Booth-friendly terminology management: Glossarmanager.de

Believe it or not, only a few weeks ago I came across just another booth-friendly terminology management program (or rather it was kindly brought to my attention by a student when I talked about the subject at Heidelberg University). It has been around since 2008 and completely escaped my attention. So I am all the happier to present today yet another player on the scene of interpreter-friendly terminology management tools:

Glossarmanager by Glossarmanager GbR/Frank Brempel (Bonn, Germany)

As the name suggests, in Glossarmanager terms are organised in different glossaries, each glossary including the data fields language 1 („Sprache 1“), language 2 („Sprache 2“), synonym, antonym, picture and comment. The number of working languages in each glossary is limited to two (or three if you decide to use the synonyms column for a third language). Each glossary can also be subdivided into chapters („Kapitel“).

Glossarmanager GlossarEdit

You may import and export rtf, csv and txt files, so basically anything that formerly was a text or table/spreadsheet document, and the import function is very user-friendly (it lets you insert the new data into an existing glossary and checks new entries against existing ones, or create a new glossary).

The vocab training module requires typing in and is very unforgiving, so each typo or other deviation from what is written in the database counts as a mistake. But if you are not put off by the nasty comments („That was rubbish“, „Please concentrate!“) or the even nastier learning record, you may well use this trainer as a mental memorising tool without typing the required terms.

The search module comes as a small window which, if you want it to, always stays in the foreground. Entering search terms is intuitive and mouse-free and the results can be filtered by language pairs, glossaries and authors. Ignoring of special characters like ü, è, ß etc. and case-sensitive search can be activated. Right under the hit list, Glossarmanager provides (customisable) links to online resources for further searching.

Glossarmanager Suche

Available for Windows

Cost: Free of charge (download here and use the free licence key)

————————–

About the author:
Anja Rütten is a freelance conference interpreter for German (A), Spanish (B), English (C) and French (C) based in Düsseldorf, Germany. She has specialised in knowledge management since the mid-1990s.

 

GetSEMPER.com – Charmant-penetranter Vokabeltrainer | Persistant, though charming: your personal vocab trainer

„Aktivierung von Schlüsselterminologie“, „Memor(is)ierung“ oder „Vokabelpauken“ – egal, wie man es nennt: Eine gewisse Basisausrüstung an Fachterminologie muss einfach ins Hirn. Hierzu kann man sich Listen ausdrucken, Karteikarten schreiben oder eine Reihe von Apps und Programmen nutzen (Anki, Phase 6, Langenscheidt und Pons wurden mir bei einer Spontanumfrage unter Kollegen genannt, auch die InterpretBank bietet ein Lernmodul), die sich aber bei mir in der Praxis nicht durchgesetzt haben, weil ich mich damit einigermaßen vorsätzlich hinsetzen und lernen müsste … puuhhh. Da lasse ich mich schon lieber von einem sprechenden Glossar berieseln und hoffe, dass das Gehörte irgendwie hängenbleibt.

Umso wachsamer wurde ich, als in verschiedenen Zeitschriften und Blogs Semper empfohlen wurde, eine Lern-App, die ganz proaktiv und aufdringlich jedes Mal, wenn man sein Handy aktiviert,  eine Lernfrage stellt. Ganz im Sinne des Microlearning, denn kleine Lerneinheiten in wechselnden Situationen funktionieren ja sehr viel besser als stundenlanges Pauken an einem Ort. Ruckzuck hatte ich die App installiert und nach kurzem Stöbern in den verfügbaren „Packs“ (virtuelle Karteikartenstapel; ich setze sie immer in Anführungsstriche, damit niemand denkt, ich rede von einer Art Gesocks) war klar: Das mach ich mal besser selbst. Dazu musste ich mich im Browser bei www.getsemper.com anmelden (wenn man ein Google-Konto hat, am besten damit) und hattte nach wenigen Klicks ein eigenes Pack erschaffen.

GetSemper CreatePack1

Und um dieses dann mit Inhalt zu füllen, wurde ich zu meinem großen Erstaunen zu einer GoogleSheets-Tabelle weitergeleitet, denn nichts anderes ist ein solches „Pack“ – der PackCreator von Semper ist schlichtweg ein Add-On. Sehr praktisch, wo doch Gemeinschaftsglossare in der Cloud ohnehin gerade in Mode ist.

GetSemper PackCreator Waste EN-DE

Jedenfalls kopiert man einfach seine zu lernenden Wortliste aus jeder x-beliebigen Tabelle in die entsprechenden Spalten, klickt auf „Publish“ und schon wird das „Pack“ an das eigene Handy geschickt und erscheint in der Semper-App – und man findet die Datei zudem in der eigenen Google-Ablage unter „zuletzt verwendet“ und kann so ziemlich einfach darauf zugreifen, wenn man etwas ändern oder die wichtigsten Termini für den nächsten Auftrag hineinpacken möchte.

So habe ich mir mal flott ein „Pack“ mit meinen „Darüber-muss-ich-immer-zu-lange-nachdenken“-Termini Deutsch-Spanisch erstellt und, weil es so viel Spaß machte, gleich noch eins in Englisch-Deutsch aus der EU-Abfallstatistiknomenklatur (Verordnung 2150/2002). Und nun werde ich beharrlich bei jedem Aktivieren des Handybildschirms nach Müllsorten, Chemikalien oder Insekten in meinen verschiedenen Arbeitssprachen gefragt.

Mir persönlich gefällt dabei der Karteikartenmodus („Flashcard“) besser als der Multiple-Choice-Modus, aber das ist sicher Geschmackssache.

GetSemper Android 2016_01_28_11.44.54

Herzallerliebst ist übrigens auch die Audioausgabe, wenn man sich die Elemente seiner Vokabelliste einzeln ansieht und dabei auf das Lautsprechersymbol klickt.

GetSemper Android Options

Man kann wählen, ob man nur beim Entsperren des Smartphone-Bildschirms („Lockscreen“) abgefragt wird oder auch dann, wenn man bestimmte Apps öffnet („Loadscreen“). Mein Selbstversuch dauert bislang ca. 48 Stunden an, aber schon nach 10 Minuten konnte ich sagen, dass mich die Loadscreen-Funktion zuverlässig in den Wahnsinn treiben würde. Über die Abfrage beim LockScreen freue ich mich hingegen auch nach 48 Stunden noch wie eine Schneekönigin, zumal die Handhabung sehr geschmeidig ist. Wir sprechen uns dann in einem Monat noch einmal …

PS: Sehr schöne Studie zum Thema Microlearning am Handy: Lindemann, Oliver et al.. (2013). Learning Effects of Arithmetic Problem Solving while Unlocking a Mobile Phone. Zenodo. 10.5281/zenodo.18094

————————
Über die Autorin:
Anja Rütten ist freiberufliche Konferenzdolmetscherin für Deutsch (A), Spanisch (B), Englisch (C) und Französisch (C) in Düsseldorf. Sie widmet sich seit Mitte der 1990er dem Wissensmanagement.

+++ English version +++

„Activation of key terminology“, „memorising“ or „vocab learning“ – no matter what you call it, the fundamentals of terminology just need to be there in your brain (and not only on paper/hard disk). You can print lists or make flashcards or use one of those many apps and programs to learn your words (Anki, Phase 6, Langenscheidt and Pons was what colleagues mentioned spontaneously, InterpretBank also has a learning module), but none of these have made their way into my daily routine as an interpreter so far, basically because I couldn’t be bothered to sit down and study my vocab … I would rather listen to one of my talking glossaries and hope that the words would somehow find their way into my memory.

So I was all the more intrigued by a learning app that I read about some time ago in several magazines and blogs: Semper is a proactive and pushy little fellow who asks you impertinent vocab questions each time you unblock your smartphone screen. Real microlearning, actually: tiny memorising units dispersed over the day in changing contexts are much more effective than long learning sessions at one place. I quite liked the idea and installed Semper on my Android phone straightaway. After searching the vast amount of available „packs“ (virtual  stacks or decks of flashcards), it was clear to me that I wanted my own pack, so I opened my desktop browser and logged on at www.getsemper.com (preferably do this with your Google account if you have one) and a few clicks later I had created my first pack.

GetSemper CreatePack1

In order to fill this pack with life (i.e. weird words to learn), to my great surprise I was brought to a quite familiar place: GoogleSheets. A Semper „pack“ is just that: A Google sheet with an add-on called PackCreator –which comes in quite handy, with shared Google glossaries becoming rather fashionable these days.

GetSemper PackCreator Waste EN-DE

So all I had to do was copy & paste a word list from my own database into the columns, click „publish“ and off it went. A few minutes or even seconds later my brand new pack arrived in the Semper app on my mobile phone. And I can also still find it in my personal GoogleDrive (under „recent“), which makes it very easy to modify and put in the latest vocab for the next job.

I enjoyed myself so much that I not only created one Spanish-German pack with all those words that always take me just a second too long to recall but also an English-German one containing the EU waste nomenclature (taken from regulation 2150/2002). And now each time I unlock the screen of my phone  I will be tested infallibly on waste categories, chemicals or weird insects in one of my working languages.

As to the testing mode, I personally prefer the „Flashcard“ mode from the „Multiple Choice“ one, but I suppose that’s a matter of personal preference.

GetSemper Android 2016_01_28_11.44.54

If you open your pack and look at the elements in detail, you will even find a very charming audio output feature (click on the speaker symbol).

GetSemper Android Options

You can also choose if you only wish to be tested when unlocking your screen („Lockscreen“) or also when you open certain apps („Loadscreen“). My self-experiment has been on for about 48 hours now, and although it only took me 10 minutes to find out that the loadscreen function would drive me completely insane, I am still delighted to answer Semper’s questions each time I unlock my phone. We’ll speak again in a month …

PS: Worth reading: Lindemann, Oliver et al.. (2013). Learning Effects of Arithmetic Problem Solving while Unlocking a Mobile Phone. Zenodo. 10.5281/zenodo.18094

————————–
About the author:
Anja Rütten is a freelance conference interpreter for German (A), Spanish (B), English (C) and French (C) based in Düsseldorf, Germany. She has specialised in knowledge management since the mid-1990s.

 

 

Not-To-Do Lists and Not-To-Learn Words

not to learn - nicht lernen

+++ For English see below +++

To-Do-Listen sind eine feine Sache: Einmal aufgeschrieben, kann man lästige Aufgaben zumindest zeitweilig des Gedächtnisses verweisen, und überhaupt ist man viel organisierter und effizienter. Ich zumindest gieße seit Ewigkeiten alles, was nicht bei drei auf den Bäumen ist, in eine Excel-Tabelle – seien es nun Geld, Arbeit, Adressbuch oder die Weihnachtsgeschenke der gesamten Familie.

Die ultimative Glückseligmachung des Selbstmanagements aber sind nicht die Listen, die uns sagen, was zu tun ist, sondern die Not-To-Do-Listen. Sie entschlacken unseren Alltag und schaffen erst die Freiräume für die wichtigen Dinge des Lebens. Die wichtigen Dinge des Lebens und Not-To-Do-Listen sollen aber mein Thema gar nicht sein, denn damit haben sich andere schon viel qualifizierter auseinandergesetzt, so etwa Pat Brans im Blog des Forbes-Magazin oder Timothy Ferriss, Autor des Buchs „Die 4-Stunden-Woche“.

Mich als Dolmetscherin erinnert dieser Ansatz nur unweigerlich an ein Prinzip, auf dem ich in Seminaren für Konferenzdolmetscher seit Jahren gerne herumreite, nämlich der Kosten-Nutzen-Abwägung bzw. Selektion beim Vokabellernen – zeitgeist-adäquat nun auch „not-to-learn words“ genannt. Das Prinzip bleibt das Gleiche: Regelmäßig ziehen wir bis an die Zähne vorbereitet in den Dolmetscheinsatz, im Gepäck Glossare (hoffentlich eher Datenbanken) mit lässig an die 100 bis 400 Termini. Aber alle auswendig lernen, womöglich so stark automatisiert, dass sie uns auch unter kognitiver Belastung mühelos einfallen? Manchmal eher nicht wirklich. Zumal nicht selten nur die Hälfte der vorbereiteten Terminologie überhaupt zum Einsatz kommt. Folglich ist es eine gute Idee, einen Teil der Terminologie von vorneherein bewusst auf die Nicht-Lernen-Liste zu setzen, statt die Entscheidung dem Zufall zu überlassen, an welche Termini wir uns nun im entscheidenen Augenblick erinnern. Um Kandidaten für diese Liste zu erkennen, kann man sich an drei Kriterien orientieren (oder in Huffington-Post-Deutsch: „Drei Wege, wie Sie Ihre persönlichen Not-To-Learn Words erkennen und damit Ihr ganzes Leben revolutionieren“):

– Man kann sie sich beim besten Willen nicht merken. Wenn es aber sein muss und die „zirkulierende Wirbelschichtverbrennung“/“circulating fluidized bed combustion“/“combustión en lecho fluidizado circulante“ nunmal ein zentraler Begriff ist, besser aufschreiben und immer gut sichtbar platzieren. Gut abgelesen ist allemal besser als schlecht gelernt.

– Kein Mensch weiß, wie wahrscheinlich es ist, dass dieser Begriff in der heutigen Konferenz und im restlichen Leben überhaupt je eine Rolle spielen wird. Besser abrufbar schriftlich/digital mitführen. Dabei macht es natürlich einen Unterschied, ob der Kontext für das „Schleierkraut“ im Blumenstrauß für die Vorsitzende zu suchen ist („lovely flowers!“) oder in einem Botanikerkongress („babies‘ breath, Gypsophila paniculata“).

– Lässt sich zur Not improvisieren. Ein Negativbeispiel hierfür wären militärische Ränge. Wenn aus Oberstleutnant Meyer „el Señor Meyer“ wird, macht das nicht unbedingt einen schlanken Fuß. Unersetzbares also besser lernen.

Und das Lustigste daran: Bestimmt sind es genau die Begriffe, die auf der Not-To-Learn-Liste stehen, die man unweigerlich doch im Kopf hat. Denn am Ende gilt eben immer: Dolmetscher wissen alles.

 

+++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++

To-do lists are just lovely: Once you have put all nasty tasks down there, you can forget about them for a while and, what’s more, be just perfectly organised and highly efficient. I have been putting anything into spreadsheets for ages, be it money, jobs, my address book or the whole family’s Christmas gifts.

If, however, you want to go the extra mile on your way to happiness and self-management, you will most probably not want lists to tell you what you have to do, but rather what not to do – the famous “not-to-do lists”. They help to prune your daily life and leave room for what really matters. Now I am not the right person to tell you what really matters in life or how to handle not-to-do lists, as other more qualified people have done so before, such as Pat Brans on the Forbes magazine’s blog or Timothy Ferriss, author of the book „The 4-Hour Workweek“.

But still … these not-to-do lists remind me of something I have been dwelling upon for years in conference interpreting seminars: the principle of cost-benefit ratios and selection when it comes to learning vocab for a job – now probably to be called „not-to-learn words“. The principle remains the same: We often go to work prepared to the teeth, easily carrying with us some 100 to 400 terms in our glossaries (or, hopefully, rather data bases). But have we learnt them all by heart, ideally to a degree that makes us spit them out automatically in the right moment, even under cognitive load? Well, rather not, sometimes. And quite understandably so, as it occurs that half of the terminology prepared is not applied after all. Accordingly, it is a good idea to discard some of the terminology-to-be-learnt in advance and put it on your not-to-learn word list instead of relying on being lucky enough to retain the decisive terms. There are some criteria to identify the right candidates for your not-to-learn words (or, to put it in Huffington Post style: Three life-changing ways of creating your personal not-to-learn word list):

– You just cannot bring yourself to memorising this word (or expression). Now, if they really insist on talking about „zirkulierende Wirbelschichtverbrennung“/“circulating fluidized bed combustion“/“combustión en lecho fluidizado circulante“ all day, make sure to write it down and place it somewhere visible at all times. Better well read than badly remembered.

– You have no idea about how likely this term is to ever pop up in your conference or your life at all. Better have it with you on paper or computer. Of course, it makes a difference whether the “babies‘ breath“ or Gypsophila paniculata turns up in the context of a botanical congress („Schleierkraut“) or in the bunch of flowers the president receives for her birthday (“tolle Blumen!”).
– If necessary, you might get away with an impromptu solution. A negative example of this is military ranks, which just can’t be invented. And if Lieutenant Meyer becomes „el Señor Meyer“, this will not exactly make you shine as an interpreter. You better learn the irreplaceable.

And the funny thing is that, at the end, you are bound to remember exactly the terms you put on the not-to-learn list. After all, interpreters just know it all.

Booth-friendly terminology management programs for interpreters – a market snapshot

– This one comes in English, as many non-German-speaking colleagues have asked for it. –

This article is meant to give you a very brief overview of the terminology management programs that I am aware of (in alphabetical order), made for simultaneous interpreters. I have tried to highlight the merits and downsides that in my experience are the most relevant when it comes to making a decision. For detailed descriptions of the respective systems, just follow the links, or post your questions here so that we can sort them out together, with the help of the respective proprietors.

Interplex (Peter Sand, Geneva)

Very much appreciated by those colleagues who have accumulated tons of valuable thematic glossaries in Word or Excel files. You can import them into Interplex and search them all at once (or in selected glossaries), and edit them as well. It has a great search function ignoring all the accents and special characters I tried. It is very straightforward so you can start working with it in no time. It does not, however, allow for classifying/filtering your terms by customers, subject fields, conferences, date etc.

Available for Windows, iPhone and iPad.
Cost: 75 $, free demo (I think there is a student discount, but it doesn’t say so on the website – just ask Peter).

InterpretBank (Claudio Fantinuoli, Germersheim)

Very user-friendly, many nice functions; organised by glossaries (which, technically speaking, are subject areas tagged to each entry), has all the essential data categories (customer, project etc.) and a very nice flashcard-like memorising function. Quick-search function which ignores accents. It is limited to five languages and you cannot add endless numbers of individual data fields.

Available for Windows, Mac and Android.
Free trial, full license: 59 €, student license: 39 €, free demo license for university teachers (and their students).

LookUp (Christoph Stoll, Heidelberg)

Very sophisticated and has a great quick-search function which literally allows you to blind-type the first few letters of a word and the hit list appears without you even having to hit the enter button. It is limited to four languages, of which only three can be displayed at a time.  The search function does not ignore accents and other special characters. It has many data fields (customer, subject, project etc. and even semantic relations)  and corresponding filtering and sorting functions; to my knowledge, it is the interpreter-specific terminology management tool which comes closest to the „real“ terminology systems (SDL Trados and the like).

Available for Windows. Free download.

TERMINUS (Nils Wintringham, Zürich)

Quick-search function, classification by glossaries and „groups“ (customer, subject group etc.) using descriptors, a concept which I find quite enticing as it is both easy to use and allows for differentiated classification of your terms. Don’t use the default installation folder under Windows 8 or 10.

Available for Windows.
CHF 148 plus VAT, 50 % off for academia, free demo.

For those of you who still just can’t decide, I suggest you start with a plain table in MS-Excel, MS-Access (my favourite), Filemaker and the like. It enables you to keep all your terminology in one place and you have the basic sorting, filtering and searching functions. Those simple table structures can be imported into virtually any terminology management system once you have decided on one.

When working in a team and preparing for a very technical conference, I very much like to share a Google spreadsheet (i.e. share the terminology work). It can save huge amounts of time. But you must really make sure not to enter your customer’s confidential data there, so I would not recommend it as a general terminology management tool.

And last but not least: If there are any other terminology management systems for conference interpreters, please let me know. Also, if the proprietors of the above mentioned programs want to add or correct anything of the above, feel free to use the comments! And anyone who just wants to share their experience, please do so as well.

——–

Addendum: Immediately after publication of this blog, I was made aware of two more very recent (and indeed very modern) programs, GlossaryAssistant and InterpretersHelp. Here’s more about them: http://blog.sprachmanagement.net/?p=305.

In addition, there is a summary table which gives you an overview of all the terminology tools for interpreters I am aware of, which I try to keep up to date.

Audio-Vorbereitung 3: Hurra, mein Glossar spricht! Aus mehrsprachigen Tabellen mp3s zaubern

So hocherfreut ich war festzustellen, dass der Computer problemlos geschriebenen Text vorliest und das Vorgelesene auch ohne viel Murren als mp3 herausrückt, so sehr hat es mich dann gefuchst, dass das mit mehrsprachigen Glossaren nicht so mir nichts, dir nichts funktionieren wollte. Ich habe also einige Spracherzeugungssoftware-Hersteller mit der Frage genervt und ein bisschen rumprobiert, und siehe da, letztendlich habe ich doch einen einigermaßen bequemen und bezahlbaren Weg gefunden:

Für 20 EUR habe ich mir TextAloud gegönnt (bereits vorgestellt hier http://wp.me/p3KGB8-2n) und bin damit bestens gewappnet. Man muss dem Programm nur mit ein paar Tags auf die Sprünge helfen, damit es weiß, an welcher Stelle es welche Sprache sprechen muss, aber dann funktioniert es wunderbar.

Folgende Tabelle habe ich TextAloud zum Vorlesen gegeben, in der ich vor jede Spalte eine zusätzliche Spalte eingefügt habe, in der steht, welche Stimme sprechen soll:

ExcelGlossar mit Tags

Wie diese Tags aussehen, findet man heraus, indem man es einmal in TextAloud direkt ausprobiert:

TextAloud

Die fertig präparierte Excel-Tabelle befördert man dann per Copy&Paste in TextAloud:

TextAloud Glossar

Dann klickt man auf „Speak“ oder „To File“ – und fertig!

Hier das Ergebnis zum Anhören:

Nicht schlecht für einen Computer, finde ich. „Te-ha-ymian“ ist ein bisschen lustig, aber auf jeden Fall erfüllt das Ganze seinen Zweck, sich im Auto, beim Sektfrühstück oder beim Kugelschreiberzusammenschrauben die 200 wichtigsten Termini für die morgige Konferenz noch einmal anzuhören.

Und zum Schluss die gute Nachricht: Wenn man sich die Mühe einmal gemacht hat, speichert man sich einfach eine leere Vorlage in Excel (so wie diese hier: Glossar für TextAloud LEER, geht wahrscheinlich auch in Word) und muss beim nächsten Mal nur noch seine Glossarspalten hineinkopieren.

Viel Spaß beim Ausprobieren!