ Help – a one-stop shop in the making? by Josh Goldsmith

market snapshot part 2;

Review by Alex Drechsel

http://www.adrechsel.de/langfm/interpretershelp

Intragloss Dan Kenig and Daniel Pohoryles, Tel Aviv/Paris Mac; Windows-version expected 49 $/month, 99 $/3 months, 269 $/1 year Intragloss – the missing link;

Interview with Dan Kenig on LangFM

Review by Josh Goldsmith

Lookup Christoph Stoll, Heidelberg Windows free of charge market snapshot part 1
Terminus Nils Wintringham, Zürich Windows (for W8, don’t use the default installation folder) CHF 148 plus VAT, 50 % off for academia, free demo with limited number of entries  market snapshot part 1

Generic database or spreadsheet programs:

 

Program by runs on price blog articles and reviews
Excel Microsoft Windows, macOS e.g. Office 395 Personal 69.99 € per year including Access (for 1 PC/Mac plus 1 tablet) Excel and Access – any good for the booth?
Access Microsoft Windows, macOS, Android, iOS e.g. Office Home and Student 139.00 € (once for 1 PC) or Office 395 Personal 69.99 € per year including Access (for 1 PC plus 1 tablets) Excel and Access – any good for the booth?
LibreOffice Base The Document Foundation Windows, Linux, Mac OS X; Viewer for Android free of charge
LibreOffice Calc The Document Foundation Windows, Linux, Mac OS X; Viewer for Android free of charge
Filemaker FileMaker, Inc., (Apple Inc. subsidiary) Windows, macOS, iOS 329.00 $
Google Sheets Google all (browser-based) free of charge  Shared Glossaries in Google Docs
TapForms Tap Zapp Software Inc.; Calgary, Canada macOS und iOS Mac 34.99 $, ipad 9.,99 $, iphone 8.99 $ Phil Demay I-interprètes (in French)

Screencast by Alex Drechsel

Airtable Airtable, San Francisco all (browser-based); App for iOS and Android (beta) up to 1500 lines per database free of charge, up to 5000 for 12 $/month, up to 50 000 für 24 $/month Airtable – a great Google Sheets replacement
Ninox Ninox, Berlin macOS and iOS monthly subscription for cloud use 8.33 $, iPhone App free of charge, iPad App 14.99 $ (for up to 5 devices), Mac 34.99 $ (for up to 5 devices) https://www.ifun.de/geheimtipp-ninox-datenbank-fuer-macos-und-ios-103711/

https://mac360.com/2016/09/personal-mac-database-is-alive-its-alive/

www.termtools.dolmetscher-wissen-alles.de
© Anja Rütten

Booth-friendly terminology management – Flashterm.eu

Flashterm Suchergebnis

+++ for English see below +++

Wer – womöglich auch fürs Übersetzen – eigentlich lieber eine „richtige“ Terminologieverwaltung hätte, die obendrein aber noch kabinenfreundlich ist, der sollte einmal bei Flashterm von der Eisenrieth Dokumentations GmbH vorbeischauen. Flashterm basiert auf Filemaker und bietet die Klassiker der Eintragsmöglichkeiten wie Sachgebiete, Synonyme, Kontext usw. , aber auch das Anlegen von bis zu 10 persönlichen Merklisten, integrierte Wikipediaabfrage und vieles mehr. Die Abfrage ist sehr komfortabel (ignoriert natürlich Akzepte und dergleichen) und wird fürs Simultandolmetschen noch besser, wenn man das Interpreter-Modul dazukauft. Bei der Darstellung der Suchergebnisse werden (nebst Definition in der Ausgangssprache) die Benennungen in allen Zielsprachen angezeigt (zehn passen mindestens in die Anzeige). Insgesamt deutlich mehr als nur eine zweidimensionale Tabelle (auch „Glossar“ genannt). Funktioniert für 195 Sprachen – da müsste eigentlich für jeden was dabei sein!

– verfügbar für PC und Mac, ipad/iphone und browser-basiert
–  Solo-Edition derzeit kostenlos (Jubiläumsangebot)
– zusätzliches Interpreter-Modul für 299 EUR

Mehr zu dolmetschfreundlichen Terminologieprogrammen findet Ihr in den beiden Vorgängerbeiträgen:
Booth-friendly terminology management programs for interpreters – a market snapshot (LookUp, Interplex, InterpretBank)
Booth-friendly terminology management revisited – 2 newcomers (Interpreters‘ Help, Glossary Assistant)

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Über die Autorin:
Anja Rütten ist freiberufliche Konferenzdolmetscherin für Deutsch (A), Spanisch (B), Englisch (C) und Französisch (C) in Düsseldorf. Sie widment sich seit Mitte der 1990er dem Wissensmanagement.

+++ English version +++

If what you are after is „real“ terminology management – e.g. because you double as a translator – but the program should still be booth-friendly, then you should definitely meet Flashterm by Eisenrieth Dokumentations GmbH. Flashterm is based on Filemaker and has the typical entry options like subject area, synonyms, context etc., but you can also create up to 10  personal memory lists, it has integrated Wikipedia query and much more. The query function is very handy (ignores accents and the like) and gets even better if you buy the supplementary „Interpreter“ module, wich offers an optimised search interface for the booth. Search results are displayed with the definition in the source language plus the equivalent terms in all your target languages (at least ten fit on the screen). All in all, this is much more than a two-dimensional table (aka „glossary“). It works with 195 languages, so I suppose it suits pretty much every taste.

– available for PC and Mac, ipad/iphone and browser-based
– Solo Edition free of charge at the moment (special anniversary promotion)
– supplementary „Interpreter“ module for 299 EUR

For more information about terminology management for interpreters, see previous articles on the subject:
Booth-friendly terminology management programs for interpreters – a market snapshot (LookUp, Interplex, InterpretBank)
Booth-friendly terminology management revisited – 2 newcomers (Interpreters‘ Help, Glossary Assistant)

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About the author:
Anja Rütten is a freelance conference interpreter for German (A), Spanish (B), English (C) and French (C) based in Düsseldorf, Germany. She has specialised in knowledge management since the mid-1990s.

Booth-friendly terminology management revisited – 2 newcomers

The nice thing about blogging is that if you miss something out, you are safe to find out within 24 hours.

Interestingly, the programs presented in my last article are obviously the „veterans“ of terminology management for conference interpreters (most of them have been around for years, since long before tablets and smartphones appeared). Two brand new booth-friendly terminology management programs have been brought to my attention (both still in beta version), and I am delighted to share this with you:

Interpreters‘ Help by Benoît Werner and Yann Plancqueel (Berlin, Paris)

A browser-based web application, i.e. it works on any device (for Mac OS users, there is an additional program called Boothmate, which works offline as well). It is organised in glossaries, with straightforward editing functions, unlimited (I take it) number of language colums and a limited number of additional columns (comment, category, definition, acronym, other). It is great for keeping your terminology up to date at all ends (cloud, PC, tablet, smartphone) and sharing it with colleagues. The search function is very swift with the hit list being narrowed down with every additional character you type. Does not ignore accents or umlauts (what’s the English plural of umlaut, btw?).

Available for any operating system (browser-based), additionally Boothmate for Mac OS X.
Cost: free public glossaries, pricing options  9.99 – 49.00 €/months (-10% if paid anually).

Glossary Assistant by Reg Martin (Switzerland)

Glossary Assistant is Android-only. It is still in its initial phase, so it is only available via shared link from the regmartin96@gmail.com.
It concentrates on comfortable viewing of glossaries on android-tablets (not so much on phones), editing the glossaries is also possible. Once converted into txt, glossaries can be copied to your tablet then added to Glossary Assistant. It relies very much on short-touch, long-touch and swiping, and once you get the hang of it, viewing and sorting it is really intuitive. The app offers „clean“ and „dirty“ searching, the latter meaning that it ignores accents and umlauts. This app is still being worked on, so don’t be shy and test it in order to help Reg meet our requirements!

Available for Android tablets.
Cost: Currently available free of charge.

Now it’s your turn! I am looking forward to reading your comments, feel free to share your experience, questions or any other booth-friendly terminology management programs I have missed out.

Booth-friendly terminology management programs for interpreters – a market snapshot

– This one comes in English, as many non-German-speaking colleagues have asked for it. –

This article is meant to give you a very brief overview of the terminology management programs that I am aware of (in alphabetical order), made for simultaneous interpreters. I have tried to highlight the merits and downsides that in my experience are the most relevant when it comes to making a decision. For detailed descriptions of the respective systems, just follow the links, or post your questions here so that we can sort them out together, with the help of the respective proprietors.

Interplex (Peter Sand, Geneva)

Very much appreciated by those colleagues who have accumulated tons of valuable thematic glossaries in Word or Excel files. You can import them into Interplex and search them all at once (or in selected glossaries), and edit them as well. It has a great search function ignoring all the accents and special characters I tried. It is very straightforward so you can start working with it in no time. It does not, however, allow for classifying/filtering your terms by customers, subject fields, conferences, date etc.

Available for Windows, iPhone and iPad.
Cost: 75 $, free demo (I think there is a student discount, but it doesn’t say so on the website – just ask Peter).

InterpretBank (Claudio Fantinuoli, Germersheim)

Very user-friendly, many nice functions; organised by glossaries (which, technically speaking, are subject areas tagged to each entry), has all the essential data categories (customer, project etc.) and a very nice flashcard-like memorising function. Quick-search function which ignores accents. It is limited to five languages and you cannot add endless numbers of individual data fields.

Available for Windows, Mac and Android.
Free trial, full license: 59 €, student license: 39 €, free demo license for university teachers (and their students).

Also see my more recent review of InterpretBank 4.

LookUp (Christoph Stoll, Heidelberg)

Very sophisticated and has a great quick-search function which literally allows you to blind-type the first few letters of a word and the hit list appears without you even having to hit the enter button. It is limited to four languages, of which only three can be displayed at a time.  The search function does not ignore accents and other special characters. It has many data fields (customer, subject, project etc. and even semantic relations)  and corresponding filtering and sorting functions; to my knowledge, it is the interpreter-specific terminology management tool which comes closest to the „real“ terminology systems (SDL Trados and the like).

Available for Windows. Free download.

TERMINUS (Nils Wintringham, Zürich)

Quick-search function, classification by glossaries and „groups“ (customer, subject group etc.) using descriptors, a concept which I find quite enticing as it is both easy to use and allows for differentiated classification of your terms. Don’t use the default installation folder under Windows 8 or 10.

Available for Windows.
CHF 148 plus VAT, 50 % off for academia, free demo.

For those of you who still just can’t decide, I suggest you start with a plain table in MS-Excel, MS-Access (my favourite), Filemaker and the like. It enables you to keep all your terminology in one place and you have the basic sorting, filtering and searching functions. Those simple table structures can be imported into virtually any terminology management system once you have decided on one.

When working in a team and preparing for a very technical conference, I very much like to share a Google spreadsheet (i.e. share the terminology work). It can save huge amounts of time. But you must really make sure not to enter your customer’s confidential data there, so I would not recommend it as a general terminology management tool.

And last but not least: If there are any other terminology management systems for conference interpreters, please let me know. Also, if the proprietors of the above mentioned programs want to add or correct anything of the above, feel free to use the comments! And anyone who just wants to share their experience, please do so as well.

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Addendum: Immediately after publication of this blog, I was made aware of two more very recent (and indeed very modern) programs, GlossaryAssistant and InterpretersHelp. Here’s more about them: http://blog.sprachmanagement.net/?p=305.

In addition, there is a summary table which gives you an overview of all the terminology tools for interpreters I am aware of, which I try to keep up to date.

Audio-Vorbereitung 3: Hurra, mein Glossar spricht! Aus mehrsprachigen Tabellen mp3s zaubern

So hocherfreut ich war festzustellen, dass der Computer problemlos geschriebenen Text vorliest und das Vorgelesene auch ohne viel Murren als mp3 herausrückt, so sehr hat es mich dann gefuchst, dass das mit mehrsprachigen Glossaren nicht so mir nichts, dir nichts funktionieren wollte. Ich habe also einige Spracherzeugungssoftware-Hersteller mit der Frage genervt und ein bisschen rumprobiert, und siehe da, letztendlich habe ich doch einen einigermaßen bequemen und bezahlbaren Weg gefunden:

Für 20 EUR habe ich mir TextAloud gegönnt (bereits vorgestellt hier http://wp.me/p3KGB8-2n) und bin damit bestens gewappnet. Man muss dem Programm nur mit ein paar Tags auf die Sprünge helfen, damit es weiß, an welcher Stelle es welche Sprache sprechen muss, aber dann funktioniert es wunderbar.

Folgende Tabelle habe ich TextAloud zum Vorlesen gegeben, in der ich vor jede Spalte eine zusätzliche Spalte eingefügt habe, in der steht, welche Stimme sprechen soll:

ExcelGlossar mit Tags

Wie diese Tags aussehen, findet man heraus, indem man es einmal in TextAloud direkt ausprobiert:

TextAloud

Die fertig präparierte Excel-Tabelle befördert man dann per Copy&Paste in TextAloud:

TextAloud Glossar

Dann klickt man auf „Speak“ oder „To File“ – und fertig!

Hier das Ergebnis zum Anhören:

Nicht schlecht für einen Computer, finde ich. „Te-ha-ymian“ ist ein bisschen lustig, aber auf jeden Fall erfüllt das Ganze seinen Zweck, sich im Auto, beim Sektfrühstück oder beim Kugelschreiberzusammenschrauben die 200 wichtigsten Termini für die morgige Konferenz noch einmal anzuhören.

Und zum Schluss die gute Nachricht: Wenn man sich die Mühe einmal gemacht hat, speichert man sich einfach eine leere Vorlage in Excel (so wie diese hier: Glossar für TextAloud LEER, geht wahrscheinlich auch in Word) und muss beim nächsten Mal nur noch seine Glossarspalten hineinkopieren.

Viel Spaß beim Ausprobieren!