Extract Terminology in No Time | OneClick Terms | Ruckzuck Terminologie extrahieren

[for German scroll down] What do you do when you receive 100 pages to read five minutes before the conference starts? Right, you throw the text into a machine and get out a list of technical terms that give you a rough overview of what it’s all about. Now finally, it looks like this dream has come true.

OneClick Terms by SketchEngine is a browser-based (a big like) terminology extraction tool which works really swiftly. It has all it takes and nothing more (another big like): Upload – Settings – Results.

Once you are logged in for your free trial, OneClickTerms accepts the formats tmx, xliff (2.x), pdf, doc(x), html, txt. The languages supported are Czech, German, English, Spanish, French, Italian, Japanese, Korean, Dutch, Polish, Portuguese, Russian, Slovak, Slovenian, Chinese Simplified, Chinese Traditional.

The settings in my opinion don’t really need to be touched. They include:

  • how rare or common should the extracted terms be
  • would you like to see the word form as it appears in the text or the base form
  • how often should a term candidate occur in the text in order to make it to the list of results
  • do you want numbers to appear in your results
  • how many terms should your list of results contain

When I tried OneClick Terms, it delivered absolutely relevant results at the first go. I uploaded an EU text on the free flow of non-personal data (pdf of about 100 pages) at about 8:55 am and the result I got at 8:57, displayed right on the same website, looked like this (and yes, the small W icons behind the words are links to related Wikipedia articles!):

It actually required rather four clicks than OneClick, but the result was worth the effort. There isn’t a lot of „noise“ (irrelevant terms) in the term candidate list, one of the reasons that often put me off in the past when I tried to use term extraction tools to prepare for an interpreting assignment. In the meeting where I tested OneClickTerms, at the end the only word I missed in the results was the regulatory scrutiny board. Interestingly, it was also missing from the list I had obtained from a German text on the same subject (Ausschuss für Regulierungskontrolle). But all the other relevant terms that popped up during the meeting were there. And what is more, by quickly scanning the extraction list in my target language, German, I could activate a lot of terminology I would otherwise definitely have had to think about twice while interpreting. So to me it definitely is a very efficient way of reducing the cognitive load in simultaneous interpreting.

The results list can be downloaded as a txt file, but copy & paste into MS Excel, for example, works just as fine, plus it puts both single and multi words into the same column. After unmerging all cells the terms can easily be sorted by frequency, which makes your five-minute emergency preparation almost perfect (as perfect as a five-minute preparation can get, that is).

Furthermore, even if you do have enough time for preparation, extracting and scanning the terminology as a first step may help you to focus on the substance when reading the text afterwards.

There is a free one month trial, after that the service can be subscribed to from 100 EUR/year (or 12.32 EUR/month) plus VAT. It includes many other features, like bilingual corpus building – but that’s a different story.

About the author:
Anja Rütten is a freelance conference interpreter for German (A), Spanish (B), English (C) and French (C) based in Düsseldorf, Germany. She has specialised in knowledge management since the mid-1990s.


Noch fünf Minuten bis zum Konferenzbeginn und ein hundertseitiges pdf zur Vorbereitung schneit (hoffentlich elektronisch) in die Kabine. Was macht man? Klar: Text in eine Maschine werfen, Knopf drücken, Terminologieliste wird ausgespuckt. Damit kann man sich dann zumindest einen groben Überblick verschaffen … Nun, es sieht so aus, als sei dieser Traum tatsächlich wahr geworden!

OneClick Terms von SketchEngine ist ein browser-basiertes (super!) Terminologieextraktionstool, das extrem einfach in der Handhabung ist. Es hat alles, was es braucht, und mehr auch nicht (ebenfalls super!). Upload – Einstellungen – Ergebnisse. Fertig.

Wenn man sich mit seinem kostenlosen Testaccount eingewählt hat, kann man eine Datei im folgenden Format hochladen: tmx, xliff (2.x), pdf, doc(x), html, txt. Die unterstützten Sprachen sind Tschechisch, Deutsch, Englisch, Spanisch, Französisch, Italienisch, Japanisch, Koreanisch, Niederländisch, Polnisch, Portugiesisch, Russisch, Slowakisch, Slowenisch, Chinesisch vereinfacht und Chinesisch traditionell.

Die Einstellungen muss man zuächst einmal gar nicht anfassen. Möchte man es doch, kann man folgende Parameter verändern:

  • wie häufig oder selten sollte der extrahierte Terminus sein
  • soll das Wort in der (deklinierten oder konjugierten) Form angezeigt werden, in der es im Text vorkommt, oder in seiner Grundform
  • wie oft muss ein Termkandidat im Text vorkommen, um es auf die Ergebnisliste zu schaffen
  • sollen Zahlen bzw. Zahl-/Buchstabenkombinationen in der Ergebnisliste erscheinen
  • wie lang soll die Ergebnisliste sein

Als ich OneClick Terms, getestet habe, bekam ich auf Anhieb äußerst relevante Ergebnisse. Ich habe um 8:55 Uhr einen EU-Text über den freien Verkehr nicht-personenbezogener Daten hochgeladen (pdf, etwa 100 Seiten) und hatte um 8:57 Uhr gleich im Browser das folgende Ergebnis angezeigt (und ja, die kleinen Ws hinter den Wörtern sind Links zu passenden Wikipedia-Artikeln!):

Es waren zwar eher vier Klicks als EinKlick, aber das Ergebnis war die Mühe Wert. Es gab wenig Rauschen (irrelevante Termini) in der Termkandidatenliste, einer der Gründe, die mich bislang davon abgehalten haben, Terminologieextraktion beim Dolmetschen zu nutzen. In der Sitzung, bei der ich OneClickTerms getestet habe, fehlte mir am Ende in der Ergebnisliste nur ein einziger wichtiger Begriff aus der Sitzung, regulatory scrutiny board. Dieser Ausschuss für Regulierungskontrolle fehlte interessanterweise auch in der Extraktionsliste, die ich zum gleichen Thema anhand eines deutschen Textes erstellt hatte. Alle anderen relevanten Termini, die während der Sitzung verwendet wurden, fanden sich aber tatsächlich in der Liste. Und noch dazu hatte ich den Vorteil, dass ich nach kurzem Scannen der Liste auf Deutsch, meiner Zielsprache, sehr viele Terminie schon aktiviert hatte, nach denen die ich ansonsten während des Dolmetschens sicher länger in meinem Gedächtnis hätte kramen müssen. Für mich definitiv ein Beitrag zur kognitiven Entlastung beim Simultandolmetschen.

Die Ergebnisliste kann man als txt-Datei herunterladen, aber Copy & Paste etwa in MS-Excel hinein funktioniert genauso gut. Man hat dann auch gleich die Einwort- und Mehrwort-Termini zusammen in einer Spalte. Wenn man den Zellenverbund aufhebt, kann man danach auch noch die Einträge bequem nach Häufigkeit sortieren. Damit ist die Fünf-Minuten-Notvorbereitung quasi perfekt (so perfekt, wie eine fünfminütige Vorbereitung eben sein kann).

Aber selbst wenn man jede Menge Zeit für die Vorbereitung hat, kann es ganz hilfreich sein, bevor man einen Text liest, die vorkommende Terminologie einmal auf einen Blick gehabt zu haben. Mir zumindest hilft das dabei, mich beim Lesen stärker auf den Inhalt als auf bestimmte Wörter zu konzentrieren.

Man kann OneClick Terms einen Monat lang kostenlos testen, danach gibt es das Abonnement ab 100,00 EUR/Jahr (oder 12,32 EUR/Monat) plus MWSt. Es umfasst noch eine ganze Reihe anderer Funktionen, etwa auch den Aufbau zweisprachiger Korpora – aber das ist dann wieder eine andere Geschichte.

Über die Autorin:
Anja Rütten ist freiberufliche Konferenzdolmetscherin für Deutsch (A), Spanisch (B), Englisch (C) und Französisch (C) in Düsseldorf. Sie widmet sich seit Mitte der 1990er dem Wissensmanagement.

Wissensmanagement im Konferenzdolmetschen – ein bisschen Theorie

Was bedeutet eigentlich Wissensmanagement für Konferenzdolmetscher?

Was man für einen Dolmetscheinsatz wissen muss, ist schnell beschrieben: So ziemlich alles in allen Arbeitssprachen. Auf der Händlertagung eines Waschmaschinenherstellers kann es plötzlich um Fußballtaktik gehen, der CFO bei einer Bilanzpressekonferenz hat womöglich eine Schwäche für Bibelzitate. Deshalb gilt grundsätzlich: Die Vorbereitung ist nie zu Ende. Da aber bekanntlich Zeit Geld ist und selbst Dolmetscher nicht alles wissen können, ist bei unserer Informations- und Wissensarbeit der Management-Begriff entscheidend, das Streben nach dem Bestmöglichen zur Erreichung des Ziels (anstelle eins unreflektierten Abarbeitens).

Strategisch ist dabei die qualifizierte Entscheidung zwischen dem Bereithalten von Information (auf Papier oder im Computer) und dem Aneignen von Wissen (im Kopf). Dieses Wechselspiel zwischen Daten, Information und Wissen ist typisch für die verschiedenen – ineinandergreifenden – Verarbeitungsebenen der Dolmetschvorbereitung:

Zusammentragen von Daten und Recherche relevanter Informationen (Tagesordnung, alte Protokolle, Präsentationen, Manuskripte, Webseiten der involvierten Parteien, Glossare),

fehlende Information wie Sachzusammenhänge und terminologische Lücken recherchieren, Auswertung und Aufbereitung der Informationen,

Nutzung der aufbereiteten Informationen, also Abgleichen mit dem eigenen Wissensbestand, Abruf und Einbindung (gezieltes Lernen der wichtigsten Terminologie und Sachverhalte bzw. das intuitive Auffindbarmachen im Dolmetscheinsatz).

Semiotik des Dolmetschens

Ähnlich wie in einem Zeichensystem finden sich auch in der Dolmetschsituation drei Informations- und Wissensdimensionen: die sprachliche, wahrnehmbare Form, die Begriffswelt (Inhalt) und die außersprachliche Wirklichkeit (Situation). Diese drei „Himmelsrichtungen“ können in der Dolmetschvorbereitung als innerer Kompass Orientierung bieten.

Anders als Übersetzer oder Terminologen arbeiten Dolmetscher für den Moment, für eine einmalige Situation mit einer definierten Gruppe von Beteiligten. Entsprechend hat diese Situation mehr Gewicht, verleit aber auch mehr Freiheit. „Richtig“ gedolmetscht ist, was hier akzeptiert oder bevorzugt wird, auch wenn es außerhalb dieser Runde niemand verstehen würde. Was korrekt belegt ist, sei es durch eine Norm, ein Nachschlagewerk oder Referenzliteratur, wird umgekehrt nicht zwingend von den Zuhörern verstanden, sei es aufgrund des Bildungshintergrundes oder auch einer anderen regionalen Herkunft.

Selbstverständlich ist es durchaus wichtig, die andersprachigen Benennungen etwa für Aktiengesellschaft, Vorstand, Aufsichtsrat und Verwaltungsrat zu kennen (Form). Im Notfall sind solche Benennungen aber nachschlagbar oder (oft effizienter) mit Druck auf die Räuspertaste bei den Kollegen erfragbar. Ist der semantische Zusammenhang zwischen diesen Begriffen bzw. die Unterschiede zwischen den Systemen unterschiedlicher Länder nicht klar (Inhalt), so wird das Füllen dieser Verständnislücke ad hoc schwierig, und die durch fehlendes Verständnis entstehenden inhaltlichen Dolmetschfehler wiegen oft schwerer als „das falsche Wort“, das aber den Inhalt dennoch transportiert. Noch irritierender wirkt es mitunter, wenn das situative Verständnis fehlt, sprich die Funktion des Aufsichtsratsvorsitzenden mit der des Vorstandsvorsitzenden verwechselt wird. Bei aller sprachlich-fachlichen Einarbeitung sollte man daher nie vergessen, sich die konkrete Kommunikationssituation zu vergegenwärtigen.

Wenn nun also Informations- und Wissensmanagement für Dolmetscher bedeutet, sich nach jedem Dolmetscheinsatz zu fragen, ob man als Wissensarbeiter optimal gearbeitet hat, wo sind denn dann die Stellschrauben, an denen man drehen kann? Grundsätzlich lohnt es sich, verschiedene Optimierungsansätze für sich selbst einmal zu durchdenken.

Selektion

Die hohe Kunst der effizienten Dolmetschvorbereitung – bzw. des Informationsmanagements im Allgemeinen – liegt häufig im Abwägen: Welche Informationen bzw . welches Wissen benötigt man (am dringendsten), was ist entbehrlich? Siehe hierzu auch Not-To-Learn Words.

Extraktion

Bei tausend Seiten Text, zweitausend Powerpoint-Folien oder einem 400-Einträge-Glossar ist es eine gute Idee, das Wichtigste (siehe oben) zu extrahieren/herauszufiltern/herauszusuchen. Für die Extraktion von Terminologie aus Texten gibt es mehr oder weniger gut funktionierende Tools. Für die inhaltliche Seite lohnt sich mitunter auch die Suche nach “menschlichen” Zusammenfassungen zu bestimmten Themen, zu vielen bekannteren Büchern gibt es für wenig Geld auch redaktionell angefertigte Zusammenfassungen, die EU hat gar eine spezielle Seite mit Zusammenfassungen von Rechtsakten angelegt.

Eingrenzen und Erweitern

Meistens hat man entweder zu viel oder zu wenig Information.

Im Internet lässt sich das zu viel oder unbrauchbar oft durch ein paar Handgriffe erledigen: Verwenden von Ausschlusswörtern (ein Minuszeichen oder NOT vor das Wort setzen), Eingrenzung auf eine bestimmte Seite (site:) verwandte Seiten finden (related:), Definitionen suchen (define:), Berücksichtigung von Synonymen bei der Suche (~), Herkunftsland (loc:) usw. Wenn man die zahlreichen Online-Nachschlagewerke durchsuchen möchte, können Such-Tools, die verschiedene Quellen gleichzeitig durchsuchen, die Arbeit erleichtern und Nerven schonen – so etwa sb.qtrans.de.

Bei der eigenen Terminologie ist es wichtig, dass man die Suche wahlweise nach Themenbereich („Bilanzen“), Kunden, Sprachen, Anlass („Jahresbilanzpressekonferenz Firma XY in Z“) oder Art der Veranstaltung (etwa EBR) eingrenzen kann.

Übersichtlichkeit

Verbringt man (gefühlt) mehr Zeit mit dem Suchen als mit dem Finden, so kann es sinnvoll sein, gedanklich einen Schritt zurückzutreten und zu überlegen, an welcher Stelle genau es ruckelt. Beispielsweise kann man zu einem Auftrag alle Informationen in einer Excel-Datei sammeln (Tagesordnung, Glossar etc.), um diese auf einen Schlag durchsuchen zu können. Bei sehr vielen Manuskripten oder zu diskutierenden Sitzungsdokumenten können auch Notizbuch-Programme wie MS-OneNote oder Evernote hervorragend für Übersicht und Ordnung sorgen. Prinzipiell findet man seine Termini schneller, wenn man sie in einer einzigen Datenbank ablegt und nicht in unterschiedlichen Dokumenten – denn früher oder später gibt es immer Überschneidungen zwischen verschiedenen Einsatzbereichen oder Kunden. Muss man in der Kabine mit dem Blick bzw. der Aufmerksamkeit ständig zwischen Computer und Papierunterlagen wechseln, kann es sich lohnen, eine bewusste Entscheidung gegen diesen Medienbruch zu treffen und konsequent am Rechner oder auf Papier zu arbeiten.

Wenn in einer Sitzung mit Paralleltexten gearbeitet wird, etwa wenn ein Vertragstext diskutiert wird, lohnt es sich, über eine ordentliche Paralleltextanzeige nachzudenken. Oft leistet das Kopieren in eine Tabelle hier wahre Wunder, aber auch der Import in ein Translation-Memory-System ist, wenn das Alignieren einigermaßen funktioniert, eine sehr komfortable Kabinenlösung. Selbst pdfs in mehreren Sprachen lassen sich mit einem praktischen Tool nebeneinanderlegen.

Strukturierung

Ordnung ist da halbe Leben … warum eigentlich? Ganz einfach: Man verbringt nicht so viel Lebenszeit mit dem Überlegen, wo man dieses und jenes nun hinräumen soll bzw. hingeräumt hat. Deshalb ist beispielsweise eine ordentliche Dateiablagesystematik und eine Terminologiedatenbank ein Beitrag zur schnellen Wissenslückenfüllung im Dolmetscheinsatz sowie zur allgemeinen Dolmetscherzufriedenheit. Hinzu kommt, dass eine gute Datenstruktur der beste Weg zur Null-Nachbereitung ist. Zumindest beim Simultandolmetschen meist leicht zu bewerkstelligen, ist es nützlicher, motivierender und leichter zu merken, Wissenslücken gleich in der Anwendungssituation zu recherchieren. Wenn man die gefundene Information ordentlich ablegt (Terminologie dem Kunden/Thema/Anlass zugeordnet), erübrigt sich die Nachbereitung am eigenen Schreibtisch.

Systematisierung und Beschleunigung

Egal, wie gut man sich strukturiert und organisiert, manchmal ist man einfach nicht schnell genug oder vergisst das Wichtigste. Hier hilft es, Standards zu schaffen. Handlungen, die eine Gewohnheit sind, erfordern weniger Aufmerksamkeit und Energie. Immer die gleiche Ablagesystematik bei E-Mails und Dokumenten, eine Checkliste für die Angebotserstellung, Standardfragen („Wer macht Was mit Wem Wozu?“) bei mündlichen Kundenbriefings, Rituale bei der Aktivierung von Passivwissen. Manches kann man auch an den Computer delegieren, zum Beispiel die Erinnerung an die Steuererklärung oder das Abonnieren von Zeitungen und Newslettern.

Oft kann Software helfen, etwa beim gleichzeitigen Durchsuchen unzähliger Dateien mit einer Desktopsuchmaschine, beim Abgleich von Texten mit Glossaren oder bei der Alignierung verschiedener Sprachfassungen mittels eines Translation-Memory-Systems. Aber auch rein geistige, nicht computergestützte Fähigkeiten lassen sich beschleunigen, so etwa durch das Erlernen effizienterer Lesetechniken wie Improved Reading.

Kooperation und Arbeitsteilung

Noch relativ neu, aber aus dem Dolmetschalltag vieler Kollegen schon kaum noch wegzudenken, sind cloudbasierte Plattformen zur Teamzusammenarbeit. Vor allem bei extrem fachspezifischen und dichten Konferenzen, in denen das Dolmetschteam sich die Vorbereitungsarbeit teilt, bieten sie eine Möglichkeit, emeinsam und doch unabhängig voneinander v.a. Terminlogie zu erarbeiten und Dokumente abzulegen. Die Vorteile liegen auf der Hand: Das Team ist immer auf dem gleichen Stand, kann sich zu Detailfragen austauschen, jeder kann die Wissenslücken des anderen ergänzen. Wenn eine solche einfache Datenbank gut strukturiert ist, hat auch jeder die Möglichkeit, seine persönliche Ansicht zu generieren, ohne von subjektiv als irrelevant empfundenen Daten „gestört“ zu werden.

Und bei dieser Vielzahlt an Möglichkeiten gilt natürlich genau wie in der Kabine: Nur nicht die Übersicht verlieren 😉

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Über die Autorin:
Anja Rütten ist freiberufliche Konferenzdolmetscherin für Deutsch (A), Spanisch (B), Englisch (C) und Französisch (C) in Düsseldorf. Sie widmet sich seit Mitte der 1990er dem Wissensmanagement.

Informations- und Wissensmanagement im Konferenzdolmetschen. Sabest 15. Frankfurt: Peter Lang. [Dissertation] www.peterlang.net

How to build one nice multilingual file from several PDFs | Aus zwei (PDFs) mach eins – übersichtliche mehrsprachige PDFs erstellen | Cómo crear un archivo PDF multilingüe

+++ for English see below +++ para español, aun más abajo +++

Wir kennen ihn alle: Den über hundert Seiten langen Geschäftsbericht, vollgepackt mit Grafiken, Tabellen und wertvollen Informationen, und das – Halleluja! – nicht nur im Original, sondern auch noch in 1a-Übersetzung(en) . Einen besseren Fundus für die Dolmetschvorbereitung kann man sich kaum vorstellen. Nur: Wie bändige und berge ich diesen Schatz? In zwei Excel-Tabellenspalten kopieren? Funktioniert mit solchen Mammut-Dokumenten nur mäßig. Alignieren? Viel Erfolg, mit einem pdf-Dokument … Ausdrucken und nebeneinanderlegen? In einer handelsüblichen Kabine eher beschwerlich. So erlebt zuletzt im vergangenen Sommer, als dann Ignacio Hermo schließlich die Wunderwaffe im Internet zutage gefördert hat: A-PDF N-up Page, ein Programm, das mehrere pdf-Dokumente nicht nur einfach zusammenführt (also alle hintereinanderklatscht), sondern auch die entsprechenden Seiten ordentlich nebeneinanderstellt. Das Ergebnis eignet sich dann hervorragend zum Parallel-Lesen und als Nachschlagewerk.

Eventuell muss man nach der Installation einmalig unter Option/Settings/Page Range „merge all PDF files to one …“ aktivieren. Danach ist die Bedienung denkbar einfach: Man wählt oben die beiden Dateien aus und klickt unten auf „N-up Page …“.

N-Up_1 small

Als Ergebnis erhält man ein pdf, in dem die beiden Sprachen hübsch ordentlich nebeneinander erscheinen:

PDF merged English Spanish

Und natürlich funktioniert das auch mit Powerpoints und anderen Formaten, wenn man sie vorher in pdf konvertiert.

Möchte man nun womöglich mehr als zwei Sprachen nebeneinander sehen (wobei man dann bei der Lesbarkeit an die Grenzen handelsüblicher Bildschirme stößt), so fügt man immer zwei Sprachen in eine Datei zusammen und diese beiden zweisprachigen Dateien (oder auch eine einsprachige plus eine zweisprachige Datei) verschmelzt man dann wiederum in einem zweiten Schritt zu einer drei- bzw. viersprachigen.

N-Up four filesN-Up three files

 

 

 

 

 

Das Ergebnis sieht dann mit drei Sprachen so aus (für deutlichere Darstellung Grafik anklicken):

DE EN ES merged

… und bei vier Sprachen so:

PDF merged EN DE ES FR

Zwar gibt es auch einen so genannten „4-Up“-Modus, dieser legt aber dann die vier Sprachen nicht alle nebeneinander. Man muss dazu wissen, dass das Programm eigentlich dazu gedacht ist, die Seiten eines pdf-Dokuments für den Buchdruck passend anzuordnen. An Dolmetscher hat bei der Entwicklung eher niemand gedacht.

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Über die Autorin:
Anja Rütten ist freiberufliche Konferenzdolmetscherin für Deutsch (A), Spanisch (B), Englisch (C) und Französisch (C) in Düsseldorf. Sie widmet sich seit Mitte der 1990er dem Wissensmanagement.

+++ English version +++

We all know those huge annual reports, over a hundred pages full of charts, tables and valuable information, and, would you believe it, not only in the original language, but also translated (and excellently so) into the other relevant language(s). You couldn’t possibly think of any better source of information in order to prepare for your interpreting assignment. But how to best exploit this abundance of information? Copy everything into two columns of a spreadsheet? Hardly ever works with such massive documents. Align them in a translation memory program? Good luck then, as PDF files don’t actually have a track record of aligning easily. Print everything and spread it out in the booth? Maybe not, at least not if your booth is less than XXL.

When I last encountered this problem back in June, my team mate Ignacio Hermo went through the trouble of searching the internet for the magic solution, and finally found it – A-PDF N-up Page, a program that not only merges several PDF documents into one (simply putting them one behind the other), but also puts the corresponding pages of the different language versions neatly next to each other. The result perfectly serves our purpose of reading the different languages in parallel and of using this multilingual text corpus as a tailor-made encyclopaedia for this particular conference.

After installation, you may have to go to Option/Settings/Page Range once and activate „merge all PDF files to one …“. After that, the tool is really easy to handle: just select your files using the „add file“ button and then click on the „N-up Page …“ button below.

N-Up_1 small

The result is a PDF doc where the two language versions appear nicely next to each other:

PDF merged English Spanish

And obviously, this also works with any Powerpoint presentation and other file formats, as long as you convert them into PDFs before merging them.

If you are crazy enough to consider viewing more than two language versions at a time (the only limit is the screen, obviously) then simply merge two and two and then again merge the two bilingual files (or one bilingual and one monolingual).

N-Up four filesN-Up three files

 

 

 

 

 

This is what the trilingual result looks like (click on the picture to see it clearly) …

DE EN ES merged

… and here’s the quadrilingual file:

PDF merged EN DE ES FR

The tool also has a so-called „4-Up“ mode, but this does not put each page in four languages together. No surprise, though, considering that this program was originally made to arrange the pages of an ordinary pdf file in such a way that it can be printed as a book. No one had us conference interpreters in mind then.

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About the author:
Anja Rütten is a freelance conference interpreter for German (A), Spanish (B), English (C) and French (C) based in Düsseldorf, Germany. She has specialised in knowledge management since the mid-1990s.

+++ Versión española +++

Todos las conocemos, estas enormes memorias anuales de más de cien páginas, repletas de gráficos, tablas y un montón de información super útil, y todo eso incluso viene perfectamente traducido a todos los idiomas de la conferencia o la empresa. Increíble, ¿verdad? El único problema con el que nos encontramos ahora es el de saber cómo manejar esta inmensa cantidad de información valiosa, tanto en cabina como a la hora de prepararnos para la conferencia. Copiar y pegarlo todo en dos (o más) columnas de una tabla Excel a duras penas nos funcionaría, con tantos gráficos, tablas y demás cosas. Tampoco serviría de mucho alinearlo en una memoria de traducción, dado que los pdfs no tienen fama de alinearse bien.  Entonces imprimirlo todo y colocarlo sobre la mesa en cabina? Pues no, a no ser que la cabina sea de tamaño XXL.

La última vez que me encontré con este problema, este verano, nuestro querido compañero Ignacio Hermo se puso a buscar la herramienta mágica en internet, y – ¿como ven? – la encontró: A-PDF N-up Page, un programa que no sólo combina varios documentos tipo pdf en uno (colocándolos uno tras otro) sino que los ordena de tal forma que las páginas en los diferentes idiomas aparecen una al lado de la otra. Queda bien bonito y nos sirve perfectamente para leer en varios idiomas en paralelo y consultar este enorme corpus de texto como enciclopedia específica de esta conferencia en particular.

Después de haber instalado el programa, puede ser que tenga que ir a Option/Settings/Page Range una vez y activar „merge all PDF files to one …“. Después resulta facilísimo usar esta herramienta: Simplemente se seleccionan los archivos usando el botón „Add File“ de arriba y se pincha en el botón „N-up Page …“ de abajo – y ya se arma el archivo multilingüe.

N-Up_1 small

El resultado es un documento tipo pdf en donde aparecen las dos versiones lingüísticas una al lado de la otra:

PDF merged English Spanish

Evidentemente, esto también funciona con presentaciones tipo Powerpoint o cualquier otro formato mientras se convierta en pdf primero.

Y si se les ocurre visualizar más de dos idiomas a la vez (el único límite es el formato de la pantalla), simplemente tienen que combinar siempre dos con dos y luego, en un segundo paso, volver a unir los dos archivos bilingües (o uno bilingüe con uno monolingüe).

N-Up four filesN-Up three files

 

 

 

 

 

Así se ve el resultado trilingüe (para verlo más claro, hay que hacer clic en la imagen): 

DE EN ES merged

… y este es el archivo cuatrilingüe:

PDF merged EN DE ES FR

El programa también tiene una función llamada „4-Up“, pero ésta no coloca las páginas de tal manera que las diferentes versiones lingüísticas de una misma página aparezcan juntas. No es de sorprender, considerando que la idea del tool era la de reorganizar las páginas de un pdf normal como para poder imprimirlo como libro. Al programarlo, nadie tenía en mente las necesidades de los intérpretes de conferencias.

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La autora:
Anja Rütten es intérprete de conferencias autónoma para alemán (A), español (B), inglés y francés (C), domiciliada en Düsseldorf/Alemania. Se dedica al tema de la gestión de los conocimientos desde mediados de los años 1990.

Digital dementia and conference interpreters – article published in Multilingual July/August 2015

DigitalDementiaMultilingual Preview

To read this article on effects of digitalisation on conference interpreters‘ memory and learning habits, please follow the link to multilingual.com (English only).

 

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About the author
Anja Rütten is a freelance conference interpreter for German (A), Spanish (B), English (C) and French (C) based in Düsseldorf, Germany. She has specialised in knowledge management since the mid-1990s.

 

 

Shared glossaries in Google Docs – How to make them work for everyone | Team-Glossare in Google Docs – So wird’s was

 

+++ for English see below +++

Team-Glossare in Google Docs – So wird’s was

Als unsere liebe Kollegin Leonie Wagener 2012 im Rahmen ihrer Masterarbeit eine Erhebung zur vorbereitende Terminologiearbeit unter Konferenzdolmetschern durchführte, gaben 93 % an, zumindest in der Kabine nie ihre Terminologie in Google Docs zu bearbeiten. Mittlerweile ist die gemeinsame Vorbereitung eines Einsatzes in einem gemeinsamen Online-Glossar schon beinahe State of the Art. Die Vorteile liegen auf der Hand:

Man spart Zeit, vor allem, wenn zunächst einmal alle ihre Termini ohne Entsprechungen eingeben und man die anderssprachigen Lücken in Teamarbeit ausfüllt, sprich jeder füllt zunächst die Lücken (der anderen), die er in seinem Wissensbestand ohnehin abrufbar hat. Fehler werden vermieden (Vier-Augen-Prinzip). Das gesamte Team hat den gleichen Wissensstand, alle sprechen „die gleiche Sprache“ und wissen auch um eventuell noch offene Fragen, die mit dem Kunden/Teilnehmern der Veranstaltung noch zu klären sind. (hierzu auch Leonies Beitrag im AIIC Blog).

Hinzu kommt bei sehr dichten Fachkonferenzen, dass man sich die Vorträge häufig aufteilt. In einem gemeinsamen Glossar hat dabei dennoch jeder Zugriff auf die Terminologie zu den jeweils anderen Vorträgen und kann darauf zumindest einmal einen Blick werfen und zur Not auch einspringen.

Abgesehen davon ist es einfach unterhaltsam und motivierend, sich „im Glossar zu treffen“ und live zu sehen, dass die Kollegen gerade auch dort herumhüpfen das Glossar wie von Geisterhand wächst. Und wie wir ja wissen, gibt es kaum etwas Besseres für eine tiefe Verarbeitung von Wissen als das Besprechen – hier vielleich eher „bechatten“.

Trotz dieser Litanei an Vorteilen begegnen aber viele Kollegen immer noch verhalten, wenn es darum geht, sich auf ein gemeinsames Online-Megaglossar einzulassen, und zwar teilweise zu recht. Oft ist es nur Gewohnheits- oder Geschmackssache, aber einige konkretere Vorbehalte habe ich im Folgenden zusammengestellt und versucht zu beantworten.

Kann ich vertrauliche Kundendaten der Cloud bzw. Google anvertrauen?

Zunächst einmal ist das Speichern bei Google (vorausgesetzt, man stellt die Daten nicht öffentlich) an sich nicht unsicherer als der Versand per E-Mail – bis auf die Tatsache, dass Google theoretisch „mitliest“. Grundsätzlich empfiehlt sich, Dateien nicht unbedingt nach dem Muster „XY AG – Vorstellung des neuen Glasreinigerpatents am 1.8.2015“, sondern eher „Reiniger“zu nennen und vor allem im Zweifel den Kunden vorher zu fragen. Eine weitere Lösung ist das Verwenden einer Verschlüsselungssoftware wie https://www.boxcryptor.com.

Mir ist so ein Riesenglossar viel zu unübersichtlich, ich weiß überhaupt nicht, was wo steht.

Wie in einer normalen Terminologiedatenbank auch, steht und fällt der Wert eines Gemeinschaftsglossars auch mit der Aussagekraft seiner „Tags“, also Kategorisierungen.

Gibt es mehrere Parallel-Teams, Konferenztage, Redner oder Themenbereiche, so empfiehlt es sich, dafür jeweils eine eigene Spalte zur Kennzeichnung anzulegen. Auch eine Kombination der Kriterien ist möglich, etwa Konferenztag und Redner in einer Spalte nach dem Muster „Mo – Schmidt, Mo – Müller, Di – Meier“. Der Mehraufwand ist nicht der Rede wert: Einmal getippt, kann man die entsprechende Kennung in die nächsten Zeilen einfach mit der Maus herunterziehen/-kopieren. So hat man dann gleich die nächsten Zeilen für die eigenen Einträge „reserviert“ und die Kollegen räumen ihre Einträge erst darunter ein. Wenn man Filter und Kategorien geschickt einsetzt, kann jeder Nutzer sich mühelos seine eigene persönliche Teilansicht des großen Teamglossars erstellen – hier findet Ihr auch ein zweiminütiges Erklär-VIDEO.

Es hat doch jeder seine eigenen wichtigen Termini. Kollegen schreiben oft Dinge ins Glossar, die mich gar nicht interessieren, und umgekehrt schreibe ich mir vielleicht Sachen auf, die andere lächerlich finden, aus Sorge, sie im Eifer des Dolmetschgefechts nicht abrufbar zu haben.

Hier bietet es sich an, jedem Teilnehmer eine „private“ Spalte zuzuweisen, in der er das markieren kann, was für ihn persönlich relevant ist oder zum Beispiel auf eine Kurzliste gehört. Die kann man sich dann für den eigenen Bedarf herausfiltern und womöglich sogar ausdrucken. Ganz abgesehen davon ist es hochinteressant zu sehen, wie fast schon lachhaft ähnlich sich die Aufzeichnungen unterschiedlicher Kollegen doch oft sind.

Wenn ich während des Arbeitens z.B. die Sprachen ausblende, die ich nicht brauche, oder nach einem bestimmten Redner filtere, können andere auf die ausgeblendeten Informationen nicht zugreifen. Wenn ich z. B. nach der Spalte „Deutsch“ sortiere, um nach Doubletten zu suchen, wird die ganze Reihenfolge durcheinandergeschmissen und jemand, der eigentlich gerade die Termini zu einem bestimmten Votrag eingeben wollte, ist völlig verwirrt.

Wenn wirklich viele Leute gleichzeitig in einem Glossar arbeiten, kann es praktisch sein, für die eigene Dateingabe oder für spezielle Sortierungen/Filterungen ein separates Datenblatt zu nutzen. Wenn die Tabellenstruktur identisch ist, kann man dort in Ruhe seine eigenen Einträge anlegen und diese dann nachher in das Gemeinschaftsglossar hineinkopieren, z.B. jedes Mal, wenn man einen Themenbereich oder einen Vortrag fertig bearbeitet hat. Dabei kann man dann auch störende Spalten ausblenden.

Es gibt auch eine große Auswahl von add-ons, die das Arbeiten mit großen Datenmengen erleichtern. So kann man mit EZ Query ein neues Datenblatt erstellen, das ähnlich einer Abfrage in MS-Acces ein Abbild der großen Gesamtdatenbank erstellt, in dem nur die Spalten gezeigt werden, die mich interessieren. Wenn ich bspw. in einem Team mit 10 Sprachen bin, kann ich für die Abfrage in der Kabine meine persönliche Ansicht zum Durchsuchen wählen, in der nur meine Sprachen und meine als relevant gekennzeichneten Einträge sichtbar sind. Wenn jemand in der Haupttabelle etwas ändert, sehe ich es in meiner personalisierten Ansicht auch in Echtzeit.

Insgesamt überwiegen meiner Einschätzung nach die Chancen dieser Form der Zusammenarbeit, um bei immer fachlicheren Konferenzinhalten und immer knapperen Vorlaufzeiten weiter auf hohem Niveau areiten zu können. Mich würde sehr interessieren, wie die gängige Praxis bei anderen Kollegen aussieht – ich freue mich auf Kommentare!

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Über die Autorin:
Anja Rütten ist freiberufliche Konferenzdolmetscherin für Deutsch (A), Spanisch (B), Englisch (C) und Französisch (C) in Düsseldorf. Sie widmet sich seit Mitte der 1990er dem Wissensmanagement.

+++ English version +++

Shared glossaries in Google Docs – How to make them work for everyone

When, back in 2012, our colleague Leonie Wagener conducted a survey on preparatory terminology work in conference interpreting, 93 % of the respondents answered that they never used Google Docs for terminology management in the booth. Today, it seems, team preparation in the cloud by way of a shared mega-glossary is about to become state of the art.

The benefits are quite clear:  It saves time – your colleagues may know things you don’t know and the other way around, and with everyone feeding in their knowledge and filling in the missing bits, it’s just much less effort. Everything is double (triple …) checked and mistakes can be spotted more easily. The whole team has a common knowledge base, all interpreters speak the same language and everyone is aware of any open questions waiting to be sorted out (also see Leonie’s AIIC blog article).

Furthermore, you have these highly technical conferences crammed with presentations where the only way to get through preparation is by assigning to each interpreter his or her share of speeches. By working in a common glossary, you can still make sure that everyone gets at least a glimpse of what the other speeches are about so as to be able to jump in if need be.

Apart from that, it is good fun to see your glossary grow as if by magic and to „meet in the glossary“, seeing your colleagues jump about from one cell to the other. And then of course, there is nothing better than discussing things in order to really understand them and process them deeply, which is exactly what you end up doing when working in a common file, using the chat function or simply a comment field.

However, some colleagues still have their doubts when it comes to putting all their effort into these mega glossaries in the cloud, understandably so to a certain extent. Sometimes it is just a matter of taste or habit, but as to the more specific questions or doubts I have heard people mention so far, I have tried to summarise them below and provide possible solutions:

Is it safe to store my customers‘ confidential data in the cloud or with Google?

First of all, storing files in Google Docs (provided you don’t store them publicly, but with restricted access) is as safe as sending them around by e-mail – apart from the fact that Google can read your data. We know that some customers even refuse to send their files to a gmail address, so in any case it is good to double-check with them. Also, it is a good idea not to name your files „XY Corp. – Presentation of the new glass cleaning patent on August 1st, 2015“, but rather make it „cleaning“ or „glass“. Another possible solution might be the use of special encryption software like https://www.boxcryptor.com.

You get lost so easily in these huge glossaries, I just can’t find my way around there. I prefer to see what I need at one glance.

Just like in any (terminology) data base, the more „tags“ (labels) each entry has, the more useful becomes the data base. If, on your three-day, six-language conference, there are several teams working in parallel with many speakers or subjects in each session, then it may be useful to use special columns to indicate the day/speaker/session/subject, or a combination thereof (like „Monday – Miller, Tuesday – Matt“). Technically, the effort is not worth mentioning: Once you have typed this kind of category in one cell, simply drag & copy it to all the cells below in the same column. This way, you can „reserve“ the next couple of lines for your entries and the colleagues use those further below. The smart use of categories and filters is not too complicated and helps everyone to create their own customised view of the big master glossary – here’s a 2 minute VIDEO to illustrate it.

Each of us has their own important terms-to-remember. My colleague writes things into her glossary I would never dream of noting down, and I am sure that she would laugh at the ridiculous things I put into mine, just for the sake of feeling safer. 

It may turn out useful to have an individual „private“ column for each user where they are free to mark any terms that are relevant to them (or open questions etc.) to enable everyone in the team to filter their customised shortlists and even print them. The one thing to really laugh about is to see how much the glossaries of different colleagues for the same conference can look alike.

What with all this hiding, sorting and filtering, my colleagues will freak out if, while they are just busy entering terms, I start hiding their language columns, applying filters or changing the sorting order right under their noses.

When there are really many people working on the glossary at the same time, it may be useful, in order to avoid confusing other users when sorting or filtering, to temporarily copy the data from the „master“ sheet to a separate one. You might also wish to enter new terms for one speech in your private sheet first (e.g. hiding the language columns you don’t want to see) and then copy this batch to the big master glossary in one go. Just always make sure you have identical table structures so that you can copy your terminological entries (lines) back and forth from your personal sheet into the master glossary, which is the one where you keep all the data up to date.

There are also a great many add-ons that allow you to work with complex team glossaries more comfortably. With EZ Query, for example, you create a new sheet that, just like a query in MS-Access, shows a pre-defined selection of the data contained in the big master table. You can include just the columns you are interested in (e.g. hiding language or other columns irrelevant to you) and even filter for certain criteria, like only those entries you have marked as important. As soon as someone changes something in the master table, you will see it in your customised table in real time.

All in all, much more chances than risks to keep up with ever more specific conference subjects and short-notice preparation. I would be really interested to know more about the common practice of other colleagues – feel free to post a comment!

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About the author
Anja Rütten is a freelance conference interpreter for German (A), Spanish (B), English (C) and French (C) based in Düsseldorf, Germany. She has specialised in knowledge management since the mid-1990s.

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References

Wagener, Leonie (2012): Masterarbeit zum Thema „Vorbereitende Terminologiearbeit im Konferenzdolmetschen unter besonderer Berücksichtigung der Zusammenarbeit im Dolmetschteam“

Wagener, Leonie (2014): Conference preparation 2.0. http://aiic.net/page/6650/conference-preparation-2-0/lang/1

Booth-friendly terminology management: Intragloss – the missing link between texts and glossaries|die Brücke zwischen Text und Glossar

Intragloss

+++ for English see below +++

Wer schon immer genervt war von der ständigen Wechselei zwischen Redetexten/Präsentationsfolien einerseits und dem Glossar andererseits, der hat jetzt allen Grund zu jubilieren: Dan Kenig und Daniel Pohoryles aus Paris haben mit Intragloss eine Software entwickelt, in der man direkt aus dem Text Termini in sein Glossar befördern kann und das einen neuen Text mit einem vorhandenen Glossar abgleicht, gefundene Termini im Text hervorhebt und die anderssprachige Entsprechung in einem kleinen Kommentarfeld im Text anzeigt. Das Programm ermöglicht auch die parallele Anzeige von Original und Übersetzung, ferner ist eine Internetsuche in Portalen wie Linguee, IATE, Wikipedia etc. eingebaut. Fazit: Jede einzelne dieser drei „Killer-Funktionen“ ist für sich schon ein Kaufargument!

– Intragloss läuft momentan nur auf Mac, eine Windows-Version ist in Entwicklung (man kann sich als Beta-Tester registrieren!).

– Kosten: Sonderangebot bis 10. Juli 2015: 49 $ für das erste Jahr, danach bei Vertragsverlängerung 219 $/1 Jahr, 309 $/2 Jahre, 359 $/3 Jahre (Regulärer Preis: 49 $/Monat, 99 $/3 Monate, 269 $/1 Jahr)

Mehr zu dolmetschfreundlichen Terminologieprogrammen findet Ihr in der Übersichtstabelle TermTools für Dolmetscher.

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Über die Autorin:
Anja Rütten ist freiberufliche Konferenzdolmetscherin für Deutsch (A), Spanisch (B), Englisch (C) und Französisch (C) in Düsseldorf. Sie widmet sich seit Mitte der 1990er dem Wissensmanagement.

+++ English version +++

If you are fed up with constantly jumping back and forth between your glossary and speech manuscripts or Powerpoint presentations, here’s a tool that will make your day: Intragloss, developed by Dan Kenig and Daniel Pohoryles from Paris, allows you to transfer terms from your text directly into your glossary, checks new texts against existing glossaries and highlights glossary terms that have been found in the text, adding its translation in a small comment between lines. Furthermore, Intragloss includes a parallel display function of original text and translation and lets you search for terms in internet resources like linguee, IATE, Wikipedia and the like. In short: Intragloss offers three killer functions, which each of them make this program worth trying.

– Mac-only; a Windows version is currently being developped (you can register as a beta tester!).

– Price: Special offer valid until July 10, 2015: 49 $ for the first year, then renewal 219 $/1 year, 309 $/2 years, 359 $/3 years (regular price: 49 $/month, 99 $/3 months, 269 $/1 year)

For more information about terminology management for interpreters, see this Summary table terminology tools for interpreters.

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About the author:
Anja Rütten is a freelance conference interpreter for German (A), Spanish (B), English (C) and French (C) based in Düsseldorf, Germany. She has specialised in knowledge management since the mid-1990s.

Summary table of terminology tools for interpreters | Übersichtstabelle Terminologietools für Dolmetscher | cuadro sinóptico de programas de gestión de terminología para intérpretes

This is an overview of all the terminology management tools for conference interpreters that I am aware of. I will try to keep the information in the table up to date. If there is anything wrong, feel free to post a comment!

Dies ist eine Übersicht über alle Terminologieverwaltungstools für Konferenzdolmetscher, die mir bekannt sind. Ich versuche, die Informationen immer auf dem neuesten Stand zu halten. Wenn mir etwas entgangen ist, freue ich mich über eine Kommentar.

Esta lista contiene todos los programas de gestión de terminología para intérpretes de conferencias que conozco. Intentaré mantener esta tabla actualizada. Si encuentran algún error o si falta algo, no duden en publicar un comentario.

Program by runs on pricing blog article
Flashterm.eu Eisenrieth Dokumentations GmbH Windows, Mac, iOS and browser-based solo edition with special interpreter module available in 2018 for 499 € (demo version on request market snapshot part 3
Glossarmanager Glossarmanager GbR/Frank Brempe, Bonn Windows free of charge Glossarmanager review
Glossary Assistant Reg Martin, Switzerland tablets running Android 4.1 or later, phones running Android 4.2 or later, Windows based PC free of charge market snapshot part 2;

Interview with Reg Martin on LangFM

Interplex Peter Sand, Eric Hartner, Geneva Windows, Mac, iOS free demo, full license 75 $, student discount, university license free upon agreement; Interplex for ipad 19,99 $, Interplex lite for iphone (viewer) free market snapshot part 1
InterpretBank Claudio Fantinuoli, Germersheim Windows and iOS; access to glossaries from Android/iOS mobile devices free demo, full license: 119 € plus VAT, 50 % student discount, free demo lincence for universities, 29 € upgrade InterpretBank 4 review

market snapshot part 1

Interpreters’ Help Benoît Werner and Yann Plancqueel, Berlin, Paris all (browser-based), additionally Boothmate for Windows, Mac OS X and ipad free public glossaries + one private glossary;  pro version 19.99 €/month; free education plans market snapshot part 2;

Review by Alex Drechsel

http://www.adrechsel.de/langfm/interpretershelp

Intragloss Dan Kenig and Daniel Pohoryles, Tel Aviv/Paris Mac; Windows-version expected 49 $/month, 99 $/3 months, 269 $/1 year Intragloss – the missing link;

Interview with Dan Kenig on LangFM

Review by Josh Goldsmith

Lookup Christoph Stoll, Heidelberg Windows free of charge market snapshot part 1
Terminus Nils Wintringham, Zürich Windows (for W8, don’t use the default installation folder) CHF 148 plus VAT, 50 % off for academia, free demo with limited number of entries  market snapshot part 1

Generic database or spreadsheet programs:

Program by runs on price blog article
Excel Microsoft Windows, Mac e.g. Office 395 Personal 69.99 € per year including Access (for 1 PC/Mac plus 1 tablet) Excel and Access – any good for the booth?
Access Microsoft Windows, Mac, Android, iOS e.g. Office Home and Student 139.00 € (once for 1 PC) or Office 395 Personal 69.99 € per year including Access (for 1 PC plus 1 tablets) Excel and Access – any good for the booth?
LibreOffice Base The Document Foundation Windows, Linux, Mac OS X; Viewer for Android free of charge
LibreOffice Calc The Document Foundation Windows, Linux, Mac OS X; Viewer for Android free of charge
Filemaker FileMaker, Inc., (Apple Inc. subsidiary) Windows, Mac, iOS 329.00 $
Google Sheets Google all (browser-based) free of charge  Shared Glossaries in Google Docs
TapForms Tap Zapp Software Inc.; Calgary, Canada Mac und iOS Mac 34.99 $, ipad 9.,99 $, iphone 8.99 $ Phil Demay I-interprètes (in French)

Screencast by Alex Drechsel

Airtable Airtable, San Francisco all (browser-based); App for iOS and Android (beta) up to 1500 lines per database free of charge, up to 5000 for 12 $/month, up to 50 000 für 24 $/month Airtable – a great Google Sheets replacement

www.termtools.dolmetscher-wissen-alles.de
© Anja Rütten

Booth-friendly terminology management – Flashterm.eu

Flashterm Suchergebnis

+++ for English see below +++

Wer – womöglich auch fürs Übersetzen – eigentlich lieber eine „richtige“ Terminologieverwaltung hätte, die obendrein aber noch kabinenfreundlich ist, der sollte einmal bei Flashterm von der Eisenrieth Dokumentations GmbH vorbeischauen. Flashterm basiert auf Filemaker und bietet die Klassiker der Eintragsmöglichkeiten wie Sachgebiete, Synonyme, Kontext usw. , aber auch das Anlegen von bis zu 10 persönlichen Merklisten, integrierte Wikipediaabfrage und vieles mehr. Die Abfrage ist sehr komfortabel (ignoriert natürlich Akzepte und dergleichen) und wird fürs Simultandolmetschen noch besser, wenn man das Interpreter-Modul dazukauft. Bei der Darstellung der Suchergebnisse werden (nebst Definition in der Ausgangssprache) die Benennungen in allen Zielsprachen angezeigt (zehn passen mindestens in die Anzeige). Insgesamt deutlich mehr als nur eine zweidimensionale Tabelle (auch „Glossar“ genannt). Funktioniert für 195 Sprachen – da müsste eigentlich für jeden was dabei sein!

– verfügbar für PC und Mac, ipad/iphone und browser-basiert
–  Solo-Edition derzeit kostenlos (Jubiläumsangebot)
– zusätzliches Interpreter-Modul für 299 EUR

Mehr zu dolmetschfreundlichen Terminologieprogrammen findet Ihr in den beiden Vorgängerbeiträgen:
Booth-friendly terminology management programs for interpreters – a market snapshot (LookUp, Interplex, InterpretBank)
Booth-friendly terminology management revisited – 2 newcomers (Interpreters‘ Help, Glossary Assistant)

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Über die Autorin:
Anja Rütten ist freiberufliche Konferenzdolmetscherin für Deutsch (A), Spanisch (B), Englisch (C) und Französisch (C) in Düsseldorf. Sie widment sich seit Mitte der 1990er dem Wissensmanagement.

+++ English version +++

If what you are after is „real“ terminology management – e.g. because you double as a translator – but the program should still be booth-friendly, then you should definitely meet Flashterm by Eisenrieth Dokumentations GmbH. Flashterm is based on Filemaker and has the typical entry options like subject area, synonyms, context etc., but you can also create up to 10  personal memory lists, it has integrated Wikipedia query and much more. The query function is very handy (ignores accents and the like) and gets even better if you buy the supplementary „Interpreter“ module, wich offers an optimised search interface for the booth. Search results are displayed with the definition in the source language plus the equivalent terms in all your target languages (at least ten fit on the screen). All in all, this is much more than a two-dimensional table (aka „glossary“). It works with 195 languages, so I suppose it suits pretty much every taste.

– available for PC and Mac, ipad/iphone and browser-based
– Solo Edition free of charge at the moment (special anniversary promotion)
– supplementary „Interpreter“ module for 299 EUR

For more information about terminology management for interpreters, see previous articles on the subject:
Booth-friendly terminology management programs for interpreters – a market snapshot (LookUp, Interplex, InterpretBank)
Booth-friendly terminology management revisited – 2 newcomers (Interpreters‘ Help, Glossary Assistant)

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About the author:
Anja Rütten is a freelance conference interpreter for German (A), Spanish (B), English (C) and French (C) based in Düsseldorf, Germany. She has specialised in knowledge management since the mid-1990s.

Not-To-Do Lists and Not-To-Learn Words

not to learn - nicht lernen

+++ For English see below +++

To-Do-Listen sind eine feine Sache: Einmal aufgeschrieben, kann man lästige Aufgaben zumindest zeitweilig des Gedächtnisses verweisen, und überhaupt ist man viel organisierter und effizienter. Ich zumindest gieße seit Ewigkeiten alles, was nicht bei drei auf den Bäumen ist, in eine Excel-Tabelle – seien es nun Geld, Arbeit, Adressbuch oder die Weihnachtsgeschenke der gesamten Familie.

Die ultimative Glückseligmachung des Selbstmanagements aber sind nicht die Listen, die uns sagen, was zu tun ist, sondern die Not-To-Do-Listen. Sie entschlacken unseren Alltag und schaffen erst die Freiräume für die wichtigen Dinge des Lebens. Die wichtigen Dinge des Lebens und Not-To-Do-Listen sollen aber mein Thema gar nicht sein, denn damit haben sich andere schon viel qualifizierter auseinandergesetzt, so etwa Pat Brans im Blog des Forbes-Magazin oder Timothy Ferriss, Autor des Buchs „Die 4-Stunden-Woche“.

Mich als Dolmetscherin erinnert dieser Ansatz nur unweigerlich an ein Prinzip, auf dem ich in Seminaren für Konferenzdolmetscher seit Jahren gerne herumreite, nämlich der Kosten-Nutzen-Abwägung bzw. Selektion beim Vokabellernen – zeitgeist-adäquat nun auch „not-to-learn words“ genannt. Das Prinzip bleibt das Gleiche: Regelmäßig ziehen wir bis an die Zähne vorbereitet in den Dolmetscheinsatz, im Gepäck Glossare (hoffentlich eher Datenbanken) mit lässig an die 100 bis 400 Termini. Aber alle auswendig lernen, womöglich so stark automatisiert, dass sie uns auch unter kognitiver Belastung mühelos einfallen? Manchmal eher nicht wirklich. Zumal nicht selten nur die Hälfte der vorbereiteten Terminologie überhaupt zum Einsatz kommt. Folglich ist es eine gute Idee, einen Teil der Terminologie von vorneherein bewusst auf die Nicht-Lernen-Liste zu setzen, statt die Entscheidung dem Zufall zu überlassen, an welche Termini wir uns nun im entscheidenen Augenblick erinnern. Um Kandidaten für diese Liste zu erkennen, kann man sich an drei Kriterien orientieren (oder in Huffington-Post-Deutsch: „Drei Wege, wie Sie Ihre persönlichen Not-To-Learn Words erkennen und damit Ihr ganzes Leben revolutionieren“):

– Man kann sie sich beim besten Willen nicht merken. Wenn es aber sein muss und die „zirkulierende Wirbelschichtverbrennung“/“circulating fluidized bed combustion“/“combustión en lecho fluidizado circulante“ nunmal ein zentraler Begriff ist, besser aufschreiben und immer gut sichtbar platzieren. Gut abgelesen ist allemal besser als schlecht gelernt.

– Kein Mensch weiß, wie wahrscheinlich es ist, dass dieser Begriff in der heutigen Konferenz und im restlichen Leben überhaupt je eine Rolle spielen wird. Besser abrufbar schriftlich/digital mitführen. Dabei macht es natürlich einen Unterschied, ob der Kontext für das „Schleierkraut“ im Blumenstrauß für die Vorsitzende zu suchen ist („lovely flowers!“) oder in einem Botanikerkongress („babies‘ breath, Gypsophila paniculata“).

– Lässt sich zur Not improvisieren. Ein Negativbeispiel hierfür wären militärische Ränge. Wenn aus Oberstleutnant Meyer „el Señor Meyer“ wird, macht das nicht unbedingt einen schlanken Fuß. Unersetzbares also besser lernen.

Und das Lustigste daran: Bestimmt sind es genau die Begriffe, die auf der Not-To-Learn-Liste stehen, die man unweigerlich doch im Kopf hat. Denn am Ende gilt eben immer: Dolmetscher wissen alles.

 

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To-do lists are just lovely: Once you have put all nasty tasks down there, you can forget about them for a while and, what’s more, be just perfectly organised and highly efficient. I have been putting anything into spreadsheets for ages, be it money, jobs, my address book or the whole family’s Christmas gifts.

If, however, you want to go the extra mile on your way to happiness and self-management, you will most probably not want lists to tell you what you have to do, but rather what not to do – the famous “not-to-do lists”. They help to prune your daily life and leave room for what really matters. Now I am not the right person to tell you what really matters in life or how to handle not-to-do lists, as other more qualified people have done so before, such as Pat Brans on the Forbes magazine’s blog or Timothy Ferriss, author of the book „The 4-Hour Workweek“.

But still … these not-to-do lists remind me of something I have been dwelling upon for years in conference interpreting seminars: the principle of cost-benefit ratios and selection when it comes to learning vocab for a job – now probably to be called „not-to-learn words“. The principle remains the same: We often go to work prepared to the teeth, easily carrying with us some 100 to 400 terms in our glossaries (or, hopefully, rather data bases). But have we learnt them all by heart, ideally to a degree that makes us spit them out automatically in the right moment, even under cognitive load? Well, rather not, sometimes. And quite understandably so, as it occurs that half of the terminology prepared is not applied after all. Accordingly, it is a good idea to discard some of the terminology-to-be-learnt in advance and put it on your not-to-learn word list instead of relying on being lucky enough to retain the decisive terms. There are some criteria to identify the right candidates for your not-to-learn words (or, to put it in Huffington Post style: Three life-changing ways of creating your personal not-to-learn word list):

– You just cannot bring yourself to memorising this word (or expression). Now, if they really insist on talking about „zirkulierende Wirbelschichtverbrennung“/“circulating fluidized bed combustion“/“combustión en lecho fluidizado circulante“ all day, make sure to write it down and place it somewhere visible at all times. Better well read than badly remembered.

– You have no idea about how likely this term is to ever pop up in your conference or your life at all. Better have it with you on paper or computer. Of course, it makes a difference whether the “babies‘ breath“ or Gypsophila paniculata turns up in the context of a botanical congress („Schleierkraut“) or in the bunch of flowers the president receives for her birthday (“tolle Blumen!”).
– If necessary, you might get away with an impromptu solution. A negative example of this is military ranks, which just can’t be invented. And if Lieutenant Meyer becomes „el Señor Meyer“, this will not exactly make you shine as an interpreter. You better learn the irreplaceable.

And the funny thing is that, at the end, you are bound to remember exactly the terms you put on the not-to-learn list. After all, interpreters just know it all.

Organise your meeting documents with MS-OneNote – Sitzungsunterlagen perfekt im Zugriff mit Onenote

+++ for English see below +++

Warum scheuen viele Dolmetscher eigentlich davor zurück, völlig papierfrei in die Kabine zu gehen, und wechseln lieber zwischen einem Stapel ausgedruckter Dokumente auf der einen Seite und einem Computer als reine Vokabelsuchmaschine auf der anderen Seite hin und her? Ich vermute, der Grund ist dieser:

Cluttered Desktop
Dokumentenchaos auf dem Computerbildschirm – zum Vergrößern klicken

Man kann einfach nie sicher sein, dass man das richtige Dokument zu richtigen Zeitpunkt auf dem Bildschirm hat. Aber – Ihr ahnt es bereits – auch für dieses Problem gibt es eine App! Das Notizprogramm OneNote von Microsoft ermöglicht es, Informationen aus verschiedensten Quellen an einer Stelle übersichtlich darzustellen, seien es Word-/Excel-/Powerpoint-Dateien, PDFs, gescannte Dokumente, Webseiten oder auch handschrifliche Notizen.

Ein Notizbuch mit dem Namen „Conference A“ kann beispielsweise in die Abschnitte Day 1, Day 2 und Day 3 gegliedert werden, die über die Reiter oben erreicht werden. Innerhalb jedes Abschnitts, also für jeden Konferenztag, kann man dann beliebig viele „Seiten“ anlegen – das sind die hübschen Registerreiter rechts an der Seite.

OneNote Bespielstruktur - zum Vergrößern klicken
OneNote Bespielstruktur – zum Vergrößern klicken

 

Dabei ist eine Seite anders als in der Textverarbeitung in der Länge nicht begrenzt auf ein bestimmtes Papierformat. In eine Seite kann man mehrere Dokumente einfügen, die dann untereinander erscheinen. Also bspw. unter „Agenda“ nicht nur die Tagesordnung, sondern auch andere Sitzungsinformationen wie etwa die Teilnehmerliste oder die Teamaufstellung. Selbst ganze Webseiten lassen sich einlesen. Gerade diese Woche noch habe ich ein 30-seitiges Excel-Glossar plus sechs Powerpoint-Präsentationen mit OneNote gebändigt.

OneNoteInsert
OneNote Einfügefunktion – zum Vergrößern klicken

Einmal in OneNote eingefügt, lassen sich die Texte und Abbildungen hervorragend bearbeiten, farblich hervorheben, bekritzeln und mit Textfeldern versehen.

OneNote Ttext bearbeiten - zum Vergrößern klicken
OneNote Ttext bearbeiten – zum Vergrößern klicken

 

Sehr charmant ist die Suchfunktion. Man kann sämtliche Sitzungsdokumente auf einen Schlag durchsuchen (STRG+E), aber am meisten beeindruckt hat mich, dass die Suchfunktion auch Zeichenketten in Bilddateien erkennt, das heißt OneNote hat eine eingebaute optische Zeichenerkennung (OCR). So können auch gescannte oder abfotografierte Dokumente optimal ausgeschlachtet werden.

OneNote PictureFileSearch
OneNote Suchfunktion – zum Vergrößern klicken

 

Wer ein MS-Office-Paket gekauft oder abonniert hat, bekommt OneNote kostenfrei dazu. Ansonsten kann man es separat kaufen. Für wen das nicht in Frage kommt, für den könnte das kostenlose Evernote oder auch Laverna eine Alternative sein. Letzteres erfordert nicht einmal eine Registrierung und wird vor allem mit der vertraulichen Umgang bzw. der Verschlüsselung der Daten.

Alle drei Programme ermöglichen die Speicherung in der Cloud und den Zugriff auf die Notizbücher von Computer und mobilen Geräten.

Wie immer freue ich mich über Eure Erfahrungsberichte!

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Why do many interpreters still shy away from going into the booth with no printed paper at all and prefer alternating between a pile of paper on the one side and their computer serving as a mere vocab-searching device on the other? I suspect the reason is as follows:

Cluttered Desktop – click to enlarge

You just never feel safe bringing the right document to the screen at the right moment. But – guess what – there is an app (if not a fully-fledged program) for that! Microsoft’s note-taking software OneNote enables you to organise and visualise information from different sources in one „notebook“, be it Wword, Excel, Powerpoint or pdf files, scanned documents, website or handwritten notes.

For example, a notebook named „Conference A“ can be subdivided in sections Day 1, Day 2 and Day 3, which can easily be accessed by clicking on the tabs above. Within each section (or conference day) you can create many different pages, which can be seen on the right hand side, e.g. one for the agenda, one for each presentation and one for glossaries.

OneNoteStructure
OneNote sample structure – click to enlarge

 

A „page“ in OneNote, unlike word-processing, is not limited in length to a paper format. You can add many different documents to one page which will then be displayed one after the other. So within the page named „Agenda“, you might well add the list of participants or your team sheet below. It is even possible to insert complete websites. Just this week I have handled a spreadsheet glossary of 30 pages plus six powerpoint presentations in OneNote.

OneNoteInsert
OneNote insert elements – click to enlarge

 

Once a document has been inserted into OneNote, texts, graphs and pictures can be highlighted, underlined, scribbled on and text elements added.

OneNote Draw
OneNote draw and highlight – click to enlarge

 

What I find most enticing is the search function. All the documents of one notebook can be searched in one go (CTRL+E), even (which is what impressed me most) image files. OneNote finds strings of characters in scanned documents, i.e. it has an optical character recognition included. So scans and photographs can be exploited to the utmost.

OneNote PictureFileSearch
OneNote search function – click to enlarge

 

Those of you who have a Microsoft Office license will get OneNote for free. Otherwise, it can be bought separately, or else you might try Evernote or Laverna instead, which are free of charge. The latter does not even require registration and encrypts your data for confidentiality.

All three solutions provide cloud storage and access both from your computer and mobile devices.

As usual, I will be happy to read about your experience!