Booth-friendly terminology management – Flashterm.eu

Flashterm Suchergebnis

+++ for English see below +++

Wer – womöglich auch fürs Übersetzen – eigentlich lieber eine „richtige“ Terminologieverwaltung hätte, die obendrein aber noch kabinenfreundlich ist, der sollte einmal bei Flashterm von der Eisenrieth Dokumentations GmbH vorbeischauen. Flashterm basiert auf Filemaker und bietet die Klassiker der Eintragsmöglichkeiten wie Sachgebiete, Synonyme, Kontext usw. , aber auch das Anlegen von bis zu 10 persönlichen Merklisten, integrierte Wikipediaabfrage und vieles mehr. Die Abfrage ist sehr komfortabel (ignoriert natürlich Akzepte und dergleichen) und wird fürs Simultandolmetschen noch besser, wenn man das Interpreter-Modul dazukauft. Bei der Darstellung der Suchergebnisse werden (nebst Definition in der Ausgangssprache) die Benennungen in allen Zielsprachen angezeigt (zehn passen mindestens in die Anzeige). Insgesamt deutlich mehr als nur eine zweidimensionale Tabelle (auch „Glossar“ genannt). Funktioniert für 195 Sprachen – da müsste eigentlich für jeden was dabei sein!

– verfügbar für PC und Mac, ipad/iphone und browser-basiert
–  Solo-Edition derzeit kostenlos (Jubiläumsangebot)
– zusätzliches Interpreter-Modul für 299 EUR

Mehr zu dolmetschfreundlichen Terminologieprogrammen findet Ihr in den beiden Vorgängerbeiträgen:
Booth-friendly terminology management programs for interpreters – a market snapshot (LookUp, Interplex, InterpretBank)
Booth-friendly terminology management revisited – 2 newcomers (Interpreters‘ Help, Glossary Assistant)

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Über die Autorin:
Anja Rütten ist freiberufliche Konferenzdolmetscherin für Deutsch (A), Spanisch (B), Englisch (C) und Französisch (C) in Düsseldorf. Sie widment sich seit Mitte der 1990er dem Wissensmanagement.

+++ English version +++

If what you are after is „real“ terminology management – e.g. because you double as a translator – but the program should still be booth-friendly, then you should definitely meet Flashterm by Eisenrieth Dokumentations GmbH. Flashterm is based on Filemaker and has the typical entry options like subject area, synonyms, context etc., but you can also create up to 10  personal memory lists, it has integrated Wikipedia query and much more. The query function is very handy (ignores accents and the like) and gets even better if you buy the supplementary „Interpreter“ module, wich offers an optimised search interface for the booth. Search results are displayed with the definition in the source language plus the equivalent terms in all your target languages (at least ten fit on the screen). All in all, this is much more than a two-dimensional table (aka „glossary“). It works with 195 languages, so I suppose it suits pretty much every taste.

– available for PC and Mac, ipad/iphone and browser-based
– Solo Edition free of charge at the moment (special anniversary promotion)
– supplementary „Interpreter“ module for 299 EUR

For more information about terminology management for interpreters, see previous articles on the subject:
Booth-friendly terminology management programs for interpreters – a market snapshot (LookUp, Interplex, InterpretBank)
Booth-friendly terminology management revisited – 2 newcomers (Interpreters‘ Help, Glossary Assistant)

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About the author:
Anja Rütten is a freelance conference interpreter for German (A), Spanish (B), English (C) and French (C) based in Düsseldorf, Germany. She has specialised in knowledge management since the mid-1990s.

Not-To-Do Lists and Not-To-Learn Words

not to learn - nicht lernen

+++ For English see below +++

To-Do-Listen sind eine feine Sache: Einmal aufgeschrieben, kann man lästige Aufgaben zumindest zeitweilig des Gedächtnisses verweisen, und überhaupt ist man viel organisierter und effizienter. Ich zumindest gieße seit Ewigkeiten alles, was nicht bei drei auf den Bäumen ist, in eine Excel-Tabelle – seien es nun Geld, Arbeit, Adressbuch oder die Weihnachtsgeschenke der gesamten Familie.

Die ultimative Glückseligmachung des Selbstmanagements aber sind nicht die Listen, die uns sagen, was zu tun ist, sondern die Not-To-Do-Listen. Sie entschlacken unseren Alltag und schaffen erst die Freiräume für die wichtigen Dinge des Lebens. Die wichtigen Dinge des Lebens und Not-To-Do-Listen sollen aber mein Thema gar nicht sein, denn damit haben sich andere schon viel qualifizierter auseinandergesetzt, so etwa Pat Brans im Blog des Forbes-Magazin oder Timothy Ferriss, Autor des Buchs „Die 4-Stunden-Woche“.

Mich als Dolmetscherin erinnert dieser Ansatz nur unweigerlich an ein Prinzip, auf dem ich in Seminaren für Konferenzdolmetscher seit Jahren gerne herumreite, nämlich der Kosten-Nutzen-Abwägung bzw. Selektion beim Vokabellernen – zeitgeist-adäquat nun auch „not-to-learn words“ genannt. Das Prinzip bleibt das Gleiche: Regelmäßig ziehen wir bis an die Zähne vorbereitet in den Dolmetscheinsatz, im Gepäck Glossare (hoffentlich eher Datenbanken) mit lässig an die 100 bis 400 Termini. Aber alle auswendig lernen, womöglich so stark automatisiert, dass sie uns auch unter kognitiver Belastung mühelos einfallen? Manchmal eher nicht wirklich. Zumal nicht selten nur die Hälfte der vorbereiteten Terminologie überhaupt zum Einsatz kommt. Folglich ist es eine gute Idee, einen Teil der Terminologie von vorneherein bewusst auf die Nicht-Lernen-Liste zu setzen, statt die Entscheidung dem Zufall zu überlassen, an welche Termini wir uns nun im entscheidenen Augenblick erinnern. Um Kandidaten für diese Liste zu erkennen, kann man sich an drei Kriterien orientieren (oder in Huffington-Post-Deutsch: „Drei Wege, wie Sie Ihre persönlichen Not-To-Learn Words erkennen und damit Ihr ganzes Leben revolutionieren“):

– Man kann sie sich beim besten Willen nicht merken. Wenn es aber sein muss und die „zirkulierende Wirbelschichtverbrennung“/“circulating fluidized bed combustion“/“combustión en lecho fluidizado circulante“ nunmal ein zentraler Begriff ist, besser aufschreiben und immer gut sichtbar platzieren. Gut abgelesen ist allemal besser als schlecht gelernt.

– Kein Mensch weiß, wie wahrscheinlich es ist, dass dieser Begriff in der heutigen Konferenz und im restlichen Leben überhaupt je eine Rolle spielen wird. Besser abrufbar schriftlich/digital mitführen. Dabei macht es natürlich einen Unterschied, ob der Kontext für das „Schleierkraut“ im Blumenstrauß für die Vorsitzende zu suchen ist („lovely flowers!“) oder in einem Botanikerkongress („babies‘ breath, Gypsophila paniculata“).

– Lässt sich zur Not improvisieren. Ein Negativbeispiel hierfür wären militärische Ränge. Wenn aus Oberstleutnant Meyer „el Señor Meyer“ wird, macht das nicht unbedingt einen schlanken Fuß. Unersetzbares also besser lernen.

Und das Lustigste daran: Bestimmt sind es genau die Begriffe, die auf der Not-To-Learn-Liste stehen, die man unweigerlich doch im Kopf hat. Denn am Ende gilt eben immer: Dolmetscher wissen alles.

 

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To-do lists are just lovely: Once you have put all nasty tasks down there, you can forget about them for a while and, what’s more, be just perfectly organised and highly efficient. I have been putting anything into spreadsheets for ages, be it money, jobs, my address book or the whole family’s Christmas gifts.

If, however, you want to go the extra mile on your way to happiness and self-management, you will most probably not want lists to tell you what you have to do, but rather what not to do – the famous “not-to-do lists”. They help to prune your daily life and leave room for what really matters. Now I am not the right person to tell you what really matters in life or how to handle not-to-do lists, as other more qualified people have done so before, such as Pat Brans on the Forbes magazine’s blog or Timothy Ferriss, author of the book „The 4-Hour Workweek“.

But still … these not-to-do lists remind me of something I have been dwelling upon for years in conference interpreting seminars: the principle of cost-benefit ratios and selection when it comes to learning vocab for a job – now probably to be called „not-to-learn words“. The principle remains the same: We often go to work prepared to the teeth, easily carrying with us some 100 to 400 terms in our glossaries (or, hopefully, rather data bases). But have we learnt them all by heart, ideally to a degree that makes us spit them out automatically in the right moment, even under cognitive load? Well, rather not, sometimes. And quite understandably so, as it occurs that half of the terminology prepared is not applied after all. Accordingly, it is a good idea to discard some of the terminology-to-be-learnt in advance and put it on your not-to-learn word list instead of relying on being lucky enough to retain the decisive terms. There are some criteria to identify the right candidates for your not-to-learn words (or, to put it in Huffington Post style: Three life-changing ways of creating your personal not-to-learn word list):

– You just cannot bring yourself to memorising this word (or expression). Now, if they really insist on talking about „zirkulierende Wirbelschichtverbrennung“/“circulating fluidized bed combustion“/“combustión en lecho fluidizado circulante“ all day, make sure to write it down and place it somewhere visible at all times. Better well read than badly remembered.

– You have no idea about how likely this term is to ever pop up in your conference or your life at all. Better have it with you on paper or computer. Of course, it makes a difference whether the “babies‘ breath“ or Gypsophila paniculata turns up in the context of a botanical congress („Schleierkraut“) or in the bunch of flowers the president receives for her birthday (“tolle Blumen!”).
– If necessary, you might get away with an impromptu solution. A negative example of this is military ranks, which just can’t be invented. And if Lieutenant Meyer becomes „el Señor Meyer“, this will not exactly make you shine as an interpreter. You better learn the irreplaceable.

And the funny thing is that, at the end, you are bound to remember exactly the terms you put on the not-to-learn list. After all, interpreters just know it all.

Organise your meeting documents with MS-OneNote – Sitzungsunterlagen perfekt im Zugriff mit Onenote

+++ for English see below +++

Warum scheuen viele Dolmetscher eigentlich davor zurück, völlig papierfrei in die Kabine zu gehen, und wechseln lieber zwischen einem Stapel ausgedruckter Dokumente auf der einen Seite und einem Computer als reine Vokabelsuchmaschine auf der anderen Seite hin und her? Ich vermute, der Grund ist dieser:

Cluttered Desktop
Dokumentenchaos auf dem Computerbildschirm – zum Vergrößern klicken

Man kann einfach nie sicher sein, dass man das richtige Dokument zu richtigen Zeitpunkt auf dem Bildschirm hat. Aber – Ihr ahnt es bereits – auch für dieses Problem gibt es eine App! Das Notizprogramm OneNote von Microsoft ermöglicht es, Informationen aus verschiedensten Quellen an einer Stelle übersichtlich darzustellen, seien es Word-/Excel-/Powerpoint-Dateien, PDFs, gescannte Dokumente, Webseiten oder auch handschrifliche Notizen.

Ein Notizbuch mit dem Namen „Conference A“ kann beispielsweise in die Abschnitte Day 1, Day 2 und Day 3 gegliedert werden, die über die Reiter oben erreicht werden. Innerhalb jedes Abschnitts, also für jeden Konferenztag, kann man dann beliebig viele „Seiten“ anlegen – das sind die hübschen Registerreiter rechts an der Seite.

OneNote Bespielstruktur - zum Vergrößern klicken
OneNote Bespielstruktur – zum Vergrößern klicken

 

Dabei ist eine Seite anders als in der Textverarbeitung in der Länge nicht begrenzt auf ein bestimmtes Papierformat. In eine Seite kann man mehrere Dokumente einfügen, die dann untereinander erscheinen. Also bspw. unter „Agenda“ nicht nur die Tagesordnung, sondern auch andere Sitzungsinformationen wie etwa die Teilnehmerliste oder die Teamaufstellung. Selbst ganze Webseiten lassen sich einlesen. Gerade diese Woche noch habe ich ein 30-seitiges Excel-Glossar plus sechs Powerpoint-Präsentationen mit OneNote gebändigt.

OneNoteInsert
OneNote Einfügefunktion – zum Vergrößern klicken

Einmal in OneNote eingefügt, lassen sich die Texte und Abbildungen hervorragend bearbeiten, farblich hervorheben, bekritzeln und mit Textfeldern versehen.

OneNote Ttext bearbeiten - zum Vergrößern klicken
OneNote Ttext bearbeiten – zum Vergrößern klicken

 

Sehr charmant ist die Suchfunktion. Man kann sämtliche Sitzungsdokumente auf einen Schlag durchsuchen (STRG+E), aber am meisten beeindruckt hat mich, dass die Suchfunktion auch Zeichenketten in Bilddateien erkennt, das heißt OneNote hat eine eingebaute optische Zeichenerkennung (OCR). So können auch gescannte oder abfotografierte Dokumente optimal ausgeschlachtet werden.

OneNote PictureFileSearch
OneNote Suchfunktion – zum Vergrößern klicken

 

Wer ein MS-Office-Paket gekauft oder abonniert hat, bekommt OneNote kostenfrei dazu. Ansonsten kann man es separat kaufen. Für wen das nicht in Frage kommt, für den könnte das kostenlose Evernote oder auch Laverna eine Alternative sein. Letzteres erfordert nicht einmal eine Registrierung und wird vor allem mit der vertraulichen Umgang bzw. der Verschlüsselung der Daten.

Alle drei Programme ermöglichen die Speicherung in der Cloud und den Zugriff auf die Notizbücher von Computer und mobilen Geräten.

Wie immer freue ich mich über Eure Erfahrungsberichte!

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Why do many interpreters still shy away from going into the booth with no printed paper at all and prefer alternating between a pile of paper on the one side and their computer serving as a mere vocab-searching device on the other? I suspect the reason is as follows:

Cluttered Desktop – click to enlarge

You just never feel safe bringing the right document to the screen at the right moment. But – guess what – there is an app (if not a fully-fledged program) for that! Microsoft’s note-taking software OneNote enables you to organise and visualise information from different sources in one „notebook“, be it Wword, Excel, Powerpoint or pdf files, scanned documents, website or handwritten notes.

For example, a notebook named „Conference A“ can be subdivided in sections Day 1, Day 2 and Day 3, which can easily be accessed by clicking on the tabs above. Within each section (or conference day) you can create many different pages, which can be seen on the right hand side, e.g. one for the agenda, one for each presentation and one for glossaries.

OneNoteStructure
OneNote sample structure – click to enlarge

 

A „page“ in OneNote, unlike word-processing, is not limited in length to a paper format. You can add many different documents to one page which will then be displayed one after the other. So within the page named „Agenda“, you might well add the list of participants or your team sheet below. It is even possible to insert complete websites. Just this week I have handled a spreadsheet glossary of 30 pages plus six powerpoint presentations in OneNote.

OneNoteInsert
OneNote insert elements – click to enlarge

 

Once a document has been inserted into OneNote, texts, graphs and pictures can be highlighted, underlined, scribbled on and text elements added.

OneNote Draw
OneNote draw and highlight – click to enlarge

 

What I find most enticing is the search function. All the documents of one notebook can be searched in one go (CTRL+E), even (which is what impressed me most) image files. OneNote finds strings of characters in scanned documents, i.e. it has an optical character recognition included. So scans and photographs can be exploited to the utmost.

OneNote PictureFileSearch
OneNote search function – click to enlarge

 

Those of you who have a Microsoft Office license will get OneNote for free. Otherwise, it can be bought separately, or else you might try Evernote or Laverna instead, which are free of charge. The latter does not even require registration and encrypts your data for confidentiality.

All three solutions provide cloud storage and access both from your computer and mobile devices.

As usual, I will be happy to read about your experience!

Do interpreters suffer from decision fatigue? – Entscheidungsmüdigkeit beim Dolmetschen?

+++ for English see below +++

Entscheidungen sind anstrengend. Chicken or Pasta, Sekt oder Selters, Windows oder Mac, vom Blatt dolmetschen oder frei – den ganzen Tag müssen wir uns entscheiden, und je mehr Entscheidungen sich aneinander reihen, desto entscheidungsmüder werden wir, desto weniger gründlich wägen wir die Möglichkeiten also ab oder bleiben im Zweifel beim Status Quo. Dabei sind Entscheidungen mit vielen Optionen vergleichsweise anstrengender als solche mit wenigen Optionen.

Als ich zum ersten Mal von Untersuchungen gehört habe, die besagen, dass Richter sich im Verlauf ihres Arbeitstages immer schwerer tun, qualifizierte Entscheidungen zu treffen (NY-Times: Do you suffer from decision fatigue?), war ich auf Anhieb fasziniert von diesem Phänomen der Entscheidungsmüdigkeit, einem Begriff, den man ansonsten häufiger im Zusammenhang mit Verbraucherverhalten diskutiert findet. Aber vielleicht geht es Euch ja auch manchmal so: Wenn man am Morgen noch hochmotiviert ist, sogar Fragen zu ergründen wie ob man lieber „Paradox“ oder „Paradoxon“ sagt oder ob es trotz begrifflicher Unterschiede legitim ist, „Geisteswissenschaftler“ mit „humanista“ zu dolmetschen, also ohne Not eine ganze Reihe von qualifzierten Entscheidungen trifft, wird das alles gegen Nachmittag immer egaler. Man lässt dann auch mal Abkürzung Abkürzung sein und kann sich einfach nicht mehr aufraffen, Termini zu recherchieren, für die man eine einigermaßen brauchbare Entsprechung hat. Und wenn man etwas nachschlägt, denkt man auch gar nicht mehr unbedingt darüber nach, welches die beste Quelle ist und ob der Kollege das gesuchte Wort nicht vielleicht viel schneller ausspucken könnte.

Entscheidungen treffen wir jedenfalls nicht zu knapp (und hier reden wir ja nur um diejenigen rund um unsere Informations- und Wissensarbeit!). Los geht es ja schon los in der Vorbereitung: Lesen oder überfliegen? Vokabel rausschreiben oder überlesen, recherchieren oder improvisieren? Und weiter in der Kabine: Blicke ich auf den Redner, den Bildschirm im Saal, meine Papiere, meinen eigenen Bildschirm oder den Bildschirm, der das Saalgeschehen überträgt? Frage ich den Kollegen oder nicht? Schlage ich eine unbekannte Entsprechung nach oder belasse ich es bei der improvisierten Lösung? Und wenn ich nachschlage: Papier oder Computer? Sitzungsunterlagen, Wörterbuch, eigene Terminologiebestände, die von Kollegen, online-Nachschlagewerke – und dann: welches zuerst? Linguee, Iate, Leo, Bildersuche & Co. – jede Quelle hat ja so ihre Vorzüge.

Fragt sich nur: Was lernen wir nun aus der Erkenntnis? Abgesehen vom Wahren eines ordentlichen Blutzuckerspiegels (ganz wichtig!) fällt mir da spontan ein: Die Zahl der notwendigen Entscheidungen minimieren oder durch Automatismen ersetzen, will heißen, die Wissensarbeit von vorneherein möglichst entscheidungsarm strukturieren, um die Entscheidungslast gering zu halten. Konkret kann das bedeuten:

– Möglichst nur ein Medium wählen, um Medienbrüche zu vermeiden. Ich empfehle ein Laptop (Subnotebook, Ultrabook …), weil es am meisten kann. Andere schwören auf Papier oder ein Tablet. Seit ich mir angewöhnt habe, papierlos zu arbeiten und möglichst alles am Computer zu machen, und nicht ständig mit dem Blick zwischen Papier und Bildschirm hin- und herwechseln muss (permanente Entscheidungen), bin ich deutlich entspannter und effizienter.

– Zahl der digitalen Nachschlagequellen minimieren. Glossare jeglicher Art lassen sich zusammen mit der Tagesordnung einfach in einer Excel-Tabelle zusammenwerfen und so mit einer einzigen Suchanfrage durchwühlen, Sitzungsdokumente systematisch mit einer Desktopsuchmaschine durchstöbern, wenn alles in einen Ordner liegt. Abgearbeitete Dokumente gleich löschen (sind ja zur Not noch im Papierkorb)! Die einschlägigen Internetquellen lassen sich mit der Qtrans-Searchbar und anderen Tools sehr einfach quasi-gleichzeitig durchsuchen.

– Entscheidungen outsourcen: Die Kollegen zu fragen ist ja ein bisschen aus der Mode gekommen, seit man alles mit kurzem Tastengeklimper nachsehen kann. Jedoch: Räuspertaste drücken und fragen ist oft die effizienteste Art, eine Informationslücke zu schließen, denn es geht eindeutig am schnellsten und ist am zuverlässigsten, denn wenn der Mensch etwas nicht weiß, bekommt man meist ein recht eindeutiges „keine Ahnung“ und keine Ansammlung irrelevanter Fuzzy Matches zur Antwort (mehr Optionen = mehr Entscheidungsanstrengung!). Und dann kann der Kollege immer noch die Such- und Entscheidungsarbeit übernehmen.

– In der Vorbereitung: Feste Plätze für bestimmte Informationsarten reservieren. Termini immer in die gleiche Datenbank (mit entsprechenden Kategorien) packen, Ordnerstruktur für einen Auftrag immer nach dem gleichen Muster gestalten, fremden Glossare, die man noch mal brauchen könnte („das vollständige menschliche Skelett in fünf Sprachen“), immer alle auf den gleichen Haufen (sprich in den gleichen Ordner).

– Auch bei der Vorbereitung, beim Extrahieren von Termini aus Redemanuskripten oder anderen Texten: Wenn man merkt, dass man entscheidungsmüde wird und bei jedem zweiten Wort überlegt, ob man dazu nicht doch noch einmal tiefer recherchieren muss oder es in den Terminologiebestand aufnehmen soll, eine Entscheidungspause einlegen und zunächst mit einer weniger entscheidungsintensiven Arbeit (Recherche, Lernen) fortfahren. Ich lege immer bewusst das Lesen von Texten und Extrahieren von Terminologie auf den Vormittag, die Terminologierecherche auf den Nachmittag, weil ich letzteres auch in kleinen Häppchen erledigen kann, ohne aus dem Fluss zu kommen.

Bestimmt erlebt jeder die Entscheidungslast in der Informationsarbeit beim Dolmetschen anders. Deshalb hoffe ich, dass meine Tipps den einen oder anderen inspirieren, freue mich aber auch über Eure Einschätzungen!

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Do interpreters suffer from decision fatigue?

Decisions are tiresome. Chicken or pasta, tap water or champagne, Windows or Mac, go for sight translation from the manuscript or just listen to the speaker – our daily life is a whole series of decision-making. The more decisions follow one other, the more probably decision fatigue will kick in, i. e. the less thoroughly we ponder the pros and cons of our options and the more likely we are to just leave things the way they are. And the more options there are to choose from, the more tiresome it becomes to decide.

When I first heard about those studies (see NY Times: Do you suffer from decision fatigue?) showing that judges tend to struggle more to make qualified decision in the morning than in the afternoon, I was intrigued by this concept of decision fatigue, which by the way tends to be discussed primarily in the context of consumer behaviour. You may have experienced it yourself: In the morning you are absolutely happy to discuss questions like whether you are supposed to say ‘American Indian’ or better go for ‘Native American’, or if the German ‘Geisteswissenschaftler’ is well translated with ‘humanist’ despite some conceptual discrepancies. You make a whole series of qualified decisions just like that, while in the afternoon you cannot be bothered to do so any more. Just leave the acronym as it is and live with the solution your mind has just come up with without further investigating, and if ever you look something up, you tend not to check your options like what would be the most suitable source of information (it might turn out to be your booth mate).

All in all, our information work requires plenty of decisions each day (let alone the interpreting process as such). It all starts when preparing for a meeting: Should I read this text or just skim it? Note down this unknown word or just ignore it, double-check or improvise? And on it goes in the booth: Do I look at the speaker, the screen in the meeting room, my screen, my papers or that screen in the booth that shows what’s happening in the meeting room? Do I ask my colleague for this tip-of the-tongue word or not? Check unknown terms or just live with the impromptu solution? And if ever I check: On paper or in my computer? In meeting documents, dictionaries, my own term database, colleagues’ glossaries, online sites – and where do I look first? Linguee, Iate, Leo and the like – each of those has its points.

Now the question is, what can we conference interpreters learn from it? Apart from keeping your glucose level high at all times (very important!), I suggest minimizing the number of decisions to be made or replacing them with automatisms, i.e. structure your knowledge work accordingly in the first place in order to avoid unnecessary decision load. This means, for example:

Go for one medium only so to avoid media breaks. I recommend laptop computers as the most versatile instrument. Others prefer paper or a tablet. Since I have gone paperless and I do not have to switch between looking at the screen and looking at a (pile of) paper (=constant decision-making), I am far more relaxed and efficent.

Reduce the number of digital sources of information. Glossaries of any type, agenda etc. can be copied into one spreadsheet and can then be searched in one go. Meeting documents of any format stored in one folder are easily searched through with a desktop search engine. It is a good idea to delete finished documents immediately (you can retrieve them from the recycle bin at any time). The most relevant online search sites can easily be consulted with multi-glossary search tools like the Qtrans Search bar.

Outsourcing decisions: Asking colleagues has become a bit old-fashioned since the answer to any odd question seems just a couple of key strikes away. However, pressing the mute button and asking may still be the most efficient and reliable way of closing an information gap. After all, your colleague is safe to say ‘no idea’ in no time if he or she does not know the answer, without endless lists of fuzzy matches (more options = higher decision load). And then your he or she can take over and do the searching and deciding on the right term for you.

Whilst preparing, reserve a fixed place for particular types of information. Put your terminology all into the same database (categorized accordingly), always follow the same pattern when structuring your job folders, put other people’s glossaries and other valuable documents (‘the complete human skeleton in five languages’) that might turn out useful in the future into one folder.

When extracting terms from manuscripts or other texts, you might feel depleted after a while (spending hours deliberating whether to take a closer look at a particular term or just leave it alone). Take a decision break and switch to a less decision-intensive task (memorizing, researching). I always try to do the reading and term extracting before lunch and the term research bit in the afternoon.

I am sure that all conference interpreters have different perceptions of their information work, as well as different habits and preferences. I hope that you find some inspiration in my ideas – and please feel free to share your thoughts on it.

Booth-friendly terminology management revisited – 2 newcomers

The nice thing about blogging is that if you miss something out, you are safe to find out within 24 hours.

Interestingly, the programs presented in my last article are obviously the „veterans“ of terminology management for conference interpreters (most of them have been around for years, since long before tablets and smartphones appeared). Two brand new booth-friendly terminology management programs have been brought to my attention (both still in beta version), and I am delighted to share this with you:

Interpreters‘ Help by Benoît Werner and Yann Plancqueel (Berlin, Paris)

A browser-based web application, i.e. it works on any device (for Mac OS users, there is an additional program called Boothmate, which works offline as well). It is organised in glossaries, with straightforward editing functions, unlimited (I take it) number of language colums and a limited number of additional columns (comment, category, definition, acronym, other). It is great for keeping your terminology up to date at all ends (cloud, PC, tablet, smartphone) and sharing it with colleagues. The search function is very swift with the hit list being narrowed down with every additional character you type. Does not ignore accents or umlauts (what’s the English plural of umlaut, btw?).

Available for any operating system (browser-based), additionally Boothmate for Mac OS X.
Cost: free public glossaries, pricing options  9.99 – 49.00 €/months (-10% if paid anually).

Glossary Assistant by Reg Martin (Switzerland)

Glossary Assistant is Android-only. It is still in its initial phase, so it is only available via shared link from the regmartin96@gmail.com.
It concentrates on comfortable viewing of glossaries on android-tablets (not so much on phones), editing the glossaries is also possible. Once converted into txt, glossaries can be copied to your tablet then added to Glossary Assistant. It relies very much on short-touch, long-touch and swiping, and once you get the hang of it, viewing and sorting it is really intuitive. The app offers „clean“ and „dirty“ searching, the latter meaning that it ignores accents and umlauts. This app is still being worked on, so don’t be shy and test it in order to help Reg meet our requirements!

Available for Android tablets.
Cost: Currently available free of charge.

Now it’s your turn! I am looking forward to reading your comments, feel free to share your experience, questions or any other booth-friendly terminology management programs I have missed out.

Booth-friendly terminology management programs for interpreters – a market snapshot

– This one comes in English, as many non-German-speaking colleagues have asked for it. –

This article is meant to give you a very brief overview of the terminology management programs that I am aware of (in alphabetical order), made for simultaneous interpreters. I have tried to highlight the merits and downsides that in my experience are the most relevant when it comes to making a decision. For detailed descriptions of the respective systems, just follow the links, or post your questions here so that we can sort them out together, with the help of the respective proprietors.

Interplex (Peter Sand, Geneva)

Very much appreciated by those colleagues who have accumulated tons of valuable thematic glossaries in Word or Excel files. You can import them into Interplex and search them all at once (or in selected glossaries), and edit them as well. It has a great search function ignoring all the accents and special characters I tried. It is very straightforward so you can start working with it in no time. It does not, however, allow for classifying/filtering your terms by customers, subject fields, conferences, date etc.

Available for Windows, iPhone and iPad.
Cost: 75 $, free demo (I think there is a student discount, but it doesn’t say so on the website – just ask Peter).

InterpretBank (Claudio Fantinuoli, Germersheim)

Very user-friendly, many nice functions; organised by glossaries (which, technically speaking, are subject areas tagged to each entry), has all the essential data categories (customer, project etc.) and a very nice flashcard-like memorising function. Quick-search function which ignores accents. It is limited to five languages and you cannot add endless numbers of individual data fields.

Available for Windows, Mac and Android.
Free trial, full license: 59 €, student license: 39 €, free demo license for university teachers (and their students).

Also see my more recent review of InterpretBank 4.

LookUp (Christoph Stoll, Heidelberg)

Very sophisticated and has a great quick-search function which literally allows you to blind-type the first few letters of a word and the hit list appears without you even having to hit the enter button. It is limited to four languages, of which only three can be displayed at a time.  The search function does not ignore accents and other special characters. It has many data fields (customer, subject, project etc. and even semantic relations)  and corresponding filtering and sorting functions; to my knowledge, it is the interpreter-specific terminology management tool which comes closest to the „real“ terminology systems (SDL Trados and the like).

Available for Windows. Free download.

TERMINUS (Nils Wintringham, Zürich)

Quick-search function, classification by glossaries and „groups“ (customer, subject group etc.) using descriptors, a concept which I find quite enticing as it is both easy to use and allows for differentiated classification of your terms. Don’t use the default installation folder under Windows 8 or 10.

Available for Windows.
CHF 148 plus VAT, 50 % off for academia, free demo.

For those of you who still just can’t decide, I suggest you start with a plain table in MS-Excel, MS-Access (my favourite), Filemaker and the like. It enables you to keep all your terminology in one place and you have the basic sorting, filtering and searching functions. Those simple table structures can be imported into virtually any terminology management system once you have decided on one.

When working in a team and preparing for a very technical conference, I very much like to share a Google spreadsheet (i.e. share the terminology work). It can save huge amounts of time. But you must really make sure not to enter your customer’s confidential data there, so I would not recommend it as a general terminology management tool.

And last but not least: If there are any other terminology management systems for conference interpreters, please let me know. Also, if the proprietors of the above mentioned programs want to add or correct anything of the above, feel free to use the comments! And anyone who just wants to share their experience, please do so as well.

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Addendum: Immediately after publication of this blog, I was made aware of two more very recent (and indeed very modern) programs, GlossaryAssistant and InterpretersHelp. Here’s more about them: http://blog.sprachmanagement.net/?p=305.

In addition, there is a summary table which gives you an overview of all the terminology tools for interpreters I am aware of, which I try to keep up to date.

Mit dem Tablet in die Dolmetschkabine? – The ipad Interpreter von und mit Alex Drechsel

Dass ein Tablet leichter, kleiner und handlicher ist und zudem eine längere Akkulaufzeit hat, sehe ich ein. Ich persönlich trage jedoch lieber 400 g mehr mit mir herum und habe einen richtigen Rechner (= mein komplettes Büro nebst Datenbestand) dabei, der mir überall ein vollwertiges Office-Paket, eine „große“ Tastatur und die Möglichkeit bietet, so viele Programm gleichzeitig zu öffnen, wie ich möchte. Als ich einmal über mehrere Wochen mit dem Tablet in der Kabine saß, fand ich es dennoch gut, weil es einfach nett ist, nur so ein kleines Brett aus der Tasche zu ziehen und fertig. Und ich war auch dankbar, dass ich trotz havarierten Notebooks einigermaßen einsatzbereit war. Dank großem USB-Stick hatte ich auch trotzdem alle meine Daten dabei und musste mir über nichts Gedanken machen.

Interessant finde ich, dass ich auf dem Privatmarkt kaum jemanden mit Tablet in der Simultankabine sitze sehe, in Brüssel aber offensichtlich Tablets immer beliebter werden und fast häufiger anzutreffen sind als Notebooks.

Dazu passt, dass unser Kollege Alexander Drechsel aus Brüssel (SCIC) so nett war, in einem kurzen Video die Vorzüge des Tablets in der Dolmetschkabine zu zeigen, veröffentlicht u. a. im Dolmetscher-Blog „A Word In Your Ear“: http://lourdesderioja.com/2013/11/10/ipad-interpreter/.

the ipad interpreter

Besonders gut fand ich die App „Documents“, die einem das Hantieren mit vielen unterschiedlichen Dokumenten zu erleichtern scheint. Und auch sonst hat Alex ein paar interessante Gedanken parat.

Danke dafür an Alex – und allen anderen viel Spaß beim Zuschauen!