Impressions from Translating and the Computer 38

The 38th ‚Translating and the Computer‘ conference in London has just finished, and, as always, I take home a lot of inspiration. Here are my personal highlights:

  • Sketch Engine, a language corpus management and query system, offers loads of useful functions for conference preparation, like web-based (actually Bing-based) corpus-building, term extraction (the extraction results come with links to the corresponding text, the lists are exportable to common, reusable formats) and thesaurus-building. The one thing l liked most was the fact that if, for example, your clients have their websites in several languages, you can enter the urls of the different language versions and SketchEngine will download them, so that you can then use the texts a corpus. You might hear more about SketchEngine from me soon …
  • XTM, a translation memory system, offers parallel text alignment (like many others do) with the option of exporting the aligned texts into xls. This finally makes them reusable for those many interpreting colleagues who, for obvious reasons, do not have any translation memory system. And the best thing is, you can even re-export an amended version of this file back into the translation memory system for your translator colleagues to use. So if you interpret a meeting where a written agreement is being discussed in several language versions, you can provide the translators first hand with the amendments made in the meeting.
  • SDL Trados now offers an API and has an App Store. New hope for an interpreter-friendly user interface!

All in all, my theory that you just have to wait long enough for the language technology companies to develop something that suits conference interpreters‘ needs seems to materialise eventually. Also scientists and software providers alike were keen to stress that they really want to work with translators and interpreters in order to find out what they really need. The difficulty with conference interpreters seems to be that we are a very heterogeneous community with very different needs and preferences.

And then I had the honour to run a workshop on interpreters workflows and fees in the digital era (for some background information you may refer to The future of Interpreting & Translating – Professional Precariat or Digital Elite?). The idea was to go beyond the usual „digitalisation spoils prices and hampers continuous working relations“ but rather find ways to use digitalisation to our benefit and to boost good working relationships, quality and profitability. I was very happy to get some valuable input from practicioners as well as from several organisations‘ language services and scientists. What I took away were two main ideas: interface-building and quality rating.

Interface-building: By cooperating with the translation or documentation department of companies and organisations, quality and efficiency could be improved on both sides (translators providing extremely valuable and well-structured input for conference preparation and interpreters reporting back „from the field“). Which brings me back to the aforementioned positive outlook on the sofware side.

Quality rating: I noticed a contradiction which has never been so clear to me before. While we interpreters go on about the client having to value our high level of service provided and wanting to be paid well for quality, quality rating and evaluation still is a subject that is largely being avoided and that many of us feel uncomfortable with. On the other hand, some kind of quality rating is something clients sometimes are forced to rely on in order to justify paying for that (supposedly) expensive interpreter. I have no perfect solution for this, but I think it is worth some further thinking.

In general, there was a certain agreement that formalising interpreters‘ preparation work has its limitations. It is always about filling the very personal knowledge gaps of the individual (for a very particular conference setting), but that technologies can still be used to improve quality and keep up with the rapidly growing knowledge landscape around us.


About the author:
Anja Rütten is a freelance conference interpreter for German (A), Spanish (B), English (C) and French (C) based in Düsseldorf, Germany. She has specialised in knowledge management since the mid-1990s.


Hello from the other side – Chinese and Terminology Tools. A guest article by Felix Brender 王哲謙

As Mandarin Chinese interpreters, we understand that we are somewhat rare beings. After all, we work with a language which, despite being a UN language, is not one you’d encounter regularly. We wouldn’t expect colleagues working with other, more frequently used languages to know about the peculiarities of Mandarin.

This applies not least to terminology tools. Many of the tools available to interpreters do now support Chinese-script entries. And indeed: Interpreting from English into Chinese, terminology software works as well for Chinese as it would for any other language – next to good old Excel, I myself have used InterPlex, Interpret Bank and flashterm. It’s rather when working from Chinese into English that things get tricky – and that’s not necessarily a software issue.

Until recently, many interpreters were convinced and rather adamant that simultaneous interpreting with Chinese is downright impossible, and I am sometimes tempted to agree. Compared to English – left alone German – Chinese is incredibly dense. Many words consist of only one syllable, and only very few of more than two. Owing to the way Chinese works grammatically, the very same idea can be expressed a lot more concisely in Chinese than English. To make matters worse, we replace modern Mandarin expressions with written, Classical Chinese equivalents in formal Mandarin. As a rule of thumb, the more formal the Chinese used, the more succinct it will be as well – rather different from English or German. This also is the case with proper names and terminology, which will usually have abbreviated forms that are a lot shorter syllable-wise than their English equivalents.

Adding to that, Chinese natives are incredibly fond of their language and make ample use of its full range of options: Using rare and at times byzantine expressions and words is appreciated and applauded as a sign of good education; it is never perceived as pedantic or conceited. This includes idioms (chengyu 成語), which usually refer to a story from the Chinese Classics in a highly condensed fashion: They generally contain a mere four syllables and usually function as adjectives, in contrast to English or German. In English, we will need at least a full sentence to explain what is being said, even if the same or a similar idiom exists. Chinese also frequently uses xiehouyu 歇後語: proverbs consisting of two parts, the first presenting a scenario, the second outlining the rationale of the story. Usually, the second part will be left out because Chinese natives will be able to deduce it from the first – similar to speak of the devil (and he will appear) in English. Needless to say, there hardly ever is an English equivalent, and seeing that we are operating in entirely different cultural contexts, ironing out cultural differences when explaining xiehouyu will take additional time.

It will be no surprise to hear that Chinese discursive and grammatical peculiarities make it a difficult language to interpret from: relative clauses tend to be lengthy – and are always placed in front of the noun they describe; Chinese doesn’t mark tenses as such but rather uses particles to outline how different events and actions relate to each other, in contrast to linear notions of time and tenses in European languages, so we are often left guessing; he and she are homonyms in Mandarin; to name but three examples.

Considering all of this, we see that more often than not, simultaneous interpreting from Chinese is a race against the clock and an exercise in humility – and there isn’t much time to look up words in the first place.

In Modern Mandarin, there are only around 1,200 possible syllables, with each syllable being a morpheme, i.e. a component bearing meaning; in English, we have a far greater range of possible syllables, and they only make sense in context, as not every syllable carries meaning: /mea/ and /ning/ do not mean anything per se, but meaning does. For Chinese, this implies that homophones are a common occurrence. And while we aim for perfect clarity and lucidity in English, Chinese rather daoistically indulges in ambivalence. Clever plays on words, being illusive and vague and giving listeners space to interpret what you might actually mean: not bad style, but an art to be honed. Apart from having to spend more capacity and time on identifying terms and words used in the original, this adds another layer of difficulty with regards to looking up terminology in the booth: The fastest way to type Chinese characters is by using pinyin romanisation, but owing to the huge number of homonyms, any syllable in romanized transliteration will give you a huge range of options. This means that we would have to spend at least another second or so simply to select the correct character from a drop-down list – and we will not enjoy the pleasure of word prediction that works for other languages.

In practice, this means that besides very intensive preparation before the event, we rely on what might be the oldest terminology tool in the world: our booth buddy. They are particularly important because in Chinese, we obviously don’t have any cognates – something than might get us off the hook working with European languages. We also heavily rely on our colleagues sitting next to us for figures: Chinese has ten thousand (萬) and one hundred million (億) as units in their own right, so rather than talking about one million and one billion, the Chinese will talk about a hundred times ten thousand and ten times one hundred million, respectively. This means we will have to be calculating while interpreting: a feat hard to accomplish if you are out there on your own.

While I started out thinking that not being able to use terminology software to the same extent I would use it for German-English would be quite a nuisance, I have found that this is rather an instance of the old man living at the border whose horse runs away1, as you’d say in Chinese. Interpreting is teamwork after all, and working with Chinese, we are acutely aware that we rely on our booth buddy as much as they rely on us and that we can only provide the excellent service we do with somebody else in the booth. With that in mind, professional Chinese interpreters always make for great partners in crime in the booth.

About the author:

Felix Brender 王哲謙 is a freelance conference interpreter for English, Chinese and German based in Düsseldorf/Germany. He also teaches DE>EN at the University of Heidelberg, and ZH>EN interpreting as a guest lecturer in Leeds, UK, and Taipei, Taiwan.

1 (which, as the story goes, then returns, bringing a fine stallion with it, which is then ridden by his son, who falls of the horse and breaks his leg, which is why he is not drafted and sent to war, ultimately saving his life; meaning that any setback may indeed be a blessing in disguise, similar but not entirely identical to every cloud has a silver lining. One of the most frequently used Chinese sayings, eight syllables of which the latter four are generally left out: 塞翁失馬,焉知非福, which literally translates as ‘When the old man from the frontier lost his horse, how could one have known that it would not be fortuitous?’. I rest my case.)

Booth-friendly terminology management:

Believe it or not, only a few weeks ago I came across just another booth-friendly terminology management program (or rather it was kindly brought to my attention by a student when I talked about the subject at Heidelberg University). It has been around since 2008 and completely escaped my attention. So I am all the happier to present today yet another player on the scene of interpreter-friendly terminology management tools:

Glossarmanager by Glossarmanager GbR/Frank Brempel (Bonn, Germany)

As the name suggests, in Glossarmanager terms are organised in different glossaries, each glossary including the data fields language 1 („Sprache 1“), language 2 („Sprache 2“), synonym, antonym, picture and comment. The number of working languages in each glossary is limited to two (or three if you decide to use the synonyms column for a third language). Each glossary can also be subdivided into chapters („Kapitel“).

Glossarmanager GlossarEdit

You may import and export rtf, csv and txt files, so basically anything that formerly was a text or table/spreadsheet document, and the import function is very user-friendly (it lets you insert the new data into an existing glossary and checks new entries against existing ones, or create a new glossary).

The vocab training module requires typing in and is very unforgiving, so each typo or other deviation from what is written in the database counts as a mistake. But if you are not put off by the nasty comments („That was rubbish“, „Please concentrate!“) or the even nastier learning record, you may well use this trainer as a mental memorising tool without typing the required terms.

The search module comes as a small window which, if you want it to, always stays in the foreground. Entering search terms is intuitive and mouse-free and the results can be filtered by language pairs, glossaries and authors. Ignoring of special characters like ü, è, ß etc. and case-sensitive search can be activated. Right under the hit list, Glossarmanager provides (customisable) links to online resources for further searching.

Glossarmanager Suche

Available for Windows

Cost: Free of charge (download here and use the free licence key)


About the author:
Anja Rütten is a freelance conference interpreter for German (A), Spanish (B), English (C) and French (C) based in Düsseldorf, Germany. She has specialised in knowledge management since the mid-1990s. – a great replacement for Google Sheets | tolle Alternative zu Google Sheets

+++ for English see below +++

Mit der Terminologieverwaltung meiner Träume muss man alles können: Daten teilen, auf allen Geräten nutzen und online wie offline darauf zugreifen (wie mit Interpreters’ Help/Boothmate für Mac oder auch Google Sheets), möglichst unbedenklich Firmenterminologie und Hintergrundinfos des Kunden dort speichern (wie bei Interpreters’ Help), sortieren und filtern (wie in MS Access, MS Excel, Lookup, InterpretBank, Termbase und anderen), individuelle Voreinstellungen wie Abfragen und Standardwerte festlegen (wie in MS Access) und, ganz wichtig: den Terminologiebestand so durchsuchen, dass es kaum Aufmerksamkeit kostet, also blind tippend und ohne Maus, eine inkrementelle Suche, die sich nicht darum schert, ob ich “rinon” oder “riñón” eingebe, und mir so oder so sagt, dass das Ding auf Deutsch Niere heißt, möglichst in Form einer gut lesbaren Trefferliste (wie Interplex und InterpretBank es tun).

Airtable, eine gelungene Mischung aus Tabellenkalkulation und Datenbank, kommt der Sache ziemlich nah. Es ist sehr intuitiv in der Handhabung und sieht einfach gut aus. Das Sortieren und Filtern geht sehr leicht von der Hand, man kann jedem Datensatz Bilder, Dateianhänge und Links hinzufügen und unterschiedliche Abfragen (“Views”)  von Teilbeständen der Terminologie (etwa für einen bestimmten Kunden, ein Thema, eine bestimmte Veranstaltungsart oder eine Kombination aus allem) definieren und auch Standartwerte für bestimmte Felder festlegen, damit man z. B. den Kundennamen, die Konferenzbezeichnung und das Thema nicht jedesmal neu eingeben muss. Die Detailansicht, die aufpoppt, wenn man auf eine Zeile klickt, ist auch super.  Eigene Tabellen lassen sich in Nullkommanix per Drag & Drop einfügen oder importieren. Und im Übrigen gibt es eine Menge nützlicher Tastenkombinationen.

Teamglossare (oder was auch immer) können von verschiedenen Personen über die iPad-, iPhone- oder Android-(beta)-App oder die Browseroberflächer bearbeitet werden. Allerdings können bei Zugriff über den Browser die Daten nicht offline bearbeitet und später online synchronisiert werden. Das funktioniert nur über die mobile App. Die Daten werden bei der Übermittlung und Speicherung verschlüsselt.

Nur eine Sache vermisse ich bei Airtable schmerzlich, nämlich die oben beschriebene intuitive, akzent-ignorierende Suchfunktion, die ihre Fundstücke in einer Trefferliste präsentiert, statt mich von Suchergebnis zu Suchergebnis hüpfen zu lassen. Ansonsten aber eine wahrhaft schnuckeliges Datenbankanwendung, nicht nur für Terminologie!

Airtable ist kostenlos, solange jede Tabelle nicht mehr als 1500 Zeilen umfasst. Für bis zu 5000 Zeilen bezahlt man 12 $ monatlich und für bis zu 50 000 Zeilen 24 $.

Übrigens: Eine Übersicht von am Markt verfügbaren Terminologieverwaltungsprogrammen für Dolmetscher findet sich hier.


Über die Autorin:
Anja Rütten ist freiberufliche Konferenzdolmetscherin für Deutsch (A), Spanisch (B), Englisch (C) und Französisch (C) in Düsseldorf. Sie widmet sich seit Mitte der 1990er dem Wissensmanagement.

+++ English version +++

My perfect terminology database must be shareable, portable and accessible both on and off line (like Interpreters’ Help/Boothmate for Mac and also Google Sheets) but at the same time trustworthy to the point that companies feel comfortable having their terminology stored there (like Interpreters’ Help), sortable and filterable (like MS Access, MS Excel, Lookup, InterpretBank, Termbase and others), customisable with pre-defined views and default values (like in MS Access) and, very importantly, searchable in a way that requires almost no attention – meaning a mouse-free, incremental search function that does not care whether I type “rinon” or “riñón” and tells me that it is kidney in English either way (like Interplex and InterpretBank do), if possible in an easy-to-read hit list.

Airtable, a mix of spreadsheet and database, seems to get very close to it. It is very intuitive to handle and, even more so, it looks just nice and friendly. It has very comfortable sorting and filtering, you can add pictures, links and files, define different views of subsets of your data (like for a specific customer, particular subject area, type of conference or a combination thereof) and set default values so that, while working at a given conference, you don’t need to type the conference name, customer and subject area time and again when entering new terms. And the detailed view of each data set popping up at one click or tap is just lovely. You can import or drag and drop your tables in no time. And Airtable has loads of useful keyboard shortcuts, by the way.

Team glossaries (or anything else) can be worked on by several people and accessed via an iPad, iPhone and Android (beta) app or the browser-based interface, although, when using the browser interface, there is no way to edit your data offline and update the online version later. This works on the mobile apps only. Data being transferred back and forth as well as stored data are encrypted.

The one thing I miss most on Airtable is an intuitive, accent-ignoring search function as described above, which displays hit lists instead of jumping from one search hit to the next. But apart from that, Airtable is just great for data management, not only in terms of „terms“.

It is free of charge as long as your tables don’t have more than 1500 lines, costs 12 $ per month for up to 5000 lines per database and 24 $ for up to 50 000 lines per database.

If you need an overview of available terminology management tools for conference interpreters, click here.


About the author:
Anja Rütten is a freelance conference interpreter for German (A), Spanish (B), English (C) and French (C) based in Düsseldorf, Germany. She has specialised in knowledge management since the mid-1990s.


Zu Gast in Brüssel bei „Radio Alex“, auch bekannt als #LangFM

Diesen Monat war ich gemeinsam mit Leonie Wagener zu Gast in Brüssel an Alex Drechsel’s Podcast-Küchentisch. Sehr nett war’s – hier könnt Ihr reinhören:

+++ Seminarankündigung +++

Wer beim Hören Appetit auf mehr Wissens- oder Terminologiemanagement bekommt und vom Rheinland nicht allzu weit entfernt ist (oder den Weg dorthin nicht scheut), könnte vielleicht Spaß an einem der folgenden AIIC-Seminare (auch für Nicht-Mitglieder offen) haben:

I. Computereinsatz in der Dolmetschkabine und um die Dolmetschkabine herum – SPEZIELL FÜR EINSTEIGER
in Wassenberg oder Köln

Dieses Seminar ist auf fünf Teilnehmer beschränkt, um im kleinen Kreis auf die Grundlagen des Computereinsatzes eingehen zu können. Der Inhalt gestaltet sich rund um die vorab erfassten individuellen Fragen der Teilnehmer („Was viele nie zu fragen wagen“). Es ist ausdrücklich nicht auf Terminologieverwaltung beschränkt; es können auch allgemeine Themen wie Datei- und E-Mailablage, Skype, Twitter, GoogleDocs, Buchhaltung in Excel und alle möglichen anderen Fragen behandelt werden.

Kursgebühr ca. € 180,- pro Person
Mögliche Daten für den eintägigen Kurs:
14. November 2015 oder
21. November 2015 oder
05. Dezember 2015

Doodle-Umfrage zu den Terminen dieses Kurses (bitte in der Umfrage vollen Namen und Mailadresse angeben):

II. Terminologiemanagement in der Dolmetschkabine
in Wassenberg oder Köln

Dieses Seminar richtet sich an praktizierende Konferenzdolmetscher, die sich gerne einen Überblick über die „herkömmlichen“ und neuen Tools am Markt verschaffen möchten. Die verschiedenen Programme werden vorgeführt, Schwerpunkt sind jeweils die Funktionen Schnellsuche, Sortier- und Filtern, Import und Export von eigenen Glossaren. Ein Überblick einschließlich Preisinfos und Links finden sich hier: Bei Bedarf kann auf die theoretischen Grundlagen von Informationsmanagement und Terminologieverwaltung eingegangen werden – die Wünsche der Teilnehmer werden vorher abgefragt.

Kursgebühr: € 900,00 geteilt durch die Anzahl der Teilnehmer
Mögliche Daten für den eintägigen Kurs:
14. November 2015 oder
21. November 2015 oder
05. Dezember 2015

Doodle-Umfrage zur Terminfindung (bitte in der Umfrage vollen Namen und Mailadresse angeben):

Booth-friendly terminology management: Intragloss – the missing link between texts and glossaries|die Brücke zwischen Text und Glossar


+++ for English see below +++

Wer schon immer genervt war von der ständigen Wechselei zwischen Redetexten/Präsentationsfolien einerseits und dem Glossar andererseits, der hat jetzt allen Grund zu jubilieren: Dan Kenig und Daniel Pohoryles aus Paris haben mit Intragloss eine Software entwickelt, in der man direkt aus dem Text Termini in sein Glossar befördern kann und das einen neuen Text mit einem vorhandenen Glossar abgleicht, gefundene Termini im Text hervorhebt und die anderssprachige Entsprechung in einem kleinen Kommentarfeld im Text anzeigt. Das Programm ermöglicht auch die parallele Anzeige von Original und Übersetzung, ferner ist eine Internetsuche in Portalen wie Linguee, IATE, Wikipedia etc. eingebaut. Fazit: Jede einzelne dieser drei „Killer-Funktionen“ ist für sich schon ein Kaufargument!

– Intragloss läuft momentan nur auf Mac, eine Windows-Version ist in Entwicklung (man kann sich als Beta-Tester registrieren!).

– Kosten: Sonderangebot bis 10. Juli 2015: 49 $ für das erste Jahr, danach bei Vertragsverlängerung 219 $/1 Jahr, 309 $/2 Jahre, 359 $/3 Jahre (Regulärer Preis: 49 $/Monat, 99 $/3 Monate, 269 $/1 Jahr)

Mehr zu dolmetschfreundlichen Terminologieprogrammen findet Ihr in der Übersichtstabelle TermTools für Dolmetscher.

Über die Autorin:
Anja Rütten ist freiberufliche Konferenzdolmetscherin für Deutsch (A), Spanisch (B), Englisch (C) und Französisch (C) in Düsseldorf. Sie widmet sich seit Mitte der 1990er dem Wissensmanagement.

+++ English version +++

If you are fed up with constantly jumping back and forth between your glossary and speech manuscripts or Powerpoint presentations, here’s a tool that will make your day: Intragloss, developed by Dan Kenig and Daniel Pohoryles from Paris, allows you to transfer terms from your text directly into your glossary, checks new texts against existing glossaries and highlights glossary terms that have been found in the text, adding its translation in a small comment between lines. Furthermore, Intragloss includes a parallel display function of original text and translation and lets you search for terms in internet resources like linguee, IATE, Wikipedia and the like. In short: Intragloss offers three killer functions, which each of them make this program worth trying.

– Mac-only; a Windows version is currently being developped (you can register as a beta tester!).

– Price: Special offer valid until July 10, 2015: 49 $ for the first year, then renewal 219 $/1 year, 309 $/2 years, 359 $/3 years (regular price: 49 $/month, 99 $/3 months, 269 $/1 year)

For more information about terminology management for interpreters, see this Summary table terminology tools for interpreters.

About the author:
Anja Rütten is a freelance conference interpreter for German (A), Spanish (B), English (C) and French (C) based in Düsseldorf, Germany. She has specialised in knowledge management since the mid-1990s.

MS-Excel and MS-Access – are they any good for the booth? | Taugen MS-Excel und MS-Access für die Dolmetschkabine?

Es gibt zwar eine ganze Menge Programme, die genau auf die Bedürfnisse von Konferenzdolmetschern zugeschnitten sind (etwa die Schnellsuche in der Kabine oder Strukturen für die effiziente Einsatzvorbereitung), aber eine ganze Reihe von Kollegen setzt dennoch eher auf Feld-Wald-und-Wiesen-Lösungen aus der MS-Office-Kiste. Abgesehen von Word – hier enthalte ich mich jeden Kommentars hinsichtlich dessen Tauglichkeit als Terminologiemanagementprogramm – setzen viele Dolmetscher auf die Tabellenkalkulationssoftware Excel. Und wenn auch mancher Fachmann sagt, dann könne man ebensogut seine Wäsche im Geschirrspüler waschen, so hat MS-Excel doch so seine Vorzüge – als da wären:

– Verfügbarkeit: Excel ist auf den meisten Computern bereits installiert; das Programm gibt es wahrscheinlich noch, wenn Ihr schon von der Sonnenliege aus Euren Enkeln dabei zuseht, wie sie Euer Dolmetschimperium führen.

– Kompatibilität: Jeder kennt es, jeder hat es, und man kann selbst einigermaßen ordentlich formatierte Word-Tabellen einfach hineinkopieren, ganz zu schweigen von den Unmengen von Lithos-Glossaren, auf die man als EU-Dolmetscher zugreifen kann. Und wenn man nicht in der Microsoft-Welt unterwegs ist, gibt es kostenlose Alternativen wie LibreOffice und Google Sheets.

– Flexibilität: Jeder kann sich seine eigene kleine Datenbank nach persönlichen Vorlieben anlegen, unzählige Spalten bzw. Kategorien anlegen (und löschen), etwa Kunde, Themenbereich mit Unterbereichen, Konferenz, Quelle, Redner, Lernstandsinformationen und alle möglichen Tags. Und man schafft es kaum, Excel durch einen zu großen Datenbestand lahmzulegen, und wenn man nicht plant, mehr als 1.048.576 terminologische Einträge (Zeilen) anzulegen, reicht eine Tabelle ein ganzes Dolmetscherleben lang.

– Kontrollierbarkeit: Es ist einfach nur eine Tabelle mit Spalten und Zeilen; man findet sich einfach zurecht und weiß immer, was man hat.

– Einfache Bedienung: Man tippt einfach die gewünschten Spaltenüberschriften ein und los geht’s – eine verhältnismäßig nutzbringende „Datenbank“ wie dieses Glossary Template MS-Excel ist in Nullkommanix erstellt. Und das Filtern und Sortieren funktioniert supereinfach.

TerminologieManagement Tabelle
Terminologiedatenbank in Tabelle

Natürlich gibt es auch Nachteile:

– Die Suche: Die Suchfunktion (STRG+F) ist ziemlich schlicht, man muss mit der Enter-Taste durch die Tabelle von einem Treffer zum nächsten hüpfen, bis man den richtigen Eintrag gefunden hat. Keine unscharfe oder inkrementelle Suche. Man kann sich des Textfilters bedienen (siehe Bild unten), um eine Trefferliste zu erhalten, aber schnell und intuitiv sieht anders aus – dazu muss man sich dann mit dem Thema Makro-Programmierung auseinandersetzen.

Search function Excel
MS-Excel Textfilter

– Unterdatenbestände: Wenn man mit Unterbeständen der Datengesamtheit arbeiten möchte (etwa Glossare für bestimmte Einsätze, Kunden oder Themengebiete erzeugen), muss man die komplette Tabelle filtern, d.h. die restlichen Daten sind in dem Moment verborgen und können nicht durchsucht werden. Man muss die Filter aktivieren und deaktivieren, um zwischen der Komplettansicht und der gefilterten Ansicht zu wechseln. Das Problem lässt sich umgehen, indem man etwa die relevanten Vokabeln für die nächste Sitzung in ein zweites Tabellenblatt kopiert, um sie dort auf einen Blick zu haben, oder die allerwichtigsten fünf bis zehn Ausdrücke ganz nach oben kopiert und diese Zeilen dann „fixiert“, so dass sie beim nach unten scrollen nicht aus dem Bild laufen (wenn man diese dann noch gelb einfärbt, hat man den optimalen Gelbe-Klebezettel-Effekt).

– Zweidimensionale Struktur: Im Gegensatz zu „richtigen“ Terminologiemanagementsystemen gibt es in einer einfachen Excel-Tabelle keine hierarchische Struktur. Ein Begriff oder terminologischer Eintrag entspricht einer Zeile (Datensatz), so dass man nicht ohne weiteres bestimmte Merkmale wie Kunde, Quelle, Definition etwa nur der deutschen oder nur der spanischen Benennung zuweisen kann, sondern immer nur dem gesamten Eintrag – es sei denn, man erstellt entsprechend viele Spalten, die dann häufig leer bleiben und die Tabelle aufblähen und unübersichtlich machen. Aus eben diesem Grund teilen sich auch Synonyme und Akronyme eine Zelle und bekommen nicht je ein eigenes Feld .. man bewegt sich in einem ständigen Zwiespalt zwischen struktureller Machbarkeit und den terminologischen Grundsätzen der Elementarität und Granularität.

– Anzeigen & Drucken: MS-Excel ist nicht gerade das Nonplusultra in Sachen übersichtlicher Darstellung bzw. Druckansichten komplexer Datensätze. Natürlich kann man eine Tabelle durch Verbergen und Zusammenschieben der einzelnen Spalten so zurechtfrickeln,  dass sie auf den Bildschirm oder eine DIN-A4-Seite passt, aber es ist einigermaßen umständlich und so richtig Spaß macht es auch nicht, wenn man es mit mehr als zwei Spalten zu tun hat.

Einige dieser Unannehmlichkeiten lassen sich durch einen Umstieg auf MS-Acces, Microsofts eigentlichem Datenbankprogramm, überwinden. Access ist teuerer als Excel und nicht so weit verbreitet, deshalb kann nicht jeder einfach mal so eine Access-Datenbank auf seinem Computer öffnen. Auch ein Google-Äquivalent gibt es nicht; aber immerhin gibt es Filemaker für Mac und Windows sowie LibreOffice Base kostenlos für alle. Beide habe ich noch nicht gründlich getestet, freue mich aber über Erfahrungsberichte!

MS-Access ist auch noch relativ einfach zu bedienen und zu überschauen, es lassen sich aber deutlich einfacher Unterdatenbestände erstellen, das Drucken (wem es Spaß macht) macht wieder Spaß und es lassen sich mit ein paar Visual-Basic-Kenntnissen auch bessere Suchfunktionen einbauen. Auch hier kann man seine gesamte Terminologie in einer großen Tabelle lagern und auf deren Grundlage dann unterschiedliche Formulare, Abfragen und Berichte definieren, um etwa nur die zentralen Begriffe der aktuellen Konferenz, ein kundenspezifisches Glossar oder eine hübsch gestaltete Druckansicht zu bekommen. Es ist deutlich einfacher, einen terminologischen Eintrag in seiner ganzen Pracht zu visualisieren, d.h. mit allen begrifflichen Informationen wie Definition, Anmerkung, Bilder, Kontext usw. – sehen Sie selbst:

MS-Access SplitForm GeteiltesFormular
MS-Access geteiltes Formular

Über die Autorin:
Anja Rütten ist freiberufliche Konferenzdolmetscherin für Deutsch (A), Spanisch (B), Englisch (C) und Französisch (C) in Düsseldorf. Sie widmet sich seit Mitte der 1990er dem Wissensmanagement.

+++ English version: +++

There may be a great many tools designed especially for the needs of conference interpreters (i.e. quick-searching in the booth and efficient preparation for interpreting assignments), but many colleagues still prefer more generic solutions. Apart from MS-Word, which I am not going to comment about as a terminology management program, Microsoft’s spreadsheet software Excel is the tool of choice for many interpreters. And although, as many an IT specialist might think, you might as well wash your clothes in the dishwasher, to some extent it does the trick and has some considerable merits:

– Availability: Pre-installed on most computers, MS-Excel will most probably still be around when you are long spending your days on the sunlounger watching your grandchildren run your conference interpreting business empire.

– Compatibility: Everybody has it, everybody knows it, you can even cut and paste decently formatted Word tables into Excel, not to mention the zillions of Lithos glossaries available to EU interpreters. If you don’t live in the Microsoft universe, there are alternatives free of charge, like LibreOffice or Google Sheets.

– Flexibility: You can create your customised little database, add (and delete) as many columns (aka data categories) as you please, like customer, subject area levels, speaker, conference, source, learning information and all sorts of individual tags. If you are not planning to create more than 1.048.576 terminological entries (rows), one table will do for your whole (interpreter’s) life, and it’s hard to slow Excel down due to data overload.

– Controllability: It is just a plain table with columns and rows, so you’ll always know what you have and find your way around.

– Easy to use: Basically you just type in your column headings and off you go. You can create a relatively useful „database“ like this Glossary Template MS-Excel in no time. And it is just great for quick sorting and filtering.

Terminology Management spreadsheet
terminology database in table

The downsides are:

– Searching: The search function (Ctrl+f) is very basic and you have to hop around your table from one hit to the next until you have found the right entry. No fuzzy matches, no incremental search. The text filter (see image below) can be used in order to display a hit list, but if you want it quick and intuitive, you will have to get into programming macros.

Search function Excel
MS-Excel text filter

– Subsets of data: In order to create subsets of data (i.e. glossaries for a special assignment, customer or subject), you need to filter the whole sheet, which means that the rest of it is not visible or even searchable. You must activate and deactivate filters in order to switch between subsets and the complete table. A workaround is to copy the relevant vocab for an assignment into a second sheet to easily switch between the two, or copy the most important words to the top of the sheet and freeze these top lines in order to be able to see them all the time (and colour the cells yellow for the perfect „post-it“ effect).

– Two-dimensional structure: Unlike „proper“ terminology management systems, a spreadsheet has no hierarchical structure. One concept or terminological entry is one line (data set), you cannot easily assign a customer, status, source etc. only to the Spanish or German term, but just to the whole entry or you will have to create endless additional columns, where most of the fields will be empty most of the time and the table will enormously grow in size and complexity. Synonyms and acronyms go into the same field (cell) for the very same reasion … You are in a constant dilemma between structural feasibility and the terminological principles of elementarity and granularity.

– Display & Printing: MS-Excel is not really great for visualising complex data sets or for printing. You can adjust a digital spreadsheet to fit on standard sheets of paper or a screen by hiding columns or squeezing them all in, but that’s not really the point of it, and it is a bit of a hassle if you are handling more than two columns.

Some of these inconveniences can be solved by switching to MS-Access, Microsoft’s real data base programme. It is more expensive than Excel and not as widely available, so not everyone can open an Access database on their computers. There is no Google equivalent either. However, there is Filemaker for Mac and PC users as well as LibreOffice Base for everyone and free of charge, neither of which I have tested in detail so far (comments welcome!).

While MS-Access is still quite easy to use, flexible and controllable, creating subsets of data becomes easier, printing is much more fun (if you think printing is fun in the first place) and with a tiny bit of Visual Basic skills you can even create very nice search functions. You can have one big table which contains all your terminology and, based on this table, create different forms, queries and reports which, for example, only contain your most important words for tomorrow’s conference, the terminology for a special assigment, customer or subject area and/or are neatly formatted for printing. It is easier to visualise a terminological entry in all its splendour, with the whole range of conceptual information attached to it, like definitions, context, comments, pictures etc. See for yourself:

MS-Access SplitForm GeteiltesFormular
MS-Access split form

About the author:
Anja Rütten is a freelance conference interpreter for German (A), Spanish (B), English (C) and French (C) based in Düsseldorf, Germany. She has specialised in knowledge management since the mid-1990s.

Summary table of terminology tools for interpreters | Übersichtstabelle Terminologietools für Dolmetscher | cuadro sinóptico de programas de gestión de terminología para intérpretes

This is an overview of all the terminology management tools for conference interpreters that I am aware of. I will try to keep the information in the table up to date. If there is anything wrong, feel free to post a comment!

Dies ist eine Übersicht über alle Terminologieverwaltungstools für Konferenzdolmetscher, die mir bekannt sind. Ich versuche, die Informationen immer auf dem neuesten Stand zu halten. Wenn mir etwas entgangen ist, freue ich mich über eine Kommentar.

Esta lista contiene todos los programas de gestión de terminología para intérpretes de conferencias que conozco. Intentaré mantener esta tabla actualizada. Si encuentran algún error o si falta algo, no duden en publicar un comentario.

Program by runs on price blog article Eisenrieth Dokumentations GmbH Windows, Mac, iOS and browser-based Solo edition currently free of charge (anniversary promotion), additional interpreter module for 299 EUR market snapshot part 3
Glossarmanager Glossarmanager GbR/Frank Brempe, Bonn Windows free of charge
Glossary Assistant Reg Martin, Switzerland tablets running Android 4.1 or later, phones running Android 4.2 or later, Windows based PC free of charge market snapshot part 2;

Interview with Reg Martin on LangFM

Interplex Peter Sand, Eric Hartner, Geneva Windows, iOS full license 99€, student license 49€, university license free upon agreement; free demo; Interplex HD for ipad 19,99 $, Interplex lite for iphone (viewer) free market snapshot part 1
InterpretBank Claudio Fantinuoli, Germersheim Windows, Mac (using Crossover); Android search app (will not be further developed) free demo; full license: 79 €, student license: 49 €, free demo license for university teachers (and their students), free Android version market snapshot part 1
Interpreters’ Help Benoît Werner and Yann Plancqueel, Berlin, Paris all (browser-based), additionally Boothmate for Mac OS X and ipad free public glossaries + one private glossary;  pro version 19.99 €/month; free education plans market snapshot part 2;

Review by Alex Drechsel

Intragloss Dan Kenig and Daniel Pohoryles, Paris Mac; Windows-version expected to be released in 2016 Special offer valid until Dec. 31, 2015: 39 $ for the first 6 months, 69 $ for first year; renewal 219 $/1 year, 309 $/2 years, 359 $/3 years (regular price: 49 $/month, 99 $/3 months, 269 $/1 year) Intragloss – the missing link;

Interview with Dan Kenig on LangFM

Lookup Christoph Stoll, Heidelberg Windows free of charge market snapshot part 1
Terminus Nils Wintringham, Zürich Windows (for W8, don’t use the default installation folder) CHF 148 plus VAT, 50 % off for academia, free demo with limited number of entries  market snapshot part 1

Generic database or spreadsheet programs:

Program by runs on price blog article
Excel Microsoft Windows, Mac e.g. Office 395 Personal 69.99 € per year including Access (for 1 PC/Mac plus 1 tablet) Excel and Access – any good for the booth?
Access Microsoft Windows, Mac, Android, iOS e.g. Office Home and Student 139.00 € (once for 1 PC) or Office 395 Personal 69.99 € per year including Access (for 1 PC plus 1 tablets) Excel and Access – any good for the booth?
LibreOffice Base The Document Foundation Windows, Linux, Mac OS X; Viewer for Android free of charge
LibreOffice Calc The Document Foundation Windows, Linux, Mac OS X; Viewer for Android free of charge
Filemaker FileMaker, Inc., (Apple Inc. subsidiary) Windows, Mac, iOS 329.00 $
Google Sheets Google all (browser-based) free of charge  Shared Glossaries in Google Docs
TapForms Tap Zapp Software Inc.; Calgary, Canada Mac und iOS Mac 34.99 $, ipad 9.,99 $, iphone 8.99 $ Phil Demay I-interprètes (in French)

Screencast by Alex Drechsel

Airtable Airtable, San Francisco all (browser-based); App for iOS and Android (beta) up to 1500 lines per database free of charge, up to 5000 for 12 $/month, up to 50 000 für 24 $/month Airtable – a great Google Sheets replacement
© Anja Rütten

Booth-friendly terminology management –

Flashterm Suchergebnis

+++ for English see below +++

Wer – womöglich auch fürs Übersetzen – eigentlich lieber eine „richtige“ Terminologieverwaltung hätte, die obendrein aber noch kabinenfreundlich ist, der sollte einmal bei Flashterm von der Eisenrieth Dokumentations GmbH vorbeischauen. Flashterm basiert auf Filemaker und bietet die Klassiker der Eintragsmöglichkeiten wie Sachgebiete, Synonyme, Kontext usw. , aber auch das Anlegen von bis zu 10 persönlichen Merklisten, integrierte Wikipediaabfrage und vieles mehr. Die Abfrage ist sehr komfortabel (ignoriert natürlich Akzepte und dergleichen) und wird fürs Simultandolmetschen noch besser, wenn man das Interpreter-Modul dazukauft. Bei der Darstellung der Suchergebnisse werden (nebst Definition in der Ausgangssprache) die Benennungen in allen Zielsprachen angezeigt (zehn passen mindestens in die Anzeige). Insgesamt deutlich mehr als nur eine zweidimensionale Tabelle (auch „Glossar“ genannt). Funktioniert für 195 Sprachen – da müsste eigentlich für jeden was dabei sein!

– verfügbar für PC und Mac, ipad/iphone und browser-basiert
–  Solo-Edition derzeit kostenlos (Jubiläumsangebot)
– zusätzliches Interpreter-Modul für 299 EUR

Mehr zu dolmetschfreundlichen Terminologieprogrammen findet Ihr in den beiden Vorgängerbeiträgen:
Booth-friendly terminology management programs for interpreters – a market snapshot (LookUp, Interplex, InterpretBank)
Booth-friendly terminology management revisited – 2 newcomers (Interpreters‘ Help, Glossary Assistant)

Über die Autorin:
Anja Rütten ist freiberufliche Konferenzdolmetscherin für Deutsch (A), Spanisch (B), Englisch (C) und Französisch (C) in Düsseldorf. Sie widment sich seit Mitte der 1990er dem Wissensmanagement.

+++ English version +++

If what you are after is „real“ terminology management – e.g. because you double as a translator – but the program should still be booth-friendly, then you should definitely meet Flashterm by Eisenrieth Dokumentations GmbH. Flashterm is based on Filemaker and has the typical entry options like subject area, synonyms, context etc., but you can also create up to 10  personal memory lists, it has integrated Wikipedia query and much more. The query function is very handy (ignores accents and the like) and gets even better if you buy the supplementary „Interpreter“ module, wich offers an optimised search interface for the booth. Search results are displayed with the definition in the source language plus the equivalent terms in all your target languages (at least ten fit on the screen). All in all, this is much more than a two-dimensional table (aka „glossary“). It works with 195 languages, so I suppose it suits pretty much every taste.

– available for PC and Mac, ipad/iphone and browser-based
– Solo Edition free of charge at the moment (special anniversary promotion)
– supplementary „Interpreter“ module for 299 EUR

For more information about terminology management for interpreters, see previous articles on the subject:
Booth-friendly terminology management programs for interpreters – a market snapshot (LookUp, Interplex, InterpretBank)
Booth-friendly terminology management revisited – 2 newcomers (Interpreters‘ Help, Glossary Assistant)

About the author:
Anja Rütten is a freelance conference interpreter for German (A), Spanish (B), English (C) and French (C) based in Düsseldorf, Germany. She has specialised in knowledge management since the mid-1990s.

Not-To-Do Lists and Not-To-Learn Words

not to learn - nicht lernen

+++ For English see below +++

To-Do-Listen sind eine feine Sache: Einmal aufgeschrieben, kann man lästige Aufgaben zumindest zeitweilig des Gedächtnisses verweisen, und überhaupt ist man viel organisierter und effizienter. Ich zumindest gieße seit Ewigkeiten alles, was nicht bei drei auf den Bäumen ist, in eine Excel-Tabelle – seien es nun Geld, Arbeit, Adressbuch oder die Weihnachtsgeschenke der gesamten Familie.

Die ultimative Glückseligmachung des Selbstmanagements aber sind nicht die Listen, die uns sagen, was zu tun ist, sondern die Not-To-Do-Listen. Sie entschlacken unseren Alltag und schaffen erst die Freiräume für die wichtigen Dinge des Lebens. Die wichtigen Dinge des Lebens und Not-To-Do-Listen sollen aber mein Thema gar nicht sein, denn damit haben sich andere schon viel qualifizierter auseinandergesetzt, so etwa Pat Brans im Blog des Forbes-Magazin oder Timothy Ferriss, Autor des Buchs „Die 4-Stunden-Woche“.

Mich als Dolmetscherin erinnert dieser Ansatz nur unweigerlich an ein Prinzip, auf dem ich in Seminaren für Konferenzdolmetscher seit Jahren gerne herumreite, nämlich der Kosten-Nutzen-Abwägung bzw. Selektion beim Vokabellernen – zeitgeist-adäquat nun auch „not-to-learn words“ genannt. Das Prinzip bleibt das Gleiche: Regelmäßig ziehen wir bis an die Zähne vorbereitet in den Dolmetscheinsatz, im Gepäck Glossare (hoffentlich eher Datenbanken) mit lässig an die 100 bis 400 Termini. Aber alle auswendig lernen, womöglich so stark automatisiert, dass sie uns auch unter kognitiver Belastung mühelos einfallen? Manchmal eher nicht wirklich. Zumal nicht selten nur die Hälfte der vorbereiteten Terminologie überhaupt zum Einsatz kommt. Folglich ist es eine gute Idee, einen Teil der Terminologie von vorneherein bewusst auf die Nicht-Lernen-Liste zu setzen, statt die Entscheidung dem Zufall zu überlassen, an welche Termini wir uns nun im entscheidenen Augenblick erinnern. Um Kandidaten für diese Liste zu erkennen, kann man sich an drei Kriterien orientieren (oder in Huffington-Post-Deutsch: „Drei Wege, wie Sie Ihre persönlichen Not-To-Learn Words erkennen und damit Ihr ganzes Leben revolutionieren“):

– Man kann sie sich beim besten Willen nicht merken. Wenn es aber sein muss und die „zirkulierende Wirbelschichtverbrennung“/“circulating fluidized bed combustion“/“combustión en lecho fluidizado circulante“ nunmal ein zentraler Begriff ist, besser aufschreiben und immer gut sichtbar platzieren. Gut abgelesen ist allemal besser als schlecht gelernt.

– Kein Mensch weiß, wie wahrscheinlich es ist, dass dieser Begriff in der heutigen Konferenz und im restlichen Leben überhaupt je eine Rolle spielen wird. Besser abrufbar schriftlich/digital mitführen. Dabei macht es natürlich einen Unterschied, ob der Kontext für das „Schleierkraut“ im Blumenstrauß für die Vorsitzende zu suchen ist („lovely flowers!“) oder in einem Botanikerkongress („babies‘ breath, Gypsophila paniculata“).

– Lässt sich zur Not improvisieren. Ein Negativbeispiel hierfür wären militärische Ränge. Wenn aus Oberstleutnant Meyer „el Señor Meyer“ wird, macht das nicht unbedingt einen schlanken Fuß. Unersetzbares also besser lernen.

Und das Lustigste daran: Bestimmt sind es genau die Begriffe, die auf der Not-To-Learn-Liste stehen, die man unweigerlich doch im Kopf hat. Denn am Ende gilt eben immer: Dolmetscher wissen alles.



To-do lists are just lovely: Once you have put all nasty tasks down there, you can forget about them for a while and, what’s more, be just perfectly organised and highly efficient. I have been putting anything into spreadsheets for ages, be it money, jobs, my address book or the whole family’s Christmas gifts.

If, however, you want to go the extra mile on your way to happiness and self-management, you will most probably not want lists to tell you what you have to do, but rather what not to do – the famous “not-to-do lists”. They help to prune your daily life and leave room for what really matters. Now I am not the right person to tell you what really matters in life or how to handle not-to-do lists, as other more qualified people have done so before, such as Pat Brans on the Forbes magazine’s blog or Timothy Ferriss, author of the book „The 4-Hour Workweek“.

But still … these not-to-do lists remind me of something I have been dwelling upon for years in conference interpreting seminars: the principle of cost-benefit ratios and selection when it comes to learning vocab for a job – now probably to be called „not-to-learn words“. The principle remains the same: We often go to work prepared to the teeth, easily carrying with us some 100 to 400 terms in our glossaries (or, hopefully, rather data bases). But have we learnt them all by heart, ideally to a degree that makes us spit them out automatically in the right moment, even under cognitive load? Well, rather not, sometimes. And quite understandably so, as it occurs that half of the terminology prepared is not applied after all. Accordingly, it is a good idea to discard some of the terminology-to-be-learnt in advance and put it on your not-to-learn word list instead of relying on being lucky enough to retain the decisive terms. There are some criteria to identify the right candidates for your not-to-learn words (or, to put it in Huffington Post style: Three life-changing ways of creating your personal not-to-learn word list):

– You just cannot bring yourself to memorising this word (or expression). Now, if they really insist on talking about „zirkulierende Wirbelschichtverbrennung“/“circulating fluidized bed combustion“/“combustión en lecho fluidizado circulante“ all day, make sure to write it down and place it somewhere visible at all times. Better well read than badly remembered.

– You have no idea about how likely this term is to ever pop up in your conference or your life at all. Better have it with you on paper or computer. Of course, it makes a difference whether the “babies‘ breath“ or Gypsophila paniculata turns up in the context of a botanical congress („Schleierkraut“) or in the bunch of flowers the president receives for her birthday (“tolle Blumen!”).
– If necessary, you might get away with an impromptu solution. A negative example of this is military ranks, which just can’t be invented. And if Lieutenant Meyer becomes „el Señor Meyer“, this will not exactly make you shine as an interpreter. You better learn the irreplaceable.

And the funny thing is that, at the end, you are bound to remember exactly the terms you put on the not-to-learn list. After all, interpreters just know it all.