Booth notes wanted for a study | Kabinenzettel für Studienzwecke gesucht

Dear fellow conference interpreters! For a study on information management in the booth, I am currently collecting sample booth notes (those papers you scribble terminology, names, numbers, acronyms or whatever on). So if you would like to make your personal contribution to this study, it would be great if you could email or whatsapp me a scan or foto of your booth notes to ruetten@sprachmanagement.net or +49 178 2835981. Your notes will of course be treated confidentially. Thanks a lot in advance!

Liebe DolmetschkollegInnen! Für eine informationswissenschaftliche Studie sammle ich derzeit Kabinenzettel, also die Blätter, auf denen Ihr Eure Notizen jeglicher Art verewigt, sei es Terminologie, Namen, Abkürzungen oder was auch immer. Wenn Ihr mir also einen Eurer Schriebe zur Verfügung stellen möchtet, würde ich mich sehr freuen. Gerne als Scan oder Foto emailen oder appen an ruetten@sprachmanagement.net oder 0178 2835981. Natürlich wird alles vertraulich behandelt. Schon jetzt mein herzliches Dankeschön!

Wissensmanagement im Konferenzdolmetschen – ein bisschen Theorie

Was bedeutet eigentlich Wissensmanagement für Konferenzdolmetscher?

Was man für einen Dolmetscheinsatz wissen muss, ist schnell beschrieben: So ziemlich alles in allen Arbeitssprachen. Auf der Händlertagung eines Waschmaschinenherstellers kann es plötzlich um Fußballtaktik gehen, der CFO bei einer Bilanzpressekonferenz hat womöglich eine Schwäche für Bibelzitate. Deshalb gilt grundsätzlich: Die Vorbereitung ist nie zu Ende. Da aber bekanntlich Zeit Geld ist und selbst Dolmetscher nicht alles wissen können, ist bei unserer Informations- und Wissensarbeit der Management-Begriff entscheidend, das Streben nach dem Bestmöglichen zur Erreichung des Ziels (anstelle eins unreflektierten Abarbeitens).

Strategisch ist dabei die qualifizierte Entscheidung zwischen dem Bereithalten von Information (auf Papier oder im Computer) und dem Aneignen von Wissen (im Kopf). Dieses Wechselspiel zwischen Daten, Information und Wissen ist typisch für die verschiedenen – ineinandergreifenden – Verarbeitungsebenen der Dolmetschvorbereitung:

Zusammentragen von Daten und Recherche relevanter Informationen (Tagesordnung, alte Protokolle, Präsentationen, Manuskripte, Webseiten der involvierten Parteien, Glossare),

fehlende Information wie Sachzusammenhänge und terminologische Lücken recherchieren, Auswertung und Aufbereitung der Informationen,

Nutzung der aufbereiteten Informationen, also Abgleichen mit dem eigenen Wissensbestand, Abruf und Einbindung (gezieltes Lernen der wichtigsten Terminologie und Sachverhalte bzw. das intuitive Auffindbarmachen im Dolmetscheinsatz).

Semiotik des Dolmetschens

Ähnlich wie in einem Zeichensystem finden sich auch in der Dolmetschsituation drei Informations- und Wissensdimensionen: die sprachliche, wahrnehmbare Form, die Begriffswelt (Inhalt) und die außersprachliche Wirklichkeit (Situation). Diese drei „Himmelsrichtungen“ können in der Dolmetschvorbereitung als innerer Kompass Orientierung bieten.

Anders als Übersetzer oder Terminologen arbeiten Dolmetscher für den Moment, für eine einmalige Situation mit einer definierten Gruppe von Beteiligten. Entsprechend hat diese Situation mehr Gewicht, verleit aber auch mehr Freiheit. „Richtig“ gedolmetscht ist, was hier akzeptiert oder bevorzugt wird, auch wenn es außerhalb dieser Runde niemand verstehen würde. Was korrekt belegt ist, sei es durch eine Norm, ein Nachschlagewerk oder Referenzliteratur, wird umgekehrt nicht zwingend von den Zuhörern verstanden, sei es aufgrund des Bildungshintergrundes oder auch einer anderen regionalen Herkunft.

Selbstverständlich ist es durchaus wichtig, die andersprachigen Benennungen etwa für Aktiengesellschaft, Vorstand, Aufsichtsrat und Verwaltungsrat zu kennen (Form). Im Notfall sind solche Benennungen aber nachschlagbar oder (oft effizienter) mit Druck auf die Räuspertaste bei den Kollegen erfragbar. Ist der semantische Zusammenhang zwischen diesen Begriffen bzw. die Unterschiede zwischen den Systemen unterschiedlicher Länder nicht klar (Inhalt), so wird das Füllen dieser Verständnislücke ad hoc schwierig, und die durch fehlendes Verständnis entstehenden inhaltlichen Dolmetschfehler wiegen oft schwerer als „das falsche Wort“, das aber den Inhalt dennoch transportiert. Noch irritierender wirkt es mitunter, wenn das situative Verständnis fehlt, sprich die Funktion des Aufsichtsratsvorsitzenden mit der des Vorstandsvorsitzenden verwechselt wird. Bei aller sprachlich-fachlichen Einarbeitung sollte man daher nie vergessen, sich die konkrete Kommunikationssituation zu vergegenwärtigen.

Wenn nun also Informations- und Wissensmanagement für Dolmetscher bedeutet, sich nach jedem Dolmetscheinsatz zu fragen, ob man als Wissensarbeiter optimal gearbeitet hat, wo sind denn dann die Stellschrauben, an denen man drehen kann? Grundsätzlich lohnt es sich, verschiedene Optimierungsansätze für sich selbst einmal zu durchdenken.

Selektion

Die hohe Kunst der effizienten Dolmetschvorbereitung – bzw. des Informationsmanagements im Allgemeinen – liegt häufig im Abwägen: Welche Informationen bzw . welches Wissen benötigt man (am dringendsten), was ist entbehrlich? Siehe hierzu auch Not-To-Learn Words.

Extraktion

Bei tausend Seiten Text, zweitausend Powerpoint-Folien oder einem 400-Einträge-Glossar ist es eine gute Idee, das Wichtigste (siehe oben) zu extrahieren/herauszufiltern/herauszusuchen. Für die Extraktion von Terminologie aus Texten gibt es mehr oder weniger gut funktionierende Tools. Für die inhaltliche Seite lohnt sich mitunter auch die Suche nach “menschlichen” Zusammenfassungen zu bestimmten Themen, zu vielen bekannteren Büchern gibt es für wenig Geld auch redaktionell angefertigte Zusammenfassungen, die EU hat gar eine spezielle Seite mit Zusammenfassungen von Rechtsakten angelegt.

Eingrenzen und Erweitern

Meistens hat man entweder zu viel oder zu wenig Information.

Im Internet lässt sich das zu viel oder unbrauchbar oft durch ein paar Handgriffe erledigen: Verwenden von Ausschlusswörtern (ein Minuszeichen oder NOT vor das Wort setzen), Eingrenzung auf eine bestimmte Seite (site:) verwandte Seiten finden (related:), Definitionen suchen (define:), Berücksichtigung von Synonymen bei der Suche (~), Herkunftsland (loc:) usw. Wenn man die zahlreichen Online-Nachschlagewerke durchsuchen möchte, können Such-Tools, die verschiedene Quellen gleichzeitig durchsuchen, die Arbeit erleichtern und Nerven schonen – so etwa sb.qtrans.de.

Bei der eigenen Terminologie ist es wichtig, dass man die Suche wahlweise nach Themenbereich („Bilanzen“), Kunden, Sprachen, Anlass („Jahresbilanzpressekonferenz Firma XY in Z“) oder Art der Veranstaltung (etwa EBR) eingrenzen kann.

Übersichtlichkeit

Verbringt man (gefühlt) mehr Zeit mit dem Suchen als mit dem Finden, so kann es sinnvoll sein, gedanklich einen Schritt zurückzutreten und zu überlegen, an welcher Stelle genau es ruckelt. Beispielsweise kann man zu einem Auftrag alle Informationen in einer Excel-Datei sammeln (Tagesordnung, Glossar etc.), um diese auf einen Schlag durchsuchen zu können. Bei sehr vielen Manuskripten oder zu diskutierenden Sitzungsdokumenten können auch Notizbuch-Programme wie MS-OneNote oder Evernote hervorragend für Übersicht und Ordnung sorgen. Prinzipiell findet man seine Termini schneller, wenn man sie in einer einzigen Datenbank ablegt und nicht in unterschiedlichen Dokumenten – denn früher oder später gibt es immer Überschneidungen zwischen verschiedenen Einsatzbereichen oder Kunden. Muss man in der Kabine mit dem Blick bzw. der Aufmerksamkeit ständig zwischen Computer und Papierunterlagen wechseln, kann es sich lohnen, eine bewusste Entscheidung gegen diesen Medienbruch zu treffen und konsequent am Rechner oder auf Papier zu arbeiten.

Wenn in einer Sitzung mit Paralleltexten gearbeitet wird, etwa wenn ein Vertragstext diskutiert wird, lohnt es sich, über eine ordentliche Paralleltextanzeige nachzudenken. Oft leistet das Kopieren in eine Tabelle hier wahre Wunder, aber auch der Import in ein Translation-Memory-System ist, wenn das Alignieren einigermaßen funktioniert, eine sehr komfortable Kabinenlösung. Selbst pdfs in mehreren Sprachen lassen sich mit einem praktischen Tool nebeneinanderlegen.

Strukturierung

Ordnung ist da halbe Leben … warum eigentlich? Ganz einfach: Man verbringt nicht so viel Lebenszeit mit dem Überlegen, wo man dieses und jenes nun hinräumen soll bzw. hingeräumt hat. Deshalb ist beispielsweise eine ordentliche Dateiablagesystematik und eine Terminologiedatenbank ein Beitrag zur schnellen Wissenslückenfüllung im Dolmetscheinsatz sowie zur allgemeinen Dolmetscherzufriedenheit. Hinzu kommt, dass eine gute Datenstruktur der beste Weg zur Null-Nachbereitung ist. Zumindest beim Simultandolmetschen meist leicht zu bewerkstelligen, ist es nützlicher, motivierender und leichter zu merken, Wissenslücken gleich in der Anwendungssituation zu recherchieren. Wenn man die gefundene Information ordentlich ablegt (Terminologie dem Kunden/Thema/Anlass zugeordnet), erübrigt sich die Nachbereitung am eigenen Schreibtisch.

Systematisierung und Beschleunigung

Egal, wie gut man sich strukturiert und organisiert, manchmal ist man einfach nicht schnell genug oder vergisst das Wichtigste. Hier hilft es, Standards zu schaffen. Handlungen, die eine Gewohnheit sind, erfordern weniger Aufmerksamkeit und Energie. Immer die gleiche Ablagesystematik bei E-Mails und Dokumenten, eine Checkliste für die Angebotserstellung, Standardfragen („Wer macht Was mit Wem Wozu?“) bei mündlichen Kundenbriefings, Rituale bei der Aktivierung von Passivwissen. Manches kann man auch an den Computer delegieren, zum Beispiel die Erinnerung an die Steuererklärung oder das Abonnieren von Zeitungen und Newslettern.

Oft kann Software helfen, etwa beim gleichzeitigen Durchsuchen unzähliger Dateien mit einer Desktopsuchmaschine, beim Abgleich von Texten mit Glossaren oder bei der Alignierung verschiedener Sprachfassungen mittels eines Translation-Memory-Systems. Aber auch rein geistige, nicht computergestützte Fähigkeiten lassen sich beschleunigen, so etwa durch das Erlernen effizienterer Lesetechniken wie Improved Reading.

Kooperation und Arbeitsteilung

Noch relativ neu, aber aus dem Dolmetschalltag vieler Kollegen schon kaum noch wegzudenken, sind cloudbasierte Plattformen zur Teamzusammenarbeit. Vor allem bei extrem fachspezifischen und dichten Konferenzen, in denen das Dolmetschteam sich die Vorbereitungsarbeit teilt, bieten sie eine Möglichkeit, emeinsam und doch unabhängig voneinander v.a. Terminlogie zu erarbeiten und Dokumente abzulegen. Die Vorteile liegen auf der Hand: Das Team ist immer auf dem gleichen Stand, kann sich zu Detailfragen austauschen, jeder kann die Wissenslücken des anderen ergänzen. Wenn eine solche einfache Datenbank gut strukturiert ist, hat auch jeder die Möglichkeit, seine persönliche Ansicht zu generieren, ohne von subjektiv als irrelevant empfundenen Daten „gestört“ zu werden.

Und bei dieser Vielzahlt an Möglichkeiten gilt natürlich genau wie in der Kabine: Nur nicht die Übersicht verlieren 😉

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Über die Autorin:
Anja Rütten ist freiberufliche Konferenzdolmetscherin für Deutsch (A), Spanisch (B), Englisch (C) und Französisch (C) in Düsseldorf. Sie widmet sich seit Mitte der 1990er dem Wissensmanagement.

Informations- und Wissensmanagement im Konferenzdolmetschen. Sabest 15. Frankfurt: Peter Lang. [Dissertation] www.peterlang.net

Airtable.com – a great replacement for Google Sheets | tolle Alternative zu Google Sheets

+++ for English see below +++

Mit der Terminologieverwaltung meiner Träume muss man alles können: Daten teilen, auf allen Geräten nutzen und online wie offline darauf zugreifen (wie mit Interpreters’ Help/Boothmate für Mac oder auch Google Sheets), möglichst unbedenklich Firmenterminologie und Hintergrundinfos des Kunden dort speichern (wie bei Interpreters’ Help), sortieren und filtern (wie in MS Access, MS Excel, Lookup, InterpretBank, Termbase und anderen), individuelle Voreinstellungen wie Abfragen und Standardwerte festlegen (wie in MS Access) und, ganz wichtig: den Terminologiebestand so durchsuchen, dass es kaum Aufmerksamkeit kostet, also blind tippend und ohne Maus, eine inkrementelle Suche, die sich nicht darum schert, ob ich “rinon” oder “riñón” eingebe, und mir so oder so sagt, dass das Ding auf Deutsch Niere heißt, möglichst in Form einer gut lesbaren Trefferliste (wie Interplex und InterpretBank es tun).

Airtable, eine gelungene Mischung aus Tabellenkalkulation und Datenbank, kommt der Sache ziemlich nah. Es ist sehr intuitiv in der Handhabung und sieht einfach gut aus. Das Sortieren und Filtern geht sehr leicht von der Hand, man kann jedem Datensatz Bilder, Dateianhänge und Links hinzufügen und unterschiedliche Abfragen (“Views”)  von Teilbeständen der Terminologie (etwa für einen bestimmten Kunden, ein Thema, eine bestimmte Veranstaltungsart oder eine Kombination aus allem) definieren und auch Standartwerte für bestimmte Felder festlegen, damit man z. B. den Kundennamen, die Konferenzbezeichnung und das Thema nicht jedesmal neu eingeben muss. Die Detailansicht, die aufpoppt, wenn man auf eine Zeile klickt, ist auch super.  Eigene Tabellen lassen sich in Nullkommanix per Drag & Drop einfügen oder importieren. Und im Übrigen gibt es eine Menge nützlicher Tastenkombinationen.

Teamglossare (oder was auch immer) können von verschiedenen Personen über die iPad-, iPhone- oder Android-(beta)-App oder die Browseroberflächer bearbeitet werden. Allerdings können bei Zugriff über den Browser die Daten nicht offline bearbeitet und später online synchronisiert werden. Das funktioniert nur über die mobile App. Die Daten werden bei der Übermittlung und Speicherung verschlüsselt.

Nur eine Sache vermisse ich bei Airtable schmerzlich, nämlich die oben beschriebene intuitive, akzent-ignorierende Suchfunktion, die ihre Fundstücke in einer Trefferliste präsentiert, statt mich von Suchergebnis zu Suchergebnis hüpfen zu lassen. Ansonsten aber eine wahrhaft schnuckeliges Datenbankanwendung, nicht nur für Terminologie!

Airtable ist kostenlos, solange jede Tabelle nicht mehr als 1500 Zeilen umfasst. Für bis zu 5000 Zeilen bezahlt man 12 $ monatlich und für bis zu 50 000 Zeilen 24 $.

Übrigens: Eine Übersicht von am Markt verfügbaren Terminologieverwaltungsprogrammen für Dolmetscher findet sich hier.

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Über die Autorin:
Anja Rütten ist freiberufliche Konferenzdolmetscherin für Deutsch (A), Spanisch (B), Englisch (C) und Französisch (C) in Düsseldorf. Sie widmet sich seit Mitte der 1990er dem Wissensmanagement.

+++ English version +++

My perfect terminology database must be shareable, portable and accessible both on and off line (like Interpreters’ Help/Boothmate for Mac and also Google Sheets) but at the same time trustworthy to the point that companies feel comfortable having their terminology stored there (like Interpreters’ Help), sortable and filterable (like MS Access, MS Excel, Lookup, InterpretBank, Termbase and others), customisable with pre-defined views and default values (like in MS Access) and, very importantly, searchable in a way that requires almost no attention – meaning a mouse-free, incremental search function that does not care whether I type “rinon” or “riñón” and tells me that it is kidney in English either way (like Interplex and InterpretBank do), if possible in an easy-to-read hit list.

Airtable, a mix of spreadsheet and database, seems to get very close to it. It is very intuitive to handle and, even more so, it looks just nice and friendly. It has very comfortable sorting and filtering, you can add pictures, links and files, define different views of subsets of your data (like for a specific customer, particular subject area, type of conference or a combination thereof) and set default values so that, while working at a given conference, you don’t need to type the conference name, customer and subject area time and again when entering new terms. And the detailed view of each data set popping up at one click or tap is just lovely. You can import or drag and drop your tables in no time. And Airtable has loads of useful keyboard shortcuts, by the way.

Team glossaries (or anything else) can be worked on by several people and accessed via an iPad, iPhone and Android (beta) app or the browser-based interface, although, when using the browser interface, there is no way to edit your data offline and update the online version later. This works on the mobile apps only. Data being transferred back and forth as well as stored data are encrypted.

The one thing I miss most on Airtable is an intuitive, accent-ignoring search function as described above, which displays hit lists instead of jumping from one search hit to the next. But apart from that, Airtable is just great for data management, not only in terms of „terms“.

It is free of charge as long as your tables don’t have more than 1500 lines, costs 12 $ per month for up to 5000 lines per database and 24 $ for up to 50 000 lines per database.

If you need an overview of available terminology management tools for conference interpreters, click here.

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About the author:
Anja Rütten is a freelance conference interpreter for German (A), Spanish (B), English (C) and French (C) based in Düsseldorf, Germany. She has specialised in knowledge management since the mid-1990s.

 

Zu Gast in Brüssel bei „Radio Alex“, auch bekannt als #LangFM

Diesen Monat war ich gemeinsam mit Leonie Wagener zu Gast in Brüssel an Alex Drechsel’s Podcast-Küchentisch. Sehr nett war’s – hier könnt Ihr reinhören: http://www.adrechsel.de/langfm/terminologie

+++ Seminarankündigung +++

Wer beim Hören Appetit auf mehr Wissens- oder Terminologiemanagement bekommt und vom Rheinland nicht allzu weit entfernt ist (oder den Weg dorthin nicht scheut), könnte vielleicht Spaß an einem der folgenden AIIC-Seminare (auch für Nicht-Mitglieder offen) haben:

I. Computereinsatz in der Dolmetschkabine und um die Dolmetschkabine herum – SPEZIELL FÜR EINSTEIGER
in Wassenberg oder Köln

Dieses Seminar ist auf fünf Teilnehmer beschränkt, um im kleinen Kreis auf die Grundlagen des Computereinsatzes eingehen zu können. Der Inhalt gestaltet sich rund um die vorab erfassten individuellen Fragen der Teilnehmer („Was viele nie zu fragen wagen“). Es ist ausdrücklich nicht auf Terminologieverwaltung beschränkt; es können auch allgemeine Themen wie Datei- und E-Mailablage, Skype, Twitter, GoogleDocs, Buchhaltung in Excel und alle möglichen anderen Fragen behandelt werden.

Kursgebühr ca. € 180,- pro Person
Mögliche Daten für den eintägigen Kurs:
14. November 2015 oder
21. November 2015 oder
05. Dezember 2015

Doodle-Umfrage zu den Terminen dieses Kurses (bitte in der Umfrage vollen Namen und Mailadresse angeben): http://doodle.com/poll/itkake57krgqvwar

II. Terminologiemanagement in der Dolmetschkabine
in Wassenberg oder Köln

Dieses Seminar richtet sich an praktizierende Konferenzdolmetscher, die sich gerne einen Überblick über die „herkömmlichen“ und neuen Tools am Markt verschaffen möchten. Die verschiedenen Programme werden vorgeführt, Schwerpunkt sind jeweils die Funktionen Schnellsuche, Sortier- und Filtern, Import und Export von eigenen Glossaren. Ein Überblick einschließlich Preisinfos und Links finden sich hier: www.termtools.dolmetscher-wissen-alles.de. Bei Bedarf kann auf die theoretischen Grundlagen von Informationsmanagement und Terminologieverwaltung eingegangen werden – die Wünsche der Teilnehmer werden vorher abgefragt.

Kursgebühr: € 900,00 geteilt durch die Anzahl der Teilnehmer
Mögliche Daten für den eintägigen Kurs:
14. November 2015 oder
21. November 2015 oder
05. Dezember 2015

Doodle-Umfrage zur Terminfindung (bitte in der Umfrage vollen Namen und Mailadresse angeben): http://doodle.com/poll/gt44n36hz3ngqi64