How to measure the efficiency of your conference preparation

Half of the time we dedicate to a specific interpreting assignment is often spent on preparation. But while many a thought is given to the actual interpreting performance and the different ways to evaluate it, I hardly ever hear anyone discuss their (or others‘) preparation performance. However, if we want to be good information and knowledge managers rather than mere information and knowledge workers, we need to close the management cycle and put extra effort into checking if our work serves its purpose and making possible adjustments to optimise it.

Efficiency being the ratio between input and output (how much do you spend to make a dollar?), the question now is what to measure in the first place. Admittedly, the efficiency of information and knowledge work is not the easiest thing to measure. Apart from the fact that whilst interpreting we have other things to worry about, it is hard to tell the difference between the way we actually interpret and the way we would have done without the most essential part of our information work, i.e. preparation. Strictly speaking, previous work experience and knowledge acquired outside the interpreter’s professional life also count as „preparation“ and can even be more helpful than preparation in the stricter sense.

To put the concept of efficiency of information and knowledge work in conference interpreting into measurable terms, it could be reduced to the following question:

How much time do you spend to make a useful information unit?

As it happens, back in 2006 I conducted a case study to check exactly this: a conference interpreter’s preparation effort in relation to its usefulness. As a baseline, I decided to use the terminology prepared for a technical meeting, assuming that this is what comes closest to a quantifiable amount of information. Even if preparation is not all about terminology (or glossaries), it is an important part, and if it is well done, it covers semantics and context information as well.

So in order to get a number representing the output, I simply counted all the terminological units prepared for one meeting (376) and afterwards had the interpreter count those units that actually came up in the meeting (197) so that the terms prepared „in vain“ could be deducted. I then calculated the percentage of the used terms in relation the total amount of elaborated terms, the so called usage rate. In the case study the overall usage rate at the conference at hand was 52%. The usage rate of terminology from a previous conference of the same client about the same subject was 48 % (81 out of 168 terminological units). This has of course no statistical significance whatsoever, but it can surely be a useful indicator for the individual interpreter. And interestingly, when repeating this exercise with my students from now and then, the results are usually of a similar order of magnitude.

Once the output (terms used) has been determined, it can be related to the input. Assuming that the input is mainly the time spent on preparing the terminological units that came up in the conference, this time is divided by the terms used in order to obtain the relative or average time spent per terminological unit. This value can be considered an approximation to the efficiency of the interpreter’s information work. In the case study the average time spent per term used was 5 minutes (9.5 hours for 113 terms). When repeating this exercise with students, this value usually ranges roughly from 1 to 10 minutes.

Such numbers of course merely serve to quantify the information work we do. In order to really complete the management cycle and find out in how far preparation could possibly be optimised, a closer look needs to be taken at the quality of information and knowledge gaps that occur during the interpreting assignment at hand and how they are or could be handled – which is a different story altogether.

References

Informations- und Wissensmanagement im Konferenzdolmetschen. Sabest 15. Frankfurt: Peter Lang. [dissertation] www.peterlang.net

About the author

Anja Rütten is a freelance conference interpreter for German (A), Spanish (B), English (C) and French (C) based in Düsseldorf, Germany. She has specialised in knowledge management since the mid-1990s.

Flashterm revisited. A guest article by Anne Berres

  +++ für deutsche Fassung bitte runterscrollen +++

One of everything, please!

Have you ever wished there was a terminology management system (TMS) that would provide all the functions you are looking for and prepare for the conference largely automatically? Wouldn’t that be splendid? You’d just have to type in the event’s title and the speaker’s name and the tool would sift through your existing terminology and the web, compile a list of useful terms – with their correct translations and including collocations, obviously – and present it to you as an audio file on your smartphone which you would “only” have to memorise. Thank you very much! We don’t yet have such a supertool but much is changing in the realm of TMS. This also holds true for flashterm.

Flashterm was designed to be used in enterprises, and most customers are large businesses. Its developer, Joachim Eisenrieth, does, however, find our profession very exciting and offered to create a new version for interpreters in which he would take my suggestions for improvement into consideration.

Naturally, I immediately came up with a tech shopping list: voice recognition, a field for collocations and 200 grams of fuzzy search, please. I’d also like a vocab learning mode – auditive, if possible – some nice and fresh terminology extraction mechanism – multilingual, please – and a simultaneous search in online dictionaries. But without the need for an internet connection, of course, and I’m afraid I can’t have the search slowing down.

None of the solutions on the market today is a panacea for all our woes, and the tools set different priorities. Flashterm focusses on knowledge management. This brings immense benefits because the tool stores very diverse data and lets us find and reuse terms more easily. It therefore provides useful features that most TMS targeted at interpreters lack:

  1. Most TMS for interpreters are term-based, which means that their structure is similar to a bilingual or multilingual dictionary. Flashterm, in contrast, is concept-based and can therefore be used as a kind of thesaurus where everything revolves around the meaning rather than the wording. This gives us the opportunity to store more relevant information.
  2. There are no collective data fields under a heading like “Additional information”. Every single piece of information has its allocated spot. This again enables us to use various filters, such as the admin and status filters. With their help we can quickly find abbreviations or acronyms, revise changes we made in the booth or have those terms displayed that still lack a target-language equivalent. Such filters do not only speed up the term search but also reduce the time needed for “tidying up” after the conference.
  3. Terms receive tags for the subject areas and projects they are to be allocated to, which we can use to our advantage to be a little more creative. Subject areas do not necessarily have to be limited to the traditional ones, e.g. “automotive”. We can also define subject areas for “speaker”, “slogan”, or “product line”, for instance. This way we could create a term entry for the speaker’s name, add a photo and details from their CV and allocate them to our project tag for this event. The CV info would then be stored together with the terminology and we would not have to switch in between different sources. Also, if the same speaker were to give a talk on a different occasion and the name rang a bell but we couldn’t quite remember where we heard it before, we could just search for the name in our database and would immediately receive information on past events. Just get creative!
  4. You can create internal links to other term entries which are likely to come up in the same context as the term you searched for. This can be very helpful in the booth and also during preparation to memorise information on the subject matter more effectively.

Joachim Eisenrieth and I have been able to add a few features that were not included in flashterm for businesses. How did we do this? Well, I’d usually express my desire for an, in my opinion, indispensable feature for interpreters and he’d get down to programming. Once the programming was done, I’d receive a new software version for testing, give feedback from an interpreter’s perspective and help detect bugs. This would go on until the feature ran flawlessly.

From a developer’s perspective, the most challenging programming task was probably designing an import and export feature that could be easily used even by non-techies. The data import and export used to be offered exclusively as a service by Eisenrieth Dokumentations GmbH but now interpreters can import all the information they have in their existing glossaries themselves via Excel. And this includes definitions, grammar details, context, subject areas, project allocation etc. Even if you wanted to use flashterm only for the booth, and otherwise preferred Excel, you could keep on using Excel to compile your glossary and then simply import it.

Of course, entries can also be created directly in flashterm. The interpreter version now includes fields for collocations and pronunciation so that the information is displayed right next to the term.

This description might be a little too theoretical but if you have a look at the user interface, you will understand why flashterm offers so many features and is still easy to use. The user interface is unbelievably intuitive, well structured and you can learn how to use the software in only a day. As an additional plus, the user interface can be reduced to a simple bilingual dictionary view should you prefer this in the booth. In accordance with current trends, flashterm can be used just as well on tablets and on the iPhone. Of course, that’s brilliant for assignments where you need to be mobile.

If you want to know more about flashterm, feel free to get in touch with me or visit one of my (free-of-charge) webinars or even just contact Joachim Eisenrieth directly for a trial version.

Anne Berres: kontakt@ab-dolmetschen.de
www.ab-dolmetschen.de
+49 17645844081

Joachim Eisenrieth: joachim.eisenrieth@edok.de
https://www.flashterm.eu/

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Einmal mit Allem, bitte!

Wer kennt es nicht – die Suche nach dem einen Terminologiemanagementsystem (TMS), das alle Funktionen bietet, die man sich wünscht und einem die Konferenz, wenn möglich, weitestgehend automatisch vorbereitet. Wäre das nicht fantastisch? Ein Tool, bei dem man den Titel der Konferenz und den Namen des Redners eingibt, das Tool durchforstet dann automatisch den eigenen Terminologiebestand sowie das Internet auf brauchbare Vokabeln mit deren Übersetzung in die gewünschten Sprachen, extrahiert von alleine noch die passenden Kollokationen und bereitet uns diese Infos als Audiodatei auf, die wir natürlich über das Smartphone abrufen können und dann „nur“ noch zu lernen brauchen. Ganz so weit sind wir leider noch nicht, doch im Bereich der TMS tut sich tatsächlich Einiges. So auch bei flashterm.

Das Tool war ursprünglich auf Terminologiemanagement in Unternehmen ausgerichtet und zieht auch hauptsächlich Unternehmenskunden an. Doch der Entwickler, Joachim Eisenrieth, findet auch die Dolmetschertätigkeit sehr spannend und hat angeboten, mit meinen Verbesserungsvorschlägen eine neue Dolmetscherversion auf den Markt zu bringen.

Das war der Startschuss für das große Wunschkonzert: einmal bitte mit Spracherkennung, Anzeige von Kollokationen und fehlertoleranter Suche, aber bitte ohne das Programm zu verlangsamen, dann noch bitte Lernmodus, am besten auditiv, automatische Termextraktion, in mehreren Sprachen natürlich, und gleichzeitiger Suche in Online-Wörterbüchern, aber bitte ohne eine Internetverbindung zu benötigen.

Die eierlegende Wollmilchsau gibt es heute noch nicht und die verschiedenen Anbieter setzen ihre Prioritäten unterschiedlich.

Flashterm hat sein Hauptaugenmerk auf dem Wissensmanagement. Dies hat zum Vorteil, dass verschiedenartigste Informationen verwaltet werden können und die Auffindbarkeit von Termini sowie deren Wiederverwendbarkeit erleichtert werden. Es gibt zahlreiche Elemente, die flashterm zu einer wahren Wissensdatenbank werden lassen, die andere dolmetschorientierte TMS nicht derart anbieten:

  1. Die meisten Terminologietools für Dolmetscher sind benennungsorientiert. Das bedeutet, dass sie eher mit einem zwei- oder mehrsprachigen Wörterbuch zu vergleichen sind. Flashterm ist begriffsorientiert, was bedeutet, dass sich das Tool nicht nur als Wörterbuch, sondern fast eine Art Thesaurus verwenden lässt, bei dem nicht das Wort, sondern das Konzept im Mittelpunkt steht. Das hat den Vorteil, dass mehr Informationen abgespeichert werden können.
  2. Es gibt keine Sammelfelder beispielsweise mit dem Titel „Zusatzinfos“, in die alles Mögliche hineingeschrieben werden kann, sondern jede Information hat ihren gerechten Platz. Das bietet die Möglichkeit hilfreicher Filter, so zum Beispiel die Admin- und Statusfilter, die einen Abkürzungen/Akronyme ganz leicht auffinden lassen, einem geänderte Begriffe noch einmal vor Augen führen und einem diejenigen Begriffe aufführen, bei denen ein Äquivalent fehlt. Solche Filter erleichtern nicht nur die Suche nach Termini, sondern beschleunigen auch die Nachbereitung von Dolmetschaufträgen.
  3. Die Zuordnung zu Sachgebieten und Projekten findet eher Tag-artig statt. Das bietet mehr Flexibilität und erlaubt es einem, mit den Möglichkeiten der Datenbank zu spielen. So könnte man sich z.B. überlegen, nicht nur traditionelle Sachgebiete (z.B. „Automobil“) zu definieren, sondern auch Sachgebiete mit den Titeln „Redner“, „Slogan“ oder „Produktlinie“ anzulegen. Zur Veranschaulichung: Im Sachgebiet „Redner“ ist der terminologische Eintrag dann der Name des Redners, ein Bild desselben kann auch hinzugefügt werden, sowie im Feld für Definitionen die Daten seines Lebenslaufs. So hätte man erstens auch diese Infos mit der Terminologie an einem Ort abgelegt und könnte zweitens bei einer künftigen Konferenz einfach den Namen des Redners in das Suchfeld in flashterm eintippen und überprüfen, ob man diesen vielleicht schon einmal gedolmetscht hat und, wenn ja, bei welcher Veranstaltung. Der Kreativität sind also keine Grenzen gesetzt!
  4. Es können verknüpfte Begriffe angelegt werden. Bei einem terminologischen Eintrag können andere Begriffe, die diesem inhaltlich nahestehen oder häufig mit diesem in Verbindung auftreten, sehr einfach verlinkt werden, sodass sie gleichzeitig angezeigt werden. Dies kann sowohl in der Kabine hilfreich sein als auch während der Vorbereitung, um sich inhaltliche Zusammenhänge besser merken zu können.

Joachim Eisenrieth und ich konnten in der Kooperation noch einige Funktionen hinzufügen, die nicht Teil der normalen Unternehmensversion flashterms waren. Ich habe dann meist den Wunsch nach einer Zusatzfunktion geäußert, die ich als für Dolmetscher überlebensnotwendig erachtet habe und er hat sich daraufhin ans Programmieren gemacht. Wenn die Funktion dann einmal programmiert war, habe ich die neue flashterm-Version zum Testen erhalten und konnte somit als Teil der realen Zielgruppe eine Rückmeldung geben und dabei helfen, eventuelle Bugs aufzudecken. Herr Eisenrieth hat mit meinem Feedback dann, sofern nötig, noch ein paar Nachbesserungen unternommen, bis die Funktion einwandfrei zu verwenden war.

Zu diesen neuen Funktionen gehört als vermutlich größte Entwicklungsherausforderung die Anfertigung einer Import- und Exportfunktion, die auch von Laien problemlos genutzt werden kann. Zuvor wurde ein Datenimport oder -export lediglich als Dienstleistung von der Eisenrieth Dokumentations GmbH angeboten, nun können die Termini und alle weiteren unterstützenden Angaben (Definition, Kollokationen, Aussprache, Grammatikangaben, Kontextbeispiel, Sachgebiet, Projektzuordnung, Links etc.) ganz einfach aus Excel in die dafür in flashterm vorgesehenen Felder importiert werden. Man kann hiermit nicht nur seine bestehende Terminologiesammlung übertragen, sondern kann auch weiterhin, sofern man das bevorzugt, mit Excel arbeiten und seine Daten dann einfach in flashterm importieren.

Natürlich kann man auch direkt in flashterm arbeiten und dort neue Terminologieeinträge anlegen. Hier kam als Neuerung in der Dolmetscherversion hinzu, dass es nun Felder für Kollokationen und Aussprache gibt, sodass einem diese Informationen, so man sie denn angelegt hat, direkt neben dem Fachbegriff angezeigt werden.

Zum Teil klingt das nun vielleicht etwas theoretisch, doch wer sich die Softwareoberfläche selbst anschaut, weiß, warum so viele verschiedene Funktionen möglich sind und diese dennoch einfach zu handhaben sind. Die Oberfläche ist einmalig intuitiv, sehr übersichtlich und der Umgang mit dem Programm deswegen kinderleicht zu erlernen. Zudem kann sie minimiert werden, sodass man, wenn man dies in der Kabine bevorzugt, wirklich nur ein zweisprachiges Wörterbuch hat. Im Einklang mit der modernen Technik ist flashterm auch auf Tablets nutzbar und für das iPhone gibt es eine App, was für mobile Einsätze äußerst nützlich sein kann.

Wer an mehr Infos interessiert ist, kann gerne direkt bei Joachim Eisenrieth nach einer Testversion fragen oder mich kontaktieren bzw. eines meiner kostenlos dazu angebotenen Webinare besuchen.

Anne Berres: kontakt@ab-dolmetschen.de
www.ab-dolmetschen.de
+49 17645844081

Joachim Eisenrieth: joachim.eisenrieth@edok.de
https://www.flashterm.eu/

Booth notes wanted for a study | Kabinenzettel für Studienzwecke gesucht

Dear fellow conference interpreters! For a study on information management in the booth, I am currently collecting sample booth notes (those papers you scribble terminology, names, numbers, acronyms or whatever on). So if you would like to make your personal contribution to this study, it would be great if you could email or whatsapp me a scan or foto of your booth notes to ruetten@sprachmanagement.net or +49 178 2835981. Your notes will of course be treated confidentially. Thanks a lot in advance!

Liebe DolmetschkollegInnen! Für eine informationswissenschaftliche Studie sammle ich derzeit Kabinenzettel, also die Blätter, auf denen Ihr Eure Notizen jeglicher Art verewigt, sei es Terminologie, Namen, Abkürzungen oder was auch immer. Wenn Ihr mir also einen Eurer Schriebe zur Verfügung stellen möchtet, würde ich mich sehr freuen. Gerne als Scan oder Foto emailen oder appen an ruetten@sprachmanagement.net oder 0178 2835981. Natürlich wird alles vertraulich behandelt. Schon jetzt mein herzliches Dankeschön!

Do interpreters suffer from decision fatigue? – Entscheidungsmüdigkeit beim Dolmetschen?

+++ for English see below +++

Entscheidungen sind anstrengend. Chicken or Pasta, Sekt oder Selters, Windows oder Mac, vom Blatt dolmetschen oder frei – den ganzen Tag müssen wir uns entscheiden, und je mehr Entscheidungen sich aneinander reihen, desto entscheidungsmüder werden wir, desto weniger gründlich wägen wir die Möglichkeiten also ab oder bleiben im Zweifel beim Status Quo. Dabei sind Entscheidungen mit vielen Optionen vergleichsweise anstrengender als solche mit wenigen Optionen.

Als ich zum ersten Mal von Untersuchungen gehört habe, die besagen, dass Richter sich im Verlauf ihres Arbeitstages immer schwerer tun, qualifizierte Entscheidungen zu treffen (NY-Times: Do you suffer from decision fatigue?), war ich auf Anhieb fasziniert von diesem Phänomen der Entscheidungsmüdigkeit, einem Begriff, den man ansonsten häufiger im Zusammenhang mit Verbraucherverhalten diskutiert findet. Aber vielleicht geht es Euch ja auch manchmal so: Wenn man am Morgen noch hochmotiviert ist, sogar Fragen zu ergründen wie ob man lieber „Paradox“ oder „Paradoxon“ sagt oder ob es trotz begrifflicher Unterschiede legitim ist, „Geisteswissenschaftler“ mit „humanista“ zu dolmetschen, also ohne Not eine ganze Reihe von qualifzierten Entscheidungen trifft, wird das alles gegen Nachmittag immer egaler. Man lässt dann auch mal Abkürzung Abkürzung sein und kann sich einfach nicht mehr aufraffen, Termini zu recherchieren, für die man eine einigermaßen brauchbare Entsprechung hat. Und wenn man etwas nachschlägt, denkt man auch gar nicht mehr unbedingt darüber nach, welches die beste Quelle ist und ob der Kollege das gesuchte Wort nicht vielleicht viel schneller ausspucken könnte.

Entscheidungen treffen wir jedenfalls nicht zu knapp (und hier reden wir ja nur um diejenigen rund um unsere Informations- und Wissensarbeit!). Los geht es ja schon los in der Vorbereitung: Lesen oder überfliegen? Vokabel rausschreiben oder überlesen, recherchieren oder improvisieren? Und weiter in der Kabine: Blicke ich auf den Redner, den Bildschirm im Saal, meine Papiere, meinen eigenen Bildschirm oder den Bildschirm, der das Saalgeschehen überträgt? Frage ich den Kollegen oder nicht? Schlage ich eine unbekannte Entsprechung nach oder belasse ich es bei der improvisierten Lösung? Und wenn ich nachschlage: Papier oder Computer? Sitzungsunterlagen, Wörterbuch, eigene Terminologiebestände, die von Kollegen, online-Nachschlagewerke – und dann: welches zuerst? Linguee, Iate, Leo, Bildersuche & Co. – jede Quelle hat ja so ihre Vorzüge.

Fragt sich nur: Was lernen wir nun aus der Erkenntnis? Abgesehen vom Wahren eines ordentlichen Blutzuckerspiegels (ganz wichtig!) fällt mir da spontan ein: Die Zahl der notwendigen Entscheidungen minimieren oder durch Automatismen ersetzen, will heißen, die Wissensarbeit von vorneherein möglichst entscheidungsarm strukturieren, um die Entscheidungslast gering zu halten. Konkret kann das bedeuten:

– Möglichst nur ein Medium wählen, um Medienbrüche zu vermeiden. Ich empfehle ein Laptop (Subnotebook, Ultrabook …), weil es am meisten kann. Andere schwören auf Papier oder ein Tablet. Seit ich mir angewöhnt habe, papierlos zu arbeiten und möglichst alles am Computer zu machen, und nicht ständig mit dem Blick zwischen Papier und Bildschirm hin- und herwechseln muss (permanente Entscheidungen), bin ich deutlich entspannter und effizienter.

– Zahl der digitalen Nachschlagequellen minimieren. Glossare jeglicher Art lassen sich zusammen mit der Tagesordnung einfach in einer Excel-Tabelle zusammenwerfen und so mit einer einzigen Suchanfrage durchwühlen, Sitzungsdokumente systematisch mit einer Desktopsuchmaschine durchstöbern, wenn alles in einen Ordner liegt. Abgearbeitete Dokumente gleich löschen (sind ja zur Not noch im Papierkorb)! Die einschlägigen Internetquellen lassen sich mit der Qtrans-Searchbar und anderen Tools sehr einfach quasi-gleichzeitig durchsuchen.

– Entscheidungen outsourcen: Die Kollegen zu fragen ist ja ein bisschen aus der Mode gekommen, seit man alles mit kurzem Tastengeklimper nachsehen kann. Jedoch: Räuspertaste drücken und fragen ist oft die effizienteste Art, eine Informationslücke zu schließen, denn es geht eindeutig am schnellsten und ist am zuverlässigsten, denn wenn der Mensch etwas nicht weiß, bekommt man meist ein recht eindeutiges „keine Ahnung“ und keine Ansammlung irrelevanter Fuzzy Matches zur Antwort (mehr Optionen = mehr Entscheidungsanstrengung!). Und dann kann der Kollege immer noch die Such- und Entscheidungsarbeit übernehmen.

– In der Vorbereitung: Feste Plätze für bestimmte Informationsarten reservieren. Termini immer in die gleiche Datenbank (mit entsprechenden Kategorien) packen, Ordnerstruktur für einen Auftrag immer nach dem gleichen Muster gestalten, fremden Glossare, die man noch mal brauchen könnte („das vollständige menschliche Skelett in fünf Sprachen“), immer alle auf den gleichen Haufen (sprich in den gleichen Ordner).

– Auch bei der Vorbereitung, beim Extrahieren von Termini aus Redemanuskripten oder anderen Texten: Wenn man merkt, dass man entscheidungsmüde wird und bei jedem zweiten Wort überlegt, ob man dazu nicht doch noch einmal tiefer recherchieren muss oder es in den Terminologiebestand aufnehmen soll, eine Entscheidungspause einlegen und zunächst mit einer weniger entscheidungsintensiven Arbeit (Recherche, Lernen) fortfahren. Ich lege immer bewusst das Lesen von Texten und Extrahieren von Terminologie auf den Vormittag, die Terminologierecherche auf den Nachmittag, weil ich letzteres auch in kleinen Häppchen erledigen kann, ohne aus dem Fluss zu kommen.

Bestimmt erlebt jeder die Entscheidungslast in der Informationsarbeit beim Dolmetschen anders. Deshalb hoffe ich, dass meine Tipps den einen oder anderen inspirieren, freue mich aber auch über Eure Einschätzungen!

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Do interpreters suffer from decision fatigue?

Decisions are tiresome. Chicken or pasta, tap water or champagne, Windows or Mac, go for sight translation from the manuscript or just listen to the speaker – our daily life is a whole series of decision-making. The more decisions follow one other, the more probably decision fatigue will kick in, i. e. the less thoroughly we ponder the pros and cons of our options and the more likely we are to just leave things the way they are. And the more options there are to choose from, the more tiresome it becomes to decide.

When I first heard about those studies (see NY Times: Do you suffer from decision fatigue?) showing that judges tend to struggle more to make qualified decision in the morning than in the afternoon, I was intrigued by this concept of decision fatigue, which by the way tends to be discussed primarily in the context of consumer behaviour. You may have experienced it yourself: In the morning you are absolutely happy to discuss questions like whether you are supposed to say ‘American Indian’ or better go for ‘Native American’, or if the German ‘Geisteswissenschaftler’ is well translated with ‘humanist’ despite some conceptual discrepancies. You make a whole series of qualified decisions just like that, while in the afternoon you cannot be bothered to do so any more. Just leave the acronym as it is and live with the solution your mind has just come up with without further investigating, and if ever you look something up, you tend not to check your options like what would be the most suitable source of information (it might turn out to be your booth mate).

All in all, our information work requires plenty of decisions each day (let alone the interpreting process as such). It all starts when preparing for a meeting: Should I read this text or just skim it? Note down this unknown word or just ignore it, double-check or improvise? And on it goes in the booth: Do I look at the speaker, the screen in the meeting room, my screen, my papers or that screen in the booth that shows what’s happening in the meeting room? Do I ask my colleague for this tip-of the-tongue word or not? Check unknown terms or just live with the impromptu solution? And if ever I check: On paper or in my computer? In meeting documents, dictionaries, my own term database, colleagues’ glossaries, online sites – and where do I look first? Linguee, Iate, Leo and the like – each of those has its points.

Now the question is, what can we conference interpreters learn from it? Apart from keeping your glucose level high at all times (very important!), I suggest minimizing the number of decisions to be made or replacing them with automatisms, i.e. structure your knowledge work accordingly in the first place in order to avoid unnecessary decision load. This means, for example:

Go for one medium only so to avoid media breaks. I recommend laptop computers as the most versatile instrument. Others prefer paper or a tablet. Since I have gone paperless and I do not have to switch between looking at the screen and looking at a (pile of) paper (=constant decision-making), I am far more relaxed and efficent.

Reduce the number of digital sources of information. Glossaries of any type, agenda etc. can be copied into one spreadsheet and can then be searched in one go. Meeting documents of any format stored in one folder are easily searched through with a desktop search engine. It is a good idea to delete finished documents immediately (you can retrieve them from the recycle bin at any time). The most relevant online search sites can easily be consulted with multi-glossary search tools like the Qtrans Search bar.

Outsourcing decisions: Asking colleagues has become a bit old-fashioned since the answer to any odd question seems just a couple of key strikes away. However, pressing the mute button and asking may still be the most efficient and reliable way of closing an information gap. After all, your colleague is safe to say ‘no idea’ in no time if he or she does not know the answer, without endless lists of fuzzy matches (more options = higher decision load). And then your he or she can take over and do the searching and deciding on the right term for you.

Whilst preparing, reserve a fixed place for particular types of information. Put your terminology all into the same database (categorized accordingly), always follow the same pattern when structuring your job folders, put other people’s glossaries and other valuable documents (‘the complete human skeleton in five languages’) that might turn out useful in the future into one folder.

When extracting terms from manuscripts or other texts, you might feel depleted after a while (spending hours deliberating whether to take a closer look at a particular term or just leave it alone). Take a decision break and switch to a less decision-intensive task (memorizing, researching). I always try to do the reading and term extracting before lunch and the term research bit in the afternoon.

I am sure that all conference interpreters have different perceptions of their information work, as well as different habits and preferences. I hope that you find some inspiration in my ideas – and please feel free to share your thoughts on it.