Booth-friendly terminology management: Glossarmanager.de

Believe it or not, only a few weeks ago I came across just another booth-friendly terminology management program (or rather it was kindly brought to my attention by a student when I talked about the subject at Heidelberg University). It has been around since 2008 and completely escaped my attention. So I am all the happier to present today yet another player on the scene of interpreter-friendly terminology management tools:

Glossarmanager by Glossarmanager GbR/Frank Brempel (Bonn, Germany)

As the name suggests, in Glossarmanager terms are organised in different glossaries, each glossary including the data fields language 1 („Sprache 1“), language 2 („Sprache 2“), synonym, antonym, picture and comment. The number of working languages in each glossary is limited to two (or three if you decide to use the synonyms column for a third language). Each glossary can also be subdivided into chapters („Kapitel“).

Glossarmanager GlossarEdit

You may import and export rtf, csv and txt files, so basically anything that formerly was a text or table/spreadsheet document, and the import function is very user-friendly (it lets you insert the new data into an existing glossary and checks new entries against existing ones, or create a new glossary).

The vocab training module requires typing in and is very unforgiving, so each typo or other deviation from what is written in the database counts as a mistake. But if you are not put off by the nasty comments („That was rubbish“, „Please concentrate!“) or the even nastier learning record, you may well use this trainer as a mental memorising tool without typing the required terms.

The search module comes as a small window which, if you want it to, always stays in the foreground. Entering search terms is intuitive and mouse-free and the results can be filtered by language pairs, glossaries and authors. Ignoring of special characters like ü, è, ß etc. and case-sensitive search can be activated. Right under the hit list, Glossarmanager provides (customisable) links to online resources for further searching.

Glossarmanager Suche

Available for Windows

Cost: Free of charge (download here and use the free licence key)

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About the author:
Anja Rütten is a freelance conference interpreter for German (A), Spanish (B), English (C) and French (C) based in Düsseldorf, Germany. She has specialised in knowledge management since the mid-1990s.

 

GetSEMPER.com – Charmant-penetranter Vokabeltrainer | Persistant, though charming: your personal vocab trainer

„Aktivierung von Schlüsselterminologie“, „Memor(is)ierung“ oder „Vokabelpauken“ – egal, wie man es nennt: Eine gewisse Basisausrüstung an Fachterminologie muss einfach ins Hirn. Hierzu kann man sich Listen ausdrucken, Karteikarten schreiben oder eine Reihe von Apps und Programmen nutzen (Anki, Phase 6, Langenscheidt und Pons wurden mir bei einer Spontanumfrage unter Kollegen genannt, auch die InterpretBank bietet ein Lernmodul), die sich aber bei mir in der Praxis nicht durchgesetzt haben, weil ich mich damit einigermaßen vorsätzlich hinsetzen und lernen müsste … puuhhh. Da lasse ich mich schon lieber von einem sprechenden Glossar berieseln und hoffe, dass das Gehörte irgendwie hängenbleibt.

Umso wachsamer wurde ich, als in verschiedenen Zeitschriften und Blogs Semper empfohlen wurde, eine Lern-App, die ganz proaktiv und aufdringlich jedes Mal, wenn man sein Handy aktiviert,  eine Lernfrage stellt. Ganz im Sinne des Microlearning, denn kleine Lerneinheiten in wechselnden Situationen funktionieren ja sehr viel besser als stundenlanges Pauken an einem Ort. Ruckzuck hatte ich die App installiert und nach kurzem Stöbern in den verfügbaren „Packs“ (virtuelle Karteikartenstapel; ich setze sie immer in Anführungsstriche, damit niemand denkt, ich rede von einer Art Gesocks) war klar: Das mach ich mal besser selbst. Dazu musste ich mich im Browser bei www.getsemper.com anmelden (wenn man ein Google-Konto hat, am besten damit) und hattte nach wenigen Klicks ein eigenes Pack erschaffen.

GetSemper CreatePack1

Und um dieses dann mit Inhalt zu füllen, wurde ich zu meinem großen Erstaunen zu einer GoogleSheets-Tabelle weitergeleitet, denn nichts anderes ist ein solches „Pack“ – der PackCreator von Semper ist schlichtweg ein Add-On. Sehr praktisch, wo doch Gemeinschaftsglossare in der Cloud ohnehin gerade in Mode ist.

GetSemper PackCreator Waste EN-DE

Jedenfalls kopiert man einfach seine zu lernenden Wortliste aus jeder x-beliebigen Tabelle in die entsprechenden Spalten, klickt auf „Publish“ und schon wird das „Pack“ an das eigene Handy geschickt und erscheint in der Semper-App – und man findet die Datei zudem in der eigenen Google-Ablage unter „zuletzt verwendet“ und kann so ziemlich einfach darauf zugreifen, wenn man etwas ändern oder die wichtigsten Termini für den nächsten Auftrag hineinpacken möchte.

So habe ich mir mal flott ein „Pack“ mit meinen „Darüber-muss-ich-immer-zu-lange-nachdenken“-Termini Deutsch-Spanisch erstellt und, weil es so viel Spaß machte, gleich noch eins in Englisch-Deutsch aus der EU-Abfallstatistiknomenklatur (Verordnung 2150/2002). Und nun werde ich beharrlich bei jedem Aktivieren des Handybildschirms nach Müllsorten, Chemikalien oder Insekten in meinen verschiedenen Arbeitssprachen gefragt.

Mir persönlich gefällt dabei der Karteikartenmodus („Flashcard“) besser als der Multiple-Choice-Modus, aber das ist sicher Geschmackssache.

GetSemper Android 2016_01_28_11.44.54

Herzallerliebst ist übrigens auch die Audioausgabe, wenn man sich die Elemente seiner Vokabelliste einzeln ansieht und dabei auf das Lautsprechersymbol klickt.

GetSemper Android Options

Man kann wählen, ob man nur beim Entsperren des Smartphone-Bildschirms („Lockscreen“) abgefragt wird oder auch dann, wenn man bestimmte Apps öffnet („Loadscreen“). Mein Selbstversuch dauert bislang ca. 48 Stunden an, aber schon nach 10 Minuten konnte ich sagen, dass mich die Loadscreen-Funktion zuverlässig in den Wahnsinn treiben würde. Über die Abfrage beim LockScreen freue ich mich hingegen auch nach 48 Stunden noch wie eine Schneekönigin, zumal die Handhabung sehr geschmeidig ist. Wir sprechen uns dann in einem Monat noch einmal …

PS: Sehr schöne Studie zum Thema Microlearning am Handy: Lindemann, Oliver et al.. (2013). Learning Effects of Arithmetic Problem Solving while Unlocking a Mobile Phone. Zenodo. 10.5281/zenodo.18094

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Über die Autorin:
Anja Rütten ist freiberufliche Konferenzdolmetscherin für Deutsch (A), Spanisch (B), Englisch (C) und Französisch (C) in Düsseldorf. Sie widmet sich seit Mitte der 1990er dem Wissensmanagement.

+++ English version +++

„Activation of key terminology“, „memorising“ or „vocab learning“ – no matter what you call it, the fundamentals of terminology just need to be there in your brain (and not only on paper/hard disk). You can print lists or make flashcards or use one of those many apps and programs to learn your words (Anki, Phase 6, Langenscheidt and Pons was what colleagues mentioned spontaneously, InterpretBank also has a learning module), but none of these have made their way into my daily routine as an interpreter so far, basically because I couldn’t be bothered to sit down and study my vocab … I would rather listen to one of my talking glossaries and hope that the words would somehow find their way into my memory.

So I was all the more intrigued by a learning app that I read about some time ago in several magazines and blogs: Semper is a proactive and pushy little fellow who asks you impertinent vocab questions each time you unblock your smartphone screen. Real microlearning, actually: tiny memorising units dispersed over the day in changing contexts are much more effective than long learning sessions at one place. I quite liked the idea and installed Semper on my Android phone straightaway. After searching the vast amount of available „packs“ (virtual  stacks or decks of flashcards), it was clear to me that I wanted my own pack, so I opened my desktop browser and logged on at www.getsemper.com (preferably do this with your Google account if you have one) and a few clicks later I had created my first pack.

GetSemper CreatePack1

In order to fill this pack with life (i.e. weird words to learn), to my great surprise I was brought to a quite familiar place: GoogleSheets. A Semper „pack“ is just that: A Google sheet with an add-on called PackCreator –which comes in quite handy, with shared Google glossaries becoming rather fashionable these days.

GetSemper PackCreator Waste EN-DE

So all I had to do was copy & paste a word list from my own database into the columns, click „publish“ and off it went. A few minutes or even seconds later my brand new pack arrived in the Semper app on my mobile phone. And I can also still find it in my personal GoogleDrive (under „recent“), which makes it very easy to modify and put in the latest vocab for the next job.

I enjoyed myself so much that I not only created one Spanish-German pack with all those words that always take me just a second too long to recall but also an English-German one containing the EU waste nomenclature (taken from regulation 2150/2002). And now each time I unlock the screen of my phone  I will be tested infallibly on waste categories, chemicals or weird insects in one of my working languages.

As to the testing mode, I personally prefer the „Flashcard“ mode from the „Multiple Choice“ one, but I suppose that’s a matter of personal preference.

GetSemper Android 2016_01_28_11.44.54

If you open your pack and look at the elements in detail, you will even find a very charming audio output feature (click on the speaker symbol).

GetSemper Android Options

You can also choose if you only wish to be tested when unlocking your screen („Lockscreen“) or also when you open certain apps („Loadscreen“). My self-experiment has been on for about 48 hours now, and although it only took me 10 minutes to find out that the loadscreen function would drive me completely insane, I am still delighted to answer Semper’s questions each time I unlock my phone. We’ll speak again in a month …

PS: Worth reading: Lindemann, Oliver et al.. (2013). Learning Effects of Arithmetic Problem Solving while Unlocking a Mobile Phone. Zenodo. 10.5281/zenodo.18094

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About the author:
Anja Rütten is a freelance conference interpreter for German (A), Spanish (B), English (C) and French (C) based in Düsseldorf, Germany. She has specialised in knowledge management since the mid-1990s.

 

 

In the booth or in the hen house – experts all around | Dolmetschkabine oder Hühnerstall – Expertentum, wohin man schaut | Entre expertos: ya sea en el gallinero o en la cabina de interpretación

Huhn

+++ for English see below +++ para español, aun más abajo +++

Wie inspirierend der Bau eines Hühnerhäuschens sein kann, erschließt sich eventuell nicht auf den ersten Blick. Wer im Laufe der letzten Monate die Kabine mit mir teilen und meine Hühnerfotos bewundern musste, fragt sich aber vielleicht schon seit Längerem, wann die Hennen denn nun Eingang in diesen Blog finden. Nun denn:

In den vergangenen Herbstferien haben mein Vater, mein Sohn, meine Tochter und ich uns anderthalb Tage mit dem Bau eines Hühnerhauses vertrieben. Mein Vater kommt aus der Saunabau-Branche und verfügt über einen exzessiv gut ausgestatteten Werkraum und es war ein außerordentliches Vergnügen, gemeinsam zu werkeln. Im Nachgang betrachtet fällt mir dabei auf, dass es mir durchaus schön häufiger Freude bereitet hat, Experten bei ihrem Tun auf die Finger zu schauen – ein angenehmer Nebeneffekt der extremen (zunehmenden) Fachlichkeit der meisten Dolmetscheinsätze. Dabei ist mir einerlei, ob ich einem Programmierer, einem Hufschmied, einem Schlachthausinspekteur, einem Patentanwalt oder einem Statistiker zuschauen oder zumindest zuhören darf. Bestimmte Verhaltensmuster scheinen vielen Experten gemein, die ich sowohl bei dem hühnerstallbauenden Saunafachmann als auch bei Konferenzdolmetschern wiederzufinden meine:

  • Wir machen keine halben Sachen. Nicht am Material sparen – kein billiges Sperrholz, sondern ordentliche OSB-Platten. Nicht schnell, schnell, sondern durchdacht. Wir sind immer gut vorbereitet. (Wir mögen weder schlechten Ton noch schlecht sitzende Kopfhörer und noch viel weniger schlechte Informationsversorgung im Vorfeld einer Veranstaltung.)
  • Wir kaufen nicht das hübsche 300-EUR-Hühnerhaus bei Amazon von der Stange, sondern wir wägen ab, was in diesem Garten und an diesem Haus individuell am besten funktioniert (in diesem Fall eine Kernbohrung in die Garage und das Hühnerhaus von innen dagegengesetzt). (Wir dolmetschen das, was der Redner gerade in diesem Moment meint, und nicht mit dem Wörterbuch. Wir finden für jede noch so abwegige Situation einen passenden Dolmetschmodus.)
  • Wir besitzen so viel Vorstellungsvermögen, dass wir – zunächst auf dem Papier – von null an das perfekte Häuschen konzipieren, das dann aus einem Haufen vom Baumarkt zugeschnittener Holzplatten zusammengebaut wird. (Wir wissen genau, ob simultan oder konsekutiv besser funktioniert und wie wir ein Team für genau diesen Kunden richtig zusammenstellen. Ebenso wie wir die Rede mit dem Redner mitdenken und dem anderssprachigen Zuhörer eine Version davon präsentieren, die für ihn funktioniert.)
  • Wenn wir auch noch nie im Leben einen Hühnerstall gebaut haben, so arbeiten wir uns ein und übertragen unser Wissen und unsere Fertigkeiten auf diesen neuen Anwendungsfall. (Wie an fast jedem normalen Arbeitstag eines Konferenzdolmetschers).
  • Wir haben einen Blick dafür, was geht; auch, weil wir das richtige Werkzeug sowohl kennen als auch besitzen (oder jemanden kennen, der es uns leihen kann). (Flüstern für eine zwölfköpfige Delegation sicher nicht. Wir verstehen es, große Dokumentenmengen zu bändigen, und wissen, wer gute Simultantechnik liefert.)
  • Wir können Prioritäten setzen: Welche schiefe Schraube muss noch einmal herausgedreht werden, weil sonst alles instabil wird, was kann man getrost schief stecken lassen? (Welchen Dolmetschfehler muss ich korrigieren, damit kein dramatisches Missverständnis entsteht, was kann ich stehen lassen?)
  • Spontan auftretende Schwierigkeiten halten uns nicht auf. Ein Fehler im Zuschnitt wird entweder durch Umplanung beantwortet oder die tragbare Kreissäge, die für den Fall der Fälle schon bereitsteht (wir sind immer gut vorbereitet), kommt zum Einsatz. Zu lange, auf der anderen Seite herausstehende Schrauben bedeuten nicht zwingend, dass man noch einmal zum Baumarkt fährt, sondern dass man sie kurzerhand abflext. (Fällt die Simultantechnik aus, gehen wir in den Raum und dolmetschen konsekutiv oder flüstern. Liegt das Vorbereitungsmaterial über die technischen Finessen eines Fertigungsarbeitsplatzes in Zeiten von Industrie 4.0 nicht vor, schöpfen wir aus unserem Vorwissen und machen mit Hilfe des Kabinenpartners, der uns mit Spontanrecherche und Mitschrift unterstützt, trotzdem etwas daraus.)

Theoretisch hätte ich bei dieser Baumaßnahme jeden einzelnen Handgriff auch selbst tätigen können, aber letztendlich ist doch auch ein Hühnerhaus mehr als die Summe seiner Teile. Wahrscheinlich hätte ich am falschen Ende angefangen, die falschen Bohrer verwendet und mir auch nicht die Mühe gemacht, die Sitzstange abzuhobeln, damit die Hühner keine Splitter in die weichen Fußballen bekommen.

Die richtigen Fragen stellen und der Blick fürs Ganze, das können auch Experten von Experten lernen. Also seid Experten und erfreut Euch an ebensolchen, wo Ihr nur könnt!

PS: Sehr interessant: In diesem schönen Artikel über Expertentum aus Experten-(Psychologen-)Sicht von Tad Waddington findet sich Einiges aus der Dolmetscher-Hühnerhaus-Analogie wieder.

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Über die Autorin:
Anja Rütten ist freiberufliche Konferenzdolmetscherin für Deutsch (A), Spanisch (B), Englisch (C) und Französisch (C) in Düsseldorf. Sie widmet sich seit Mitte der 1990er dem Wissensmanagement.

+++ English version +++

I had no idea how inspiring it could be to build your own chicken coop. But those who have shared a booth with me lately and were obliged to admire my chicken photos may have been wondering for some time when those lovely hens will finally make their way into this blog. Now, then:

During the last autumn break my father, my son, my daughter and myself spent a day and a half designing and building a splendid new hen house. My father has a track record in the sauna-building industry and, besides, owns an excessively well-equipped little basement workshop, which made it an utmost pleasure to work together. Only later did I realise that I had experienced this fascination before when watching experts at work, i.e. people who really seem to know what they are doing. This phenomenon called expert, or expertise, is something we come across very often as interpreters (and increasingly so as interpreters tend to be recruited more often when very specific subjects are being discussed). And to me it is all the same whether I can watch or listen to a coder, farrier, slaughterhouse inspector, patent lawyer or statistician. It seems to me that most experts act alike, in a certain way, no matter if they build wooden boxes or, say, act as conference interpreters:

  • We don’t do things by halves. No cheap stuff – better go for the robust OSB panels and not the inexpensive chipboard. No hurry, think everything through properly. We always come well prepared, after all. (We don’t like bad sound, neither are we very fond of badly fitting headphones and even less of bad information supply before a conference.)
  • We do not buy the ready-made fancy little 300 € coop on Amazon. We rather ponder the pros and cons of what might best be suited for this particular house and garden and find and individual solution (in this case, drilling a big hole into the outer wall of the garage and putting the coop up against this wall from the inside). (We translate the message the speaker wants to convey in this particular situation and do not mechanically put together words like a dictionary on legs. We find a suitable mode of interpretation for any weird situation.)
  • We use our imagination in order to create the perfect solution – on paper first – which we then put together from a pile of custom cut-to-size wood panels from the DIY store. (We know exactly when sim or consec work better and we will find exactly the right people for a team to suit the needs of this special customer. Just like we think the speech alongside with the speaker and then present another version of it to the audience in the other language which will work for them).
  • We may well never have built a hen house in our lives, but we are smart enough to familiarise ourselves with the subject and transfer our knowledge and our skills to this new task. (The usual stuff on any day in the life of a conference interpreter).
  • We can tell what’s possible and what’s not; also because we know and possess the right tools (or know who to borrow them from). (Whispered interpretation for a delegation of twelve? Surely not. We know how to handle huge amounts of documents and where to rent the best conference equipment.)
  • We know our priorities: Which one of the badly placed screws can just stay where it is and when is it a good idea to take it out again and screw it in properly in order to prevent the whole thing from falling apart? (Which error do I need to correct when interpreting because there will be a terrible misunderstanding otherwise, which one will most probably pass unnoticed?)
  • Unexpected difficulties won’t stop us. One of the panels cut to the wrong dimensions means we just rearrange our construction or use the portable circular saw we have already brought, just in case (We always come well prepared, after all). If the screws turn out to be too long and stick out on the other side of the wall, we don’t necessarily go back to the DIY store to get some shorter ones. We may as well cut them off using this very handy little angle grinder we happen to possess. (If the booth sound system fails, we will get out of our booths and do consecutive or whispered interpretation if ever possible. Have we not received any information about the technical details of a modern shop floor setting in times of industry 4.0 then we will still be able to make something of it on the basis of our experience and the help of our colleague who will be doing emergency internet research and/or emergency scribbling.)

Theoretically, I would have been able to carry out every single task on my own. But I have learnt that a chicken coop is more than the sum of its parts. I would most probably have started at the wrong end, used the wrong drills and wouldn’t have bothered smooth-planing the perch so that the chickens don’t get splinters in the soft little balls they have under their feet.

Asking the right questions and seeing the big picture, that’s what experts can learn from experts. So: Be an expert, watch out for those around you and enjoy!

PD: Very interesting: Many an aspect of this henhouse-interpreter analogy can also be found in this very nice article about expertise from the expert‘s/psychologist‘s view by Tad Waddington.

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About the author:
Anja Rütten is a freelance conference interpreter for German (A), Spanish (B), English (C) and French (C) based in Düsseldorf, Germany. She has specialised in knowledge management since the mid-1990s.

+++ Versión española +++

No tenía ni idea de lo inspiradora que puede ser la construcción de un gallinero. A los que han estado en cabina conmigo últimamente ya les tocó admirar las fotos de mis gallinas como si fueran mis bebés, ya se habrán preguntado cuánto tardarían en aparecer en mi blog. Pues ahora sí:

En las últimas vacaciones de otoño mi papá, mi hijo, mi hija y yo nos pasamos día y medio construyendo un gallinero. Mi padre se ha ganado la vida en la construcción de saunas, y además dispone de un taller exageradamente bien equipado, y realmente disfrutamos un montón de estar ahí todos juntos haciendo bricolaje. En retrospectiva, me quedó aun más claro por qué: Es que me encanta observar a un experto (o experta, claro) en su trabajo, y lo hago bastante seguido – un efecto secundario muy grato de lo (cada vez más) técnico que resultan muchos trabajos de interpretación. Y me da igual si se trata de un herrador, programador, inspector de matadero, abogado de patentes o estadísticos, mientras me dejen observar o escucharlos. Y mi impresión es que los expertos tienen, o mejor dicho tenemos, ciertas pautas de comportamiento en común, ya sea que se trate de ingenieros de gallineros o de intérpretes de conferencias:

  • No nos conformamos con las cosas hechas a medias. Tampoco usamos material barato – nada de tableros aglomerados de baja calidad, mejor los tableros OSB de virutas orientadas. Y no lo hacemos todo rápido, sino con calma y bien pensado. Siempre llegamos bien preparados. (A nosotros no nos gusta ni el mal sonido, ni los auriculares mal ajustados, ni mucho menos la falta de información para preparar una conferencia.)
  • Tampoco compramos el gallinero prefabricado en Amazon por 300 EUR, sino que sopesamos las ventajas y los inconvenientes de las diferentes opciones para encontrar la solución perfecta para esta casa y este jardín en particular. En este caso, consistía en perforar la pared del garaje y montar el gallinero contra la pared desde el lado interior. (Interpretamos lo que el orador quiere decir en esta situación y no nos limitamos a ser diccionarios vivientes. En situaciones absurdas encontramos la manera de hacer posible la interpretación.)
  • Tenemos la imaginación suficiente como para diseñar – primero sobre el papel – el gallinero perfecto, para luego armarlo del montón de tablas cortadas a la medida, que nos facilitaron en el negocio de materiales para la construcción. (Sabemos decir exactamente en qué situación va a funcionar la interpretación simultánea o consecutiva y qué equipo de colegas conviene enviar a qué cliente. Acompañamos al orador en sus pensamientos y creamos para el auditorio del otro idioma un discurso adecuado que funcione para ellos en ese )
  • Aunque nunca jamás en la vida hayamos construido un gallinero, nos familiarizamos con el tema y aplicamos nuestros conocimientos y nuestras aptitudes a ese nuevo caso (Lo normal en la vida de un intérprete de conferencias).
  • Tenemos buen juicio para saber lo que es posible y lo que no; porque conocemos también las herramientas adecuadas y disponemos de ellas (o por lo menos sabemos a quién pedirlas prestadas). (Susurrar para una delegación de doce personas – seguro que no; sabemos manejar grandes cantidades de documentos y en dónde conseguir el mejor equipamiento técnico.)
  • Sabemos fijar prioridades. Un tornillo mal colocado: ¿Mejor lo vuelvo a quitar y lo pongo bien?, porque si no, todo se puede venir abajo; o bien ¿puedo dejarlo tal cual y nadie se va a enterar? (¿Cuáles son los errores de interpretación que hay que corregir para evitar malentendios dramáticos? ¿Y cuáles son los que van a pasar desapercibidos?)
  • Las dificultades imprevistas no nos pueden detener. Una tabla mal cortada – pues nos reorganizamos un poquito, o usamos la sierra circular que, por si acaso, ya habíamos traído (porque siempre llegamos bien preparados). Si los tornillos son demasiado largos y salen por el otro lado de la pared, eso no significa que debamos volver a la tienda para comprar otros; más bien los cortamos con la amoladora angular. (Si falla el sistema de sonido, salimos de las cabinas e interpretamos de modo consecutivo o susurramos, según permitan las circunstancias. Si no disponemos de la documentación sobre, digamos, los puestos de trabajo ultra conectados en las factorías de la industria 4.0, igual nos organizamos, aprovechando nuestros conocimientos previos y el apoyo del colega que nos apunta cosas y busca términos en internet.)

En teoría, habría sido capaz de hacer cada una de las maniobras yo solita, pero al final, inclusive un gallinero es más que la suma de sus partes. Probablemente habría empezado por el extremo equivocado, habría usado el taladro equivocado y tampoco se me habría ocurrido alisar la percha para que las gallinas no se astillaran las delicadas plantas de sus patitas.

Hacer las preguntas acertadas y siempre contemplar el sistema en su conjunto – eso es algo que los expertos podemos aprender de otros expertos. Entonces: ¡Seamos expertos y disfrutemos de aquellos con los que nos podamos topar!

PD: Muy interesante: En este artículo maravilloso sobre la pericia – desde el punto de vista de un experto/psicólogo – de Tad Waddington se pueden encontrar algunos aspectos de la analogía gallinero-interpretación https://www.psychologytoday.com/blog/smarts/200901/defined-expertise-its-not-how-smart-you-are-how-much-you-know-matters von Tad Waddington.

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La autora:
Anja Rütten es intérprete de conferencias autónoma para alemán (A), español (B), inglés y francés (C), domiciliada en Düsseldorf/Alemania. Se dedica al tema de la gestión de los conocimientos desde mediados de los años 1990.

How to build one nice multilingual file from several PDFs | Aus zwei (PDFs) mach eins – übersichtliche mehrsprachige PDFs erstellen | Cómo crear un archivo PDF multilingüe

+++ for English see below +++ para español, aun más abajo +++

Wir kennen ihn alle: Den über hundert Seiten langen Geschäftsbericht, vollgepackt mit Grafiken, Tabellen und wertvollen Informationen, und das – Halleluja! – nicht nur im Original, sondern auch noch in 1a-Übersetzung(en) . Einen besseren Fundus für die Dolmetschvorbereitung kann man sich kaum vorstellen. Nur: Wie bändige und berge ich diesen Schatz? In zwei Excel-Tabellenspalten kopieren? Funktioniert mit solchen Mammut-Dokumenten nur mäßig. Alignieren? Viel Erfolg, mit einem pdf-Dokument … Ausdrucken und nebeneinanderlegen? In einer handelsüblichen Kabine eher beschwerlich. So erlebt zuletzt im vergangenen Sommer, als dann Ignacio Hermo schließlich die Wunderwaffe im Internet zutage gefördert hat: A-PDF N-up Page, ein Programm, das mehrere pdf-Dokumente nicht nur einfach zusammenführt (also alle hintereinanderklatscht), sondern auch die entsprechenden Seiten ordentlich nebeneinanderstellt. Das Ergebnis eignet sich dann hervorragend zum Parallel-Lesen und als Nachschlagewerk.

Eventuell muss man nach der Installation einmalig unter Option/Settings/Page Range „merge all PDF files to one …“ aktivieren. Danach ist die Bedienung denkbar einfach: Man wählt oben die beiden Dateien aus und klickt unten auf „N-up Page …“.

N-Up_1 small

Als Ergebnis erhält man ein pdf, in dem die beiden Sprachen hübsch ordentlich nebeneinander erscheinen:

PDF merged English Spanish

Und natürlich funktioniert das auch mit Powerpoints und anderen Formaten, wenn man sie vorher in pdf konvertiert.

Möchte man nun womöglich mehr als zwei Sprachen nebeneinander sehen (wobei man dann bei der Lesbarkeit an die Grenzen handelsüblicher Bildschirme stößt), so fügt man immer zwei Sprachen in eine Datei zusammen und diese beiden zweisprachigen Dateien (oder auch eine einsprachige plus eine zweisprachige Datei) verschmelzt man dann wiederum in einem zweiten Schritt zu einer drei- bzw. viersprachigen.

N-Up four filesN-Up three files

 

 

 

 

 

Das Ergebnis sieht dann mit drei Sprachen so aus (für deutlichere Darstellung Grafik anklicken):

DE EN ES merged

… und bei vier Sprachen so:

PDF merged EN DE ES FR

Zwar gibt es auch einen so genannten „4-Up“-Modus, dieser legt aber dann die vier Sprachen nicht alle nebeneinander. Man muss dazu wissen, dass das Programm eigentlich dazu gedacht ist, die Seiten eines pdf-Dokuments für den Buchdruck passend anzuordnen. An Dolmetscher hat bei der Entwicklung eher niemand gedacht.

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Über die Autorin:
Anja Rütten ist freiberufliche Konferenzdolmetscherin für Deutsch (A), Spanisch (B), Englisch (C) und Französisch (C) in Düsseldorf. Sie widmet sich seit Mitte der 1990er dem Wissensmanagement.

+++ English version +++

We all know those huge annual reports, over a hundred pages full of charts, tables and valuable information, and, would you believe it, not only in the original language, but also translated (and excellently so) into the other relevant language(s). You couldn’t possibly think of any better source of information in order to prepare for your interpreting assignment. But how to best exploit this abundance of information? Copy everything into two columns of a spreadsheet? Hardly ever works with such massive documents. Align them in a translation memory program? Good luck then, as PDF files don’t actually have a track record of aligning easily. Print everything and spread it out in the booth? Maybe not, at least not if your booth is less than XXL.

When I last encountered this problem back in June, my team mate Ignacio Hermo went through the trouble of searching the internet for the magic solution, and finally found it – A-PDF N-up Page, a program that not only merges several PDF documents into one (simply putting them one behind the other), but also puts the corresponding pages of the different language versions neatly next to each other. The result perfectly serves our purpose of reading the different languages in parallel and of using this multilingual text corpus as a tailor-made encyclopaedia for this particular conference.

After installation, you may have to go to Option/Settings/Page Range once and activate „merge all PDF files to one …“. After that, the tool is really easy to handle: just select your files using the „add file“ button and then click on the „N-up Page …“ button below.

N-Up_1 small

The result is a PDF doc where the two language versions appear nicely next to each other:

PDF merged English Spanish

And obviously, this also works with any Powerpoint presentation and other file formats, as long as you convert them into PDFs before merging them.

If you are crazy enough to consider viewing more than two language versions at a time (the only limit is the screen, obviously) then simply merge two and two and then again merge the two bilingual files (or one bilingual and one monolingual).

N-Up four filesN-Up three files

 

 

 

 

 

This is what the trilingual result looks like (click on the picture to see it clearly) …

DE EN ES merged

… and here’s the quadrilingual file:

PDF merged EN DE ES FR

The tool also has a so-called „4-Up“ mode, but this does not put each page in four languages together. No surprise, though, considering that this program was originally made to arrange the pages of an ordinary pdf file in such a way that it can be printed as a book. No one had us conference interpreters in mind then.

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About the author:
Anja Rütten is a freelance conference interpreter for German (A), Spanish (B), English (C) and French (C) based in Düsseldorf, Germany. She has specialised in knowledge management since the mid-1990s.

+++ Versión española +++

Todos las conocemos, estas enormes memorias anuales de más de cien páginas, repletas de gráficos, tablas y un montón de información super útil, y todo eso incluso viene perfectamente traducido a todos los idiomas de la conferencia o la empresa. Increíble, ¿verdad? El único problema con el que nos encontramos ahora es el de saber cómo manejar esta inmensa cantidad de información valiosa, tanto en cabina como a la hora de prepararnos para la conferencia. Copiar y pegarlo todo en dos (o más) columnas de una tabla Excel a duras penas nos funcionaría, con tantos gráficos, tablas y demás cosas. Tampoco serviría de mucho alinearlo en una memoria de traducción, dado que los pdfs no tienen fama de alinearse bien.  Entonces imprimirlo todo y colocarlo sobre la mesa en cabina? Pues no, a no ser que la cabina sea de tamaño XXL.

La última vez que me encontré con este problema, este verano, nuestro querido compañero Ignacio Hermo se puso a buscar la herramienta mágica en internet, y – ¿como ven? – la encontró: A-PDF N-up Page, un programa que no sólo combina varios documentos tipo pdf en uno (colocándolos uno tras otro) sino que los ordena de tal forma que las páginas en los diferentes idiomas aparecen una al lado de la otra. Queda bien bonito y nos sirve perfectamente para leer en varios idiomas en paralelo y consultar este enorme corpus de texto como enciclopedia específica de esta conferencia en particular.

Después de haber instalado el programa, puede ser que tenga que ir a Option/Settings/Page Range una vez y activar „merge all PDF files to one …“. Después resulta facilísimo usar esta herramienta: Simplemente se seleccionan los archivos usando el botón „Add File“ de arriba y se pincha en el botón „N-up Page …“ de abajo – y ya se arma el archivo multilingüe.

N-Up_1 small

El resultado es un documento tipo pdf en donde aparecen las dos versiones lingüísticas una al lado de la otra:

PDF merged English Spanish

Evidentemente, esto también funciona con presentaciones tipo Powerpoint o cualquier otro formato mientras se convierta en pdf primero.

Y si se les ocurre visualizar más de dos idiomas a la vez (el único límite es el formato de la pantalla), simplemente tienen que combinar siempre dos con dos y luego, en un segundo paso, volver a unir los dos archivos bilingües (o uno bilingüe con uno monolingüe).

N-Up four filesN-Up three files

 

 

 

 

 

Así se ve el resultado trilingüe (para verlo más claro, hay que hacer clic en la imagen): 

DE EN ES merged

… y este es el archivo cuatrilingüe:

PDF merged EN DE ES FR

El programa también tiene una función llamada „4-Up“, pero ésta no coloca las páginas de tal manera que las diferentes versiones lingüísticas de una misma página aparezcan juntas. No es de sorprender, considerando que la idea del tool era la de reorganizar las páginas de un pdf normal como para poder imprimirlo como libro. Al programarlo, nadie tenía en mente las necesidades de los intérpretes de conferencias.

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La autora:
Anja Rütten es intérprete de conferencias autónoma para alemán (A), español (B), inglés y francés (C), domiciliada en Düsseldorf/Alemania. Se dedica al tema de la gestión de los conocimientos desde mediados de los años 1990.

Digital dementia and conference interpreters – article published in Multilingual July/August 2015

DigitalDementiaMultilingual Preview

To read this article on effects of digitalisation on conference interpreters‘ memory and learning habits, please follow the link to multilingual.com (English only).

 

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About the author
Anja Rütten is a freelance conference interpreter for German (A), Spanish (B), English (C) and French (C) based in Düsseldorf, Germany. She has specialised in knowledge management since the mid-1990s.

 

 

Shared glossaries in Google Docs – How to make them work for everyone | Team-Glossare in Google Docs – So wird’s was

 

+++ for English see below +++

Team-Glossare in Google Docs – So wird’s was

Als unsere liebe Kollegin Leonie Wagener 2012 im Rahmen ihrer Masterarbeit eine Erhebung zur vorbereitende Terminologiearbeit unter Konferenzdolmetschern durchführte, gaben 93 % an, zumindest in der Kabine nie ihre Terminologie in Google Docs zu bearbeiten. Mittlerweile ist die gemeinsame Vorbereitung eines Einsatzes in einem gemeinsamen Online-Glossar schon beinahe State of the Art. Die Vorteile liegen auf der Hand:

Man spart Zeit, vor allem, wenn zunächst einmal alle ihre Termini ohne Entsprechungen eingeben und man die anderssprachigen Lücken in Teamarbeit ausfüllt, sprich jeder füllt zunächst die Lücken (der anderen), die er in seinem Wissensbestand ohnehin abrufbar hat. Fehler werden vermieden (Vier-Augen-Prinzip). Das gesamte Team hat den gleichen Wissensstand, alle sprechen „die gleiche Sprache“ und wissen auch um eventuell noch offene Fragen, die mit dem Kunden/Teilnehmern der Veranstaltung noch zu klären sind. (hierzu auch Leonies Beitrag im AIIC Blog).

Hinzu kommt bei sehr dichten Fachkonferenzen, dass man sich die Vorträge häufig aufteilt. In einem gemeinsamen Glossar hat dabei dennoch jeder Zugriff auf die Terminologie zu den jeweils anderen Vorträgen und kann darauf zumindest einmal einen Blick werfen und zur Not auch einspringen.

Abgesehen davon ist es einfach unterhaltsam und motivierend, sich „im Glossar zu treffen“ und live zu sehen, dass die Kollegen gerade auch dort herumhüpfen das Glossar wie von Geisterhand wächst. Und wie wir ja wissen, gibt es kaum etwas Besseres für eine tiefe Verarbeitung von Wissen als das Besprechen – hier vielleich eher „bechatten“.

Trotz dieser Litanei an Vorteilen begegnen aber viele Kollegen immer noch verhalten, wenn es darum geht, sich auf ein gemeinsames Online-Megaglossar einzulassen, und zwar teilweise zu recht. Oft ist es nur Gewohnheits- oder Geschmackssache, aber einige konkretere Vorbehalte habe ich im Folgenden zusammengestellt und versucht zu beantworten.

Kann ich vertrauliche Kundendaten der Cloud bzw. Google anvertrauen?

Zunächst einmal ist das Speichern bei Google (vorausgesetzt, man stellt die Daten nicht öffentlich) an sich nicht unsicherer als der Versand per E-Mail – bis auf die Tatsache, dass Google theoretisch „mitliest“. Grundsätzlich empfiehlt sich, Dateien nicht unbedingt nach dem Muster „XY AG – Vorstellung des neuen Glasreinigerpatents am 1.8.2015“, sondern eher „Reiniger“zu nennen und vor allem im Zweifel den Kunden vorher zu fragen. Eine weitere Lösung ist das Verwenden einer Verschlüsselungssoftware wie https://www.boxcryptor.com.

Mir ist so ein Riesenglossar viel zu unübersichtlich, ich weiß überhaupt nicht, was wo steht.

Wie in einer normalen Terminologiedatenbank auch, steht und fällt der Wert eines Gemeinschaftsglossars auch mit der Aussagekraft seiner „Tags“, also Kategorisierungen.

Gibt es mehrere Parallel-Teams, Konferenztage, Redner oder Themenbereiche, so empfiehlt es sich, dafür jeweils eine eigene Spalte zur Kennzeichnung anzulegen. Auch eine Kombination der Kriterien ist möglich, etwa Konferenztag und Redner in einer Spalte nach dem Muster „Mo – Schmidt, Mo – Müller, Di – Meier“. Der Mehraufwand ist nicht der Rede wert: Einmal getippt, kann man die entsprechende Kennung in die nächsten Zeilen einfach mit der Maus herunterziehen/-kopieren. So hat man dann gleich die nächsten Zeilen für die eigenen Einträge „reserviert“ und die Kollegen räumen ihre Einträge erst darunter ein. Wenn man Filter und Kategorien geschickt einsetzt, kann jeder Nutzer sich mühelos seine eigene persönliche Teilansicht des großen Teamglossars erstellen – hier findet Ihr auch ein zweiminütiges Erklär-VIDEO.

Es hat doch jeder seine eigenen wichtigen Termini. Kollegen schreiben oft Dinge ins Glossar, die mich gar nicht interessieren, und umgekehrt schreibe ich mir vielleicht Sachen auf, die andere lächerlich finden, aus Sorge, sie im Eifer des Dolmetschgefechts nicht abrufbar zu haben.

Hier bietet es sich an, jedem Teilnehmer eine „private“ Spalte zuzuweisen, in der er das markieren kann, was für ihn persönlich relevant ist oder zum Beispiel auf eine Kurzliste gehört. Die kann man sich dann für den eigenen Bedarf herausfiltern und womöglich sogar ausdrucken. Ganz abgesehen davon ist es hochinteressant zu sehen, wie fast schon lachhaft ähnlich sich die Aufzeichnungen unterschiedlicher Kollegen doch oft sind.

Wenn ich während des Arbeitens z.B. die Sprachen ausblende, die ich nicht brauche, oder nach einem bestimmten Redner filtere, können andere auf die ausgeblendeten Informationen nicht zugreifen. Wenn ich z. B. nach der Spalte „Deutsch“ sortiere, um nach Doubletten zu suchen, wird die ganze Reihenfolge durcheinandergeschmissen und jemand, der eigentlich gerade die Termini zu einem bestimmten Votrag eingeben wollte, ist völlig verwirrt.

Wenn wirklich viele Leute gleichzeitig in einem Glossar arbeiten, kann es praktisch sein, für die eigene Dateingabe oder für spezielle Sortierungen/Filterungen ein separates Datenblatt zu nutzen. Wenn die Tabellenstruktur identisch ist, kann man dort in Ruhe seine eigenen Einträge anlegen und diese dann nachher in das Gemeinschaftsglossar hineinkopieren, z.B. jedes Mal, wenn man einen Themenbereich oder einen Vortrag fertig bearbeitet hat. Dabei kann man dann auch störende Spalten ausblenden.

Es gibt auch eine große Auswahl von add-ons, die das Arbeiten mit großen Datenmengen erleichtern. So kann man mit EZ Query ein neues Datenblatt erstellen, das ähnlich einer Abfrage in MS-Acces ein Abbild der großen Gesamtdatenbank erstellt, in dem nur die Spalten gezeigt werden, die mich interessieren. Wenn ich bspw. in einem Team mit 10 Sprachen bin, kann ich für die Abfrage in der Kabine meine persönliche Ansicht zum Durchsuchen wählen, in der nur meine Sprachen und meine als relevant gekennzeichneten Einträge sichtbar sind. Wenn jemand in der Haupttabelle etwas ändert, sehe ich es in meiner personalisierten Ansicht auch in Echtzeit.

Insgesamt überwiegen meiner Einschätzung nach die Chancen dieser Form der Zusammenarbeit, um bei immer fachlicheren Konferenzinhalten und immer knapperen Vorlaufzeiten weiter auf hohem Niveau areiten zu können. Mich würde sehr interessieren, wie die gängige Praxis bei anderen Kollegen aussieht – ich freue mich auf Kommentare!

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Über die Autorin:
Anja Rütten ist freiberufliche Konferenzdolmetscherin für Deutsch (A), Spanisch (B), Englisch (C) und Französisch (C) in Düsseldorf. Sie widmet sich seit Mitte der 1990er dem Wissensmanagement.

+++ English version +++

Shared glossaries in Google Docs – How to make them work for everyone

When, back in 2012, our colleague Leonie Wagener conducted a survey on preparatory terminology work in conference interpreting, 93 % of the respondents answered that they never used Google Docs for terminology management in the booth. Today, it seems, team preparation in the cloud by way of a shared mega-glossary is about to become state of the art.

The benefits are quite clear:  It saves time – your colleagues may know things you don’t know and the other way around, and with everyone feeding in their knowledge and filling in the missing bits, it’s just much less effort. Everything is double (triple …) checked and mistakes can be spotted more easily. The whole team has a common knowledge base, all interpreters speak the same language and everyone is aware of any open questions waiting to be sorted out (also see Leonie’s AIIC blog article).

Furthermore, you have these highly technical conferences crammed with presentations where the only way to get through preparation is by assigning to each interpreter his or her share of speeches. By working in a common glossary, you can still make sure that everyone gets at least a glimpse of what the other speeches are about so as to be able to jump in if need be.

Apart from that, it is good fun to see your glossary grow as if by magic and to „meet in the glossary“, seeing your colleagues jump about from one cell to the other. And then of course, there is nothing better than discussing things in order to really understand them and process them deeply, which is exactly what you end up doing when working in a common file, using the chat function or simply a comment field.

However, some colleagues still have their doubts when it comes to putting all their effort into these mega glossaries in the cloud, understandably so to a certain extent. Sometimes it is just a matter of taste or habit, but as to the more specific questions or doubts I have heard people mention so far, I have tried to summarise them below and provide possible solutions:

Is it safe to store my customers‘ confidential data in the cloud or with Google?

First of all, storing files in Google Docs (provided you don’t store them publicly, but with restricted access) is as safe as sending them around by e-mail – apart from the fact that Google can read your data. We know that some customers even refuse to send their files to a gmail address, so in any case it is good to double-check with them. Also, it is a good idea not to name your files „XY Corp. – Presentation of the new glass cleaning patent on August 1st, 2015“, but rather make it „cleaning“ or „glass“. Another possible solution might be the use of special encryption software like https://www.boxcryptor.com.

You get lost so easily in these huge glossaries, I just can’t find my way around there. I prefer to see what I need at one glance.

Just like in any (terminology) data base, the more „tags“ (labels) each entry has, the more useful becomes the data base. If, on your three-day, six-language conference, there are several teams working in parallel with many speakers or subjects in each session, then it may be useful to use special columns to indicate the day/speaker/session/subject, or a combination thereof (like „Monday – Miller, Tuesday – Matt“). Technically, the effort is not worth mentioning: Once you have typed this kind of category in one cell, simply drag & copy it to all the cells below in the same column. This way, you can „reserve“ the next couple of lines for your entries and the colleagues use those further below. The smart use of categories and filters is not too complicated and helps everyone to create their own customised view of the big master glossary – here’s a 2 minute VIDEO to illustrate it.

Each of us has their own important terms-to-remember. My colleague writes things into her glossary I would never dream of noting down, and I am sure that she would laugh at the ridiculous things I put into mine, just for the sake of feeling safer. 

It may turn out useful to have an individual „private“ column for each user where they are free to mark any terms that are relevant to them (or open questions etc.) to enable everyone in the team to filter their customised shortlists and even print them. The one thing to really laugh about is to see how much the glossaries of different colleagues for the same conference can look alike.

What with all this hiding, sorting and filtering, my colleagues will freak out if, while they are just busy entering terms, I start hiding their language columns, applying filters or changing the sorting order right under their noses.

When there are really many people working on the glossary at the same time, it may be useful, in order to avoid confusing other users when sorting or filtering, to temporarily copy the data from the „master“ sheet to a separate one. You might also wish to enter new terms for one speech in your private sheet first (e.g. hiding the language columns you don’t want to see) and then copy this batch to the big master glossary in one go. Just always make sure you have identical table structures so that you can copy your terminological entries (lines) back and forth from your personal sheet into the master glossary, which is the one where you keep all the data up to date.

There are also a great many add-ons that allow you to work with complex team glossaries more comfortably. With EZ Query, for example, you create a new sheet that, just like a query in MS-Access, shows a pre-defined selection of the data contained in the big master table. You can include just the columns you are interested in (e.g. hiding language or other columns irrelevant to you) and even filter for certain criteria, like only those entries you have marked as important. As soon as someone changes something in the master table, you will see it in your customised table in real time.

All in all, much more chances than risks to keep up with ever more specific conference subjects and short-notice preparation. I would be really interested to know more about the common practice of other colleagues – feel free to post a comment!

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About the author
Anja Rütten is a freelance conference interpreter for German (A), Spanish (B), English (C) and French (C) based in Düsseldorf, Germany. She has specialised in knowledge management since the mid-1990s.

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References

Wagener, Leonie (2012): Masterarbeit zum Thema „Vorbereitende Terminologiearbeit im Konferenzdolmetschen unter besonderer Berücksichtigung der Zusammenarbeit im Dolmetschteam“

Wagener, Leonie (2014): Conference preparation 2.0. http://aiic.net/page/6650/conference-preparation-2-0/lang/1

MS-Excel and MS-Access – are they any good for the booth? | Taugen MS-Excel und MS-Access für die Dolmetschkabine?

Es gibt zwar eine ganze Menge Programme, die genau auf die Bedürfnisse von Konferenzdolmetschern zugeschnitten sind (etwa die Schnellsuche in der Kabine oder Strukturen für die effiziente Einsatzvorbereitung), aber eine ganze Reihe von Kollegen setzt dennoch eher auf Feld-Wald-und-Wiesen-Lösungen aus der MS-Office-Kiste. Abgesehen von Word – hier enthalte ich mich jeden Kommentars hinsichtlich dessen Tauglichkeit als Terminologiemanagementprogramm – setzen viele Dolmetscher auf die Tabellenkalkulationssoftware Excel. Und wenn auch mancher Fachmann sagt, dann könne man ebensogut seine Wäsche im Geschirrspüler waschen, so hat MS-Excel doch so seine Vorzüge – als da wären:

– Verfügbarkeit: Excel ist auf den meisten Computern bereits installiert; das Programm gibt es wahrscheinlich noch, wenn Ihr schon von der Sonnenliege aus Euren Enkeln dabei zuseht, wie sie Euer Dolmetschimperium führen.

– Kompatibilität: Jeder kennt es, jeder hat es, und man kann selbst einigermaßen ordentlich formatierte Word-Tabellen einfach hineinkopieren, ganz zu schweigen von den Unmengen von Lithos-Glossaren, auf die man als EU-Dolmetscher zugreifen kann. Und wenn man nicht in der Microsoft-Welt unterwegs ist, gibt es kostenlose Alternativen wie LibreOffice und Google Sheets.

– Flexibilität: Jeder kann sich seine eigene kleine Datenbank nach persönlichen Vorlieben anlegen, unzählige Spalten bzw. Kategorien anlegen (und löschen), etwa Kunde, Themenbereich mit Unterbereichen, Konferenz, Quelle, Redner, Lernstandsinformationen und alle möglichen Tags. Und man schafft es kaum, Excel durch einen zu großen Datenbestand lahmzulegen, und wenn man nicht plant, mehr als 1.048.576 terminologische Einträge (Zeilen) anzulegen, reicht eine Tabelle ein ganzes Dolmetscherleben lang.

– Kontrollierbarkeit: Es ist einfach nur eine Tabelle mit Spalten und Zeilen; man findet sich einfach zurecht und weiß immer, was man hat.

– Einfache Bedienung: Man tippt einfach die gewünschten Spaltenüberschriften ein und los geht’s – eine verhältnismäßig nutzbringende „Datenbank“ wie dieses Glossary Template MS-Excel ist in Nullkommanix erstellt. Und das Filtern und Sortieren funktioniert supereinfach.

TerminologieManagement Tabelle
Terminologiedatenbank in Tabelle

Natürlich gibt es auch Nachteile:

– Die Suche: Die Suchfunktion (STRG+F) ist ziemlich schlicht, man muss mit der Enter-Taste durch die Tabelle von einem Treffer zum nächsten hüpfen, bis man den richtigen Eintrag gefunden hat. Keine unscharfe oder inkrementelle Suche. Man kann sich des Textfilters bedienen (siehe Bild unten), um eine Trefferliste zu erhalten, aber schnell und intuitiv sieht anders aus – dazu muss man sich dann mit dem Thema Makro-Programmierung auseinandersetzen.

Search function Excel
MS-Excel Textfilter

– Unterdatenbestände: Wenn man mit Unterbeständen der Datengesamtheit arbeiten möchte (etwa Glossare für bestimmte Einsätze, Kunden oder Themengebiete erzeugen), muss man die komplette Tabelle filtern, d.h. die restlichen Daten sind in dem Moment verborgen und können nicht durchsucht werden. Man muss die Filter aktivieren und deaktivieren, um zwischen der Komplettansicht und der gefilterten Ansicht zu wechseln. Das Problem lässt sich umgehen, indem man etwa die relevanten Vokabeln für die nächste Sitzung in ein zweites Tabellenblatt kopiert, um sie dort auf einen Blick zu haben, oder die allerwichtigsten fünf bis zehn Ausdrücke ganz nach oben kopiert und diese Zeilen dann „fixiert“, so dass sie beim nach unten scrollen nicht aus dem Bild laufen (wenn man diese dann noch gelb einfärbt, hat man den optimalen Gelbe-Klebezettel-Effekt).

– Zweidimensionale Struktur: Im Gegensatz zu „richtigen“ Terminologiemanagementsystemen gibt es in einer einfachen Excel-Tabelle keine hierarchische Struktur. Ein Begriff oder terminologischer Eintrag entspricht einer Zeile (Datensatz), so dass man nicht ohne weiteres bestimmte Merkmale wie Kunde, Quelle, Definition etwa nur der deutschen oder nur der spanischen Benennung zuweisen kann, sondern immer nur dem gesamten Eintrag – es sei denn, man erstellt entsprechend viele Spalten, die dann häufig leer bleiben und die Tabelle aufblähen und unübersichtlich machen. Aus eben diesem Grund teilen sich auch Synonyme und Akronyme eine Zelle und bekommen nicht je ein eigenes Feld .. man bewegt sich in einem ständigen Zwiespalt zwischen struktureller Machbarkeit und den terminologischen Grundsätzen der Elementarität und Granularität.

– Anzeigen & Drucken: MS-Excel ist nicht gerade das Nonplusultra in Sachen übersichtlicher Darstellung bzw. Druckansichten komplexer Datensätze. Natürlich kann man eine Tabelle durch Verbergen und Zusammenschieben der einzelnen Spalten so zurechtfrickeln,  dass sie auf den Bildschirm oder eine DIN-A4-Seite passt, aber es ist einigermaßen umständlich und so richtig Spaß macht es auch nicht, wenn man es mit mehr als zwei Spalten zu tun hat.

Einige dieser Unannehmlichkeiten lassen sich durch einen Umstieg auf MS-Acces, Microsofts eigentlichem Datenbankprogramm, überwinden. Access ist teuerer als Excel und nicht so weit verbreitet, deshalb kann nicht jeder einfach mal so eine Access-Datenbank auf seinem Computer öffnen. Auch ein Google-Äquivalent gibt es nicht; aber immerhin gibt es Filemaker für Mac und Windows sowie LibreOffice Base kostenlos für alle. Beide habe ich noch nicht gründlich getestet, freue mich aber über Erfahrungsberichte!

MS-Access ist auch noch relativ einfach zu bedienen und zu überschauen, es lassen sich aber deutlich einfacher Unterdatenbestände erstellen, das Drucken (wem es Spaß macht) macht wieder Spaß und es lassen sich mit ein paar Visual-Basic-Kenntnissen auch bessere Suchfunktionen einbauen. Auch hier kann man seine gesamte Terminologie in einer großen Tabelle lagern und auf deren Grundlage dann unterschiedliche Formulare, Abfragen und Berichte definieren, um etwa nur die zentralen Begriffe der aktuellen Konferenz, ein kundenspezifisches Glossar oder eine hübsch gestaltete Druckansicht zu bekommen. Es ist deutlich einfacher, einen terminologischen Eintrag in seiner ganzen Pracht zu visualisieren, d.h. mit allen begrifflichen Informationen wie Definition, Anmerkung, Bilder, Kontext usw. – sehen Sie selbst:

MS-Access SplitForm GeteiltesFormular
MS-Access geteiltes Formular

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Über die Autorin:
Anja Rütten ist freiberufliche Konferenzdolmetscherin für Deutsch (A), Spanisch (B), Englisch (C) und Französisch (C) in Düsseldorf. Sie widmet sich seit Mitte der 1990er dem Wissensmanagement.

+++ English version: +++

There may be a great many tools designed especially for the needs of conference interpreters (i.e. quick-searching in the booth and efficient preparation for interpreting assignments), but many colleagues still prefer more generic solutions. Apart from MS-Word, which I am not going to comment about as a terminology management program, Microsoft’s spreadsheet software Excel is the tool of choice for many interpreters. And although, as many an IT specialist might think, you might as well wash your clothes in the dishwasher, to some extent it does the trick and has some considerable merits:

– Availability: Pre-installed on most computers, MS-Excel will most probably still be around when you are long spending your days on the sunlounger watching your grandchildren run your conference interpreting business empire.

– Compatibility: Everybody has it, everybody knows it, you can even cut and paste decently formatted Word tables into Excel, not to mention the zillions of Lithos glossaries available to EU interpreters. If you don’t live in the Microsoft universe, there are alternatives free of charge, like LibreOffice or Google Sheets.

– Flexibility: You can create your customised little database, add (and delete) as many columns (aka data categories) as you please, like customer, subject area levels, speaker, conference, source, learning information and all sorts of individual tags. If you are not planning to create more than 1.048.576 terminological entries (rows), one table will do for your whole (interpreter’s) life, and it’s hard to slow Excel down due to data overload.

– Controllability: It is just a plain table with columns and rows, so you’ll always know what you have and find your way around.

– Easy to use: Basically you just type in your column headings and off you go. You can create a relatively useful „database“ like this Glossary Template MS-Excel in no time. And it is just great for quick sorting and filtering.

Terminology Management spreadsheet
terminology database in table

The downsides are:

– Searching: The search function (Ctrl+f) is very basic and you have to hop around your table from one hit to the next until you have found the right entry. No fuzzy matches, no incremental search. The text filter (see image below) can be used in order to display a hit list, but if you want it quick and intuitive, you will have to get into programming macros.

Search function Excel
MS-Excel text filter

– Subsets of data: In order to create subsets of data (i.e. glossaries for a special assignment, customer or subject), you need to filter the whole sheet, which means that the rest of it is not visible or even searchable. You must activate and deactivate filters in order to switch between subsets and the complete table. A workaround is to copy the relevant vocab for an assignment into a second sheet to easily switch between the two, or copy the most important words to the top of the sheet and freeze these top lines in order to be able to see them all the time (and colour the cells yellow for the perfect „post-it“ effect).

– Two-dimensional structure: Unlike „proper“ terminology management systems, a spreadsheet has no hierarchical structure. One concept or terminological entry is one line (data set), you cannot easily assign a customer, status, source etc. only to the Spanish or German term, but just to the whole entry or you will have to create endless additional columns, where most of the fields will be empty most of the time and the table will enormously grow in size and complexity. Synonyms and acronyms go into the same field (cell) for the very same reasion … You are in a constant dilemma between structural feasibility and the terminological principles of elementarity and granularity.

– Display & Printing: MS-Excel is not really great for visualising complex data sets or for printing. You can adjust a digital spreadsheet to fit on standard sheets of paper or a screen by hiding columns or squeezing them all in, but that’s not really the point of it, and it is a bit of a hassle if you are handling more than two columns.

Some of these inconveniences can be solved by switching to MS-Access, Microsoft’s real data base programme. It is more expensive than Excel and not as widely available, so not everyone can open an Access database on their computers. There is no Google equivalent either. However, there is Filemaker for Mac and PC users as well as LibreOffice Base for everyone and free of charge, neither of which I have tested in detail so far (comments welcome!).

While MS-Access is still quite easy to use, flexible and controllable, creating subsets of data becomes easier, printing is much more fun (if you think printing is fun in the first place) and with a tiny bit of Visual Basic skills you can even create very nice search functions. You can have one big table which contains all your terminology and, based on this table, create different forms, queries and reports which, for example, only contain your most important words for tomorrow’s conference, the terminology for a special assigment, customer or subject area and/or are neatly formatted for printing. It is easier to visualise a terminological entry in all its splendour, with the whole range of conceptual information attached to it, like definitions, context, comments, pictures etc. See for yourself:

MS-Access SplitForm GeteiltesFormular
MS-Access split form

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About the author:
Anja Rütten is a freelance conference interpreter for German (A), Spanish (B), English (C) and French (C) based in Düsseldorf, Germany. She has specialised in knowledge management since the mid-1990s.

Booth-friendly terminology management – Flashterm.eu

Flashterm Suchergebnis

+++ for English see below +++

Wer – womöglich auch fürs Übersetzen – eigentlich lieber eine „richtige“ Terminologieverwaltung hätte, die obendrein aber noch kabinenfreundlich ist, der sollte einmal bei Flashterm von der Eisenrieth Dokumentations GmbH vorbeischauen. Flashterm basiert auf Filemaker und bietet die Klassiker der Eintragsmöglichkeiten wie Sachgebiete, Synonyme, Kontext usw. , aber auch das Anlegen von bis zu 10 persönlichen Merklisten, integrierte Wikipediaabfrage und vieles mehr. Die Abfrage ist sehr komfortabel (ignoriert natürlich Akzepte und dergleichen) und wird fürs Simultandolmetschen noch besser, wenn man das Interpreter-Modul dazukauft. Bei der Darstellung der Suchergebnisse werden (nebst Definition in der Ausgangssprache) die Benennungen in allen Zielsprachen angezeigt (zehn passen mindestens in die Anzeige). Insgesamt deutlich mehr als nur eine zweidimensionale Tabelle (auch „Glossar“ genannt). Funktioniert für 195 Sprachen – da müsste eigentlich für jeden was dabei sein!

– verfügbar für PC und Mac, ipad/iphone und browser-basiert
–  Solo-Edition derzeit kostenlos (Jubiläumsangebot)
– zusätzliches Interpreter-Modul für 299 EUR

Mehr zu dolmetschfreundlichen Terminologieprogrammen findet Ihr in den beiden Vorgängerbeiträgen:
Booth-friendly terminology management programs for interpreters – a market snapshot (LookUp, Interplex, InterpretBank)
Booth-friendly terminology management revisited – 2 newcomers (Interpreters‘ Help, Glossary Assistant)

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Über die Autorin:
Anja Rütten ist freiberufliche Konferenzdolmetscherin für Deutsch (A), Spanisch (B), Englisch (C) und Französisch (C) in Düsseldorf. Sie widment sich seit Mitte der 1990er dem Wissensmanagement.

+++ English version +++

If what you are after is „real“ terminology management – e.g. because you double as a translator – but the program should still be booth-friendly, then you should definitely meet Flashterm by Eisenrieth Dokumentations GmbH. Flashterm is based on Filemaker and has the typical entry options like subject area, synonyms, context etc., but you can also create up to 10  personal memory lists, it has integrated Wikipedia query and much more. The query function is very handy (ignores accents and the like) and gets even better if you buy the supplementary „Interpreter“ module, wich offers an optimised search interface for the booth. Search results are displayed with the definition in the source language plus the equivalent terms in all your target languages (at least ten fit on the screen). All in all, this is much more than a two-dimensional table (aka „glossary“). It works with 195 languages, so I suppose it suits pretty much every taste.

– available for PC and Mac, ipad/iphone and browser-based
– Solo Edition free of charge at the moment (special anniversary promotion)
– supplementary „Interpreter“ module for 299 EUR

For more information about terminology management for interpreters, see previous articles on the subject:
Booth-friendly terminology management programs for interpreters – a market snapshot (LookUp, Interplex, InterpretBank)
Booth-friendly terminology management revisited – 2 newcomers (Interpreters‘ Help, Glossary Assistant)

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About the author:
Anja Rütten is a freelance conference interpreter for German (A), Spanish (B), English (C) and French (C) based in Düsseldorf, Germany. She has specialised in knowledge management since the mid-1990s.

Not-To-Do Lists and Not-To-Learn Words

not to learn - nicht lernen

+++ For English see below +++

To-Do-Listen sind eine feine Sache: Einmal aufgeschrieben, kann man lästige Aufgaben zumindest zeitweilig des Gedächtnisses verweisen, und überhaupt ist man viel organisierter und effizienter. Ich zumindest gieße seit Ewigkeiten alles, was nicht bei drei auf den Bäumen ist, in eine Excel-Tabelle – seien es nun Geld, Arbeit, Adressbuch oder die Weihnachtsgeschenke der gesamten Familie.

Die ultimative Glückseligmachung des Selbstmanagements aber sind nicht die Listen, die uns sagen, was zu tun ist, sondern die Not-To-Do-Listen. Sie entschlacken unseren Alltag und schaffen erst die Freiräume für die wichtigen Dinge des Lebens. Die wichtigen Dinge des Lebens und Not-To-Do-Listen sollen aber mein Thema gar nicht sein, denn damit haben sich andere schon viel qualifizierter auseinandergesetzt, so etwa Pat Brans im Blog des Forbes-Magazin oder Timothy Ferriss, Autor des Buchs „Die 4-Stunden-Woche“.

Mich als Dolmetscherin erinnert dieser Ansatz nur unweigerlich an ein Prinzip, auf dem ich in Seminaren für Konferenzdolmetscher seit Jahren gerne herumreite, nämlich der Kosten-Nutzen-Abwägung bzw. Selektion beim Vokabellernen – zeitgeist-adäquat nun auch „not-to-learn words“ genannt. Das Prinzip bleibt das Gleiche: Regelmäßig ziehen wir bis an die Zähne vorbereitet in den Dolmetscheinsatz, im Gepäck Glossare (hoffentlich eher Datenbanken) mit lässig an die 100 bis 400 Termini. Aber alle auswendig lernen, womöglich so stark automatisiert, dass sie uns auch unter kognitiver Belastung mühelos einfallen? Manchmal eher nicht wirklich. Zumal nicht selten nur die Hälfte der vorbereiteten Terminologie überhaupt zum Einsatz kommt. Folglich ist es eine gute Idee, einen Teil der Terminologie von vorneherein bewusst auf die Nicht-Lernen-Liste zu setzen, statt die Entscheidung dem Zufall zu überlassen, an welche Termini wir uns nun im entscheidenen Augenblick erinnern. Um Kandidaten für diese Liste zu erkennen, kann man sich an drei Kriterien orientieren (oder in Huffington-Post-Deutsch: „Drei Wege, wie Sie Ihre persönlichen Not-To-Learn Words erkennen und damit Ihr ganzes Leben revolutionieren“):

– Man kann sie sich beim besten Willen nicht merken. Wenn es aber sein muss und die „zirkulierende Wirbelschichtverbrennung“/“circulating fluidized bed combustion“/“combustión en lecho fluidizado circulante“ nunmal ein zentraler Begriff ist, besser aufschreiben und immer gut sichtbar platzieren. Gut abgelesen ist allemal besser als schlecht gelernt.

– Kein Mensch weiß, wie wahrscheinlich es ist, dass dieser Begriff in der heutigen Konferenz und im restlichen Leben überhaupt je eine Rolle spielen wird. Besser abrufbar schriftlich/digital mitführen. Dabei macht es natürlich einen Unterschied, ob der Kontext für das „Schleierkraut“ im Blumenstrauß für die Vorsitzende zu suchen ist („lovely flowers!“) oder in einem Botanikerkongress („babies‘ breath, Gypsophila paniculata“).

– Lässt sich zur Not improvisieren. Ein Negativbeispiel hierfür wären militärische Ränge. Wenn aus Oberstleutnant Meyer „el Señor Meyer“ wird, macht das nicht unbedingt einen schlanken Fuß. Unersetzbares also besser lernen.

Und das Lustigste daran: Bestimmt sind es genau die Begriffe, die auf der Not-To-Learn-Liste stehen, die man unweigerlich doch im Kopf hat. Denn am Ende gilt eben immer: Dolmetscher wissen alles.

 

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To-do lists are just lovely: Once you have put all nasty tasks down there, you can forget about them for a while and, what’s more, be just perfectly organised and highly efficient. I have been putting anything into spreadsheets for ages, be it money, jobs, my address book or the whole family’s Christmas gifts.

If, however, you want to go the extra mile on your way to happiness and self-management, you will most probably not want lists to tell you what you have to do, but rather what not to do – the famous “not-to-do lists”. They help to prune your daily life and leave room for what really matters. Now I am not the right person to tell you what really matters in life or how to handle not-to-do lists, as other more qualified people have done so before, such as Pat Brans on the Forbes magazine’s blog or Timothy Ferriss, author of the book „The 4-Hour Workweek“.

But still … these not-to-do lists remind me of something I have been dwelling upon for years in conference interpreting seminars: the principle of cost-benefit ratios and selection when it comes to learning vocab for a job – now probably to be called „not-to-learn words“. The principle remains the same: We often go to work prepared to the teeth, easily carrying with us some 100 to 400 terms in our glossaries (or, hopefully, rather data bases). But have we learnt them all by heart, ideally to a degree that makes us spit them out automatically in the right moment, even under cognitive load? Well, rather not, sometimes. And quite understandably so, as it occurs that half of the terminology prepared is not applied after all. Accordingly, it is a good idea to discard some of the terminology-to-be-learnt in advance and put it on your not-to-learn word list instead of relying on being lucky enough to retain the decisive terms. There are some criteria to identify the right candidates for your not-to-learn words (or, to put it in Huffington Post style: Three life-changing ways of creating your personal not-to-learn word list):

– You just cannot bring yourself to memorising this word (or expression). Now, if they really insist on talking about „zirkulierende Wirbelschichtverbrennung“/“circulating fluidized bed combustion“/“combustión en lecho fluidizado circulante“ all day, make sure to write it down and place it somewhere visible at all times. Better well read than badly remembered.

– You have no idea about how likely this term is to ever pop up in your conference or your life at all. Better have it with you on paper or computer. Of course, it makes a difference whether the “babies‘ breath“ or Gypsophila paniculata turns up in the context of a botanical congress („Schleierkraut“) or in the bunch of flowers the president receives for her birthday (“tolle Blumen!”).
– If necessary, you might get away with an impromptu solution. A negative example of this is military ranks, which just can’t be invented. And if Lieutenant Meyer becomes „el Señor Meyer“, this will not exactly make you shine as an interpreter. You better learn the irreplaceable.

And the funny thing is that, at the end, you are bound to remember exactly the terms you put on the not-to-learn list. After all, interpreters just know it all.

Organise your meeting documents with MS-OneNote – Sitzungsunterlagen perfekt im Zugriff mit Onenote

+++ for English see below +++

Warum scheuen viele Dolmetscher eigentlich davor zurück, völlig papierfrei in die Kabine zu gehen, und wechseln lieber zwischen einem Stapel ausgedruckter Dokumente auf der einen Seite und einem Computer als reine Vokabelsuchmaschine auf der anderen Seite hin und her? Ich vermute, der Grund ist dieser:

Cluttered Desktop
Dokumentenchaos auf dem Computerbildschirm – zum Vergrößern klicken

Man kann einfach nie sicher sein, dass man das richtige Dokument zu richtigen Zeitpunkt auf dem Bildschirm hat. Aber – Ihr ahnt es bereits – auch für dieses Problem gibt es eine App! Das Notizprogramm OneNote von Microsoft ermöglicht es, Informationen aus verschiedensten Quellen an einer Stelle übersichtlich darzustellen, seien es Word-/Excel-/Powerpoint-Dateien, PDFs, gescannte Dokumente, Webseiten oder auch handschrifliche Notizen.

Ein Notizbuch mit dem Namen „Conference A“ kann beispielsweise in die Abschnitte Day 1, Day 2 und Day 3 gegliedert werden, die über die Reiter oben erreicht werden. Innerhalb jedes Abschnitts, also für jeden Konferenztag, kann man dann beliebig viele „Seiten“ anlegen – das sind die hübschen Registerreiter rechts an der Seite.

OneNote Bespielstruktur - zum Vergrößern klicken
OneNote Bespielstruktur – zum Vergrößern klicken

 

Dabei ist eine Seite anders als in der Textverarbeitung in der Länge nicht begrenzt auf ein bestimmtes Papierformat. In eine Seite kann man mehrere Dokumente einfügen, die dann untereinander erscheinen. Also bspw. unter „Agenda“ nicht nur die Tagesordnung, sondern auch andere Sitzungsinformationen wie etwa die Teilnehmerliste oder die Teamaufstellung. Selbst ganze Webseiten lassen sich einlesen. Gerade diese Woche noch habe ich ein 30-seitiges Excel-Glossar plus sechs Powerpoint-Präsentationen mit OneNote gebändigt.

OneNoteInsert
OneNote Einfügefunktion – zum Vergrößern klicken

Einmal in OneNote eingefügt, lassen sich die Texte und Abbildungen hervorragend bearbeiten, farblich hervorheben, bekritzeln und mit Textfeldern versehen.

OneNote Ttext bearbeiten - zum Vergrößern klicken
OneNote Ttext bearbeiten – zum Vergrößern klicken

 

Sehr charmant ist die Suchfunktion. Man kann sämtliche Sitzungsdokumente auf einen Schlag durchsuchen (STRG+E), aber am meisten beeindruckt hat mich, dass die Suchfunktion auch Zeichenketten in Bilddateien erkennt, das heißt OneNote hat eine eingebaute optische Zeichenerkennung (OCR). So können auch gescannte oder abfotografierte Dokumente optimal ausgeschlachtet werden.

OneNote PictureFileSearch
OneNote Suchfunktion – zum Vergrößern klicken

 

Wer ein MS-Office-Paket gekauft oder abonniert hat, bekommt OneNote kostenfrei dazu. Ansonsten kann man es separat kaufen. Für wen das nicht in Frage kommt, für den könnte das kostenlose Evernote oder auch Laverna eine Alternative sein. Letzteres erfordert nicht einmal eine Registrierung und wird vor allem mit der vertraulichen Umgang bzw. der Verschlüsselung der Daten.

Alle drei Programme ermöglichen die Speicherung in der Cloud und den Zugriff auf die Notizbücher von Computer und mobilen Geräten.

Wie immer freue ich mich über Eure Erfahrungsberichte!

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Why do many interpreters still shy away from going into the booth with no printed paper at all and prefer alternating between a pile of paper on the one side and their computer serving as a mere vocab-searching device on the other? I suspect the reason is as follows:

Cluttered Desktop – click to enlarge

You just never feel safe bringing the right document to the screen at the right moment. But – guess what – there is an app (if not a fully-fledged program) for that! Microsoft’s note-taking software OneNote enables you to organise and visualise information from different sources in one „notebook“, be it Wword, Excel, Powerpoint or pdf files, scanned documents, website or handwritten notes.

For example, a notebook named „Conference A“ can be subdivided in sections Day 1, Day 2 and Day 3, which can easily be accessed by clicking on the tabs above. Within each section (or conference day) you can create many different pages, which can be seen on the right hand side, e.g. one for the agenda, one for each presentation and one for glossaries.

OneNoteStructure
OneNote sample structure – click to enlarge

 

A „page“ in OneNote, unlike word-processing, is not limited in length to a paper format. You can add many different documents to one page which will then be displayed one after the other. So within the page named „Agenda“, you might well add the list of participants or your team sheet below. It is even possible to insert complete websites. Just this week I have handled a spreadsheet glossary of 30 pages plus six powerpoint presentations in OneNote.

OneNoteInsert
OneNote insert elements – click to enlarge

 

Once a document has been inserted into OneNote, texts, graphs and pictures can be highlighted, underlined, scribbled on and text elements added.

OneNote Draw
OneNote draw and highlight – click to enlarge

 

What I find most enticing is the search function. All the documents of one notebook can be searched in one go (CTRL+E), even (which is what impressed me most) image files. OneNote finds strings of characters in scanned documents, i.e. it has an optical character recognition included. So scans and photographs can be exploited to the utmost.

OneNote PictureFileSearch
OneNote search function – click to enlarge

 

Those of you who have a Microsoft Office license will get OneNote for free. Otherwise, it can be bought separately, or else you might try Evernote or Laverna instead, which are free of charge. The latter does not even require registration and encrypts your data for confidentiality.

All three solutions provide cloud storage and access both from your computer and mobile devices.

As usual, I will be happy to read about your experience!