Booth notes wanted for a study | Kabinenzettel für Studienzwecke gesucht

Dear fellow conference interpreters! For a study on information management in the booth, I am currently collecting sample booth notes (those papers you scribble terminology, names, numbers, acronyms or whatever on). So if you would like to make your personal contribution to this study, it would be great if you could email or whatsapp me a scan or foto of your booth notes to ruetten@sprachmanagement.net or +49 178 2835981. Your notes will of course be treated confidentially. Thanks a lot in advance!

Liebe DolmetschkollegInnen! Für eine informationswissenschaftliche Studie sammle ich derzeit Kabinenzettel, also die Blätter, auf denen Ihr Eure Notizen jeglicher Art verewigt, sei es Terminologie, Namen, Abkürzungen oder was auch immer. Wenn Ihr mir also einen Eurer Schriebe zur Verfügung stellen möchtet, würde ich mich sehr freuen. Gerne als Scan oder Foto emailen oder appen an ruetten@sprachmanagement.net oder 0178 2835981. Natürlich wird alles vertraulich behandelt. Schon jetzt mein herzliches Dankeschön!

Wissensmanagement im Konferenzdolmetschen – ein bisschen Theorie

Was bedeutet eigentlich Wissensmanagement für Konferenzdolmetscher?

Was man für einen Dolmetscheinsatz wissen muss, ist schnell beschrieben: So ziemlich alles in allen Arbeitssprachen. Auf der Händlertagung eines Waschmaschinenherstellers kann es plötzlich um Fußballtaktik gehen, der CFO bei einer Bilanzpressekonferenz hat womöglich eine Schwäche für Bibelzitate. Deshalb gilt grundsätzlich: Die Vorbereitung ist nie zu Ende. Da aber bekanntlich Zeit Geld ist und selbst Dolmetscher nicht alles wissen können, ist bei unserer Informations- und Wissensarbeit der Management-Begriff entscheidend, das Streben nach dem Bestmöglichen zur Erreichung des Ziels (anstelle eins unreflektierten Abarbeitens).

Strategisch ist dabei die qualifizierte Entscheidung zwischen dem Bereithalten von Information (auf Papier oder im Computer) und dem Aneignen von Wissen (im Kopf). Dieses Wechselspiel zwischen Daten, Information und Wissen ist typisch für die verschiedenen – ineinandergreifenden – Verarbeitungsebenen der Dolmetschvorbereitung:

Zusammentragen von Daten und Recherche relevanter Informationen (Tagesordnung, alte Protokolle, Präsentationen, Manuskripte, Webseiten der involvierten Parteien, Glossare),

fehlende Information wie Sachzusammenhänge und terminologische Lücken recherchieren, Auswertung und Aufbereitung der Informationen,

Nutzung der aufbereiteten Informationen, also Abgleichen mit dem eigenen Wissensbestand, Abruf und Einbindung (gezieltes Lernen der wichtigsten Terminologie und Sachverhalte bzw. das intuitive Auffindbarmachen im Dolmetscheinsatz).

Semiotik des Dolmetschens

Ähnlich wie in einem Zeichensystem finden sich auch in der Dolmetschsituation drei Informations- und Wissensdimensionen: die sprachliche, wahrnehmbare Form, die Begriffswelt (Inhalt) und die außersprachliche Wirklichkeit (Situation). Diese drei „Himmelsrichtungen“ können in der Dolmetschvorbereitung als innerer Kompass Orientierung bieten.

Anders als Übersetzer oder Terminologen arbeiten Dolmetscher für den Moment, für eine einmalige Situation mit einer definierten Gruppe von Beteiligten. Entsprechend hat diese Situation mehr Gewicht, verleit aber auch mehr Freiheit. „Richtig“ gedolmetscht ist, was hier akzeptiert oder bevorzugt wird, auch wenn es außerhalb dieser Runde niemand verstehen würde. Was korrekt belegt ist, sei es durch eine Norm, ein Nachschlagewerk oder Referenzliteratur, wird umgekehrt nicht zwingend von den Zuhörern verstanden, sei es aufgrund des Bildungshintergrundes oder auch einer anderen regionalen Herkunft.

Selbstverständlich ist es durchaus wichtig, die andersprachigen Benennungen etwa für Aktiengesellschaft, Vorstand, Aufsichtsrat und Verwaltungsrat zu kennen (Form). Im Notfall sind solche Benennungen aber nachschlagbar oder (oft effizienter) mit Druck auf die Räuspertaste bei den Kollegen erfragbar. Ist der semantische Zusammenhang zwischen diesen Begriffen bzw. die Unterschiede zwischen den Systemen unterschiedlicher Länder nicht klar (Inhalt), so wird das Füllen dieser Verständnislücke ad hoc schwierig, und die durch fehlendes Verständnis entstehenden inhaltlichen Dolmetschfehler wiegen oft schwerer als „das falsche Wort“, das aber den Inhalt dennoch transportiert. Noch irritierender wirkt es mitunter, wenn das situative Verständnis fehlt, sprich die Funktion des Aufsichtsratsvorsitzenden mit der des Vorstandsvorsitzenden verwechselt wird. Bei aller sprachlich-fachlichen Einarbeitung sollte man daher nie vergessen, sich die konkrete Kommunikationssituation zu vergegenwärtigen.

Wenn nun also Informations- und Wissensmanagement für Dolmetscher bedeutet, sich nach jedem Dolmetscheinsatz zu fragen, ob man als Wissensarbeiter optimal gearbeitet hat, wo sind denn dann die Stellschrauben, an denen man drehen kann? Grundsätzlich lohnt es sich, verschiedene Optimierungsansätze für sich selbst einmal zu durchdenken.

Selektion

Die hohe Kunst der effizienten Dolmetschvorbereitung – bzw. des Informationsmanagements im Allgemeinen – liegt häufig im Abwägen: Welche Informationen bzw . welches Wissen benötigt man (am dringendsten), was ist entbehrlich? Siehe hierzu auch Not-To-Learn Words.

Extraktion

Bei tausend Seiten Text, zweitausend Powerpoint-Folien oder einem 400-Einträge-Glossar ist es eine gute Idee, das Wichtigste (siehe oben) zu extrahieren/herauszufiltern/herauszusuchen. Für die Extraktion von Terminologie aus Texten gibt es mehr oder weniger gut funktionierende Tools. Für die inhaltliche Seite lohnt sich mitunter auch die Suche nach “menschlichen” Zusammenfassungen zu bestimmten Themen, zu vielen bekannteren Büchern gibt es für wenig Geld auch redaktionell angefertigte Zusammenfassungen, die EU hat gar eine spezielle Seite mit Zusammenfassungen von Rechtsakten angelegt.

Eingrenzen und Erweitern

Meistens hat man entweder zu viel oder zu wenig Information.

Im Internet lässt sich das zu viel oder unbrauchbar oft durch ein paar Handgriffe erledigen: Verwenden von Ausschlusswörtern (ein Minuszeichen oder NOT vor das Wort setzen), Eingrenzung auf eine bestimmte Seite (site:) verwandte Seiten finden (related:), Definitionen suchen (define:), Berücksichtigung von Synonymen bei der Suche (~), Herkunftsland (loc:) usw. Wenn man die zahlreichen Online-Nachschlagewerke durchsuchen möchte, können Such-Tools, die verschiedene Quellen gleichzeitig durchsuchen, die Arbeit erleichtern und Nerven schonen – so etwa sb.qtrans.de.

Bei der eigenen Terminologie ist es wichtig, dass man die Suche wahlweise nach Themenbereich („Bilanzen“), Kunden, Sprachen, Anlass („Jahresbilanzpressekonferenz Firma XY in Z“) oder Art der Veranstaltung (etwa EBR) eingrenzen kann.

Übersichtlichkeit

Verbringt man (gefühlt) mehr Zeit mit dem Suchen als mit dem Finden, so kann es sinnvoll sein, gedanklich einen Schritt zurückzutreten und zu überlegen, an welcher Stelle genau es ruckelt. Beispielsweise kann man zu einem Auftrag alle Informationen in einer Excel-Datei sammeln (Tagesordnung, Glossar etc.), um diese auf einen Schlag durchsuchen zu können. Bei sehr vielen Manuskripten oder zu diskutierenden Sitzungsdokumenten können auch Notizbuch-Programme wie MS-OneNote oder Evernote hervorragend für Übersicht und Ordnung sorgen. Prinzipiell findet man seine Termini schneller, wenn man sie in einer einzigen Datenbank ablegt und nicht in unterschiedlichen Dokumenten – denn früher oder später gibt es immer Überschneidungen zwischen verschiedenen Einsatzbereichen oder Kunden. Muss man in der Kabine mit dem Blick bzw. der Aufmerksamkeit ständig zwischen Computer und Papierunterlagen wechseln, kann es sich lohnen, eine bewusste Entscheidung gegen diesen Medienbruch zu treffen und konsequent am Rechner oder auf Papier zu arbeiten.

Wenn in einer Sitzung mit Paralleltexten gearbeitet wird, etwa wenn ein Vertragstext diskutiert wird, lohnt es sich, über eine ordentliche Paralleltextanzeige nachzudenken. Oft leistet das Kopieren in eine Tabelle hier wahre Wunder, aber auch der Import in ein Translation-Memory-System ist, wenn das Alignieren einigermaßen funktioniert, eine sehr komfortable Kabinenlösung. Selbst pdfs in mehreren Sprachen lassen sich mit einem praktischen Tool nebeneinanderlegen.

Strukturierung

Ordnung ist da halbe Leben … warum eigentlich? Ganz einfach: Man verbringt nicht so viel Lebenszeit mit dem Überlegen, wo man dieses und jenes nun hinräumen soll bzw. hingeräumt hat. Deshalb ist beispielsweise eine ordentliche Dateiablagesystematik und eine Terminologiedatenbank ein Beitrag zur schnellen Wissenslückenfüllung im Dolmetscheinsatz sowie zur allgemeinen Dolmetscherzufriedenheit. Hinzu kommt, dass eine gute Datenstruktur der beste Weg zur Null-Nachbereitung ist. Zumindest beim Simultandolmetschen meist leicht zu bewerkstelligen, ist es nützlicher, motivierender und leichter zu merken, Wissenslücken gleich in der Anwendungssituation zu recherchieren. Wenn man die gefundene Information ordentlich ablegt (Terminologie dem Kunden/Thema/Anlass zugeordnet), erübrigt sich die Nachbereitung am eigenen Schreibtisch.

Systematisierung und Beschleunigung

Egal, wie gut man sich strukturiert und organisiert, manchmal ist man einfach nicht schnell genug oder vergisst das Wichtigste. Hier hilft es, Standards zu schaffen. Handlungen, die eine Gewohnheit sind, erfordern weniger Aufmerksamkeit und Energie. Immer die gleiche Ablagesystematik bei E-Mails und Dokumenten, eine Checkliste für die Angebotserstellung, Standardfragen („Wer macht Was mit Wem Wozu?“) bei mündlichen Kundenbriefings, Rituale bei der Aktivierung von Passivwissen. Manches kann man auch an den Computer delegieren, zum Beispiel die Erinnerung an die Steuererklärung oder das Abonnieren von Zeitungen und Newslettern.

Oft kann Software helfen, etwa beim gleichzeitigen Durchsuchen unzähliger Dateien mit einer Desktopsuchmaschine, beim Abgleich von Texten mit Glossaren oder bei der Alignierung verschiedener Sprachfassungen mittels eines Translation-Memory-Systems. Aber auch rein geistige, nicht computergestützte Fähigkeiten lassen sich beschleunigen, so etwa durch das Erlernen effizienterer Lesetechniken wie Improved Reading.

Kooperation und Arbeitsteilung

Noch relativ neu, aber aus dem Dolmetschalltag vieler Kollegen schon kaum noch wegzudenken, sind cloudbasierte Plattformen zur Teamzusammenarbeit. Vor allem bei extrem fachspezifischen und dichten Konferenzen, in denen das Dolmetschteam sich die Vorbereitungsarbeit teilt, bieten sie eine Möglichkeit, emeinsam und doch unabhängig voneinander v.a. Terminlogie zu erarbeiten und Dokumente abzulegen. Die Vorteile liegen auf der Hand: Das Team ist immer auf dem gleichen Stand, kann sich zu Detailfragen austauschen, jeder kann die Wissenslücken des anderen ergänzen. Wenn eine solche einfache Datenbank gut strukturiert ist, hat auch jeder die Möglichkeit, seine persönliche Ansicht zu generieren, ohne von subjektiv als irrelevant empfundenen Daten „gestört“ zu werden.

Und bei dieser Vielzahlt an Möglichkeiten gilt natürlich genau wie in der Kabine: Nur nicht die Übersicht verlieren 😉

————————
Über die Autorin:
Anja Rütten ist freiberufliche Konferenzdolmetscherin für Deutsch (A), Spanisch (B), Englisch (C) und Französisch (C) in Düsseldorf. Sie widmet sich seit Mitte der 1990er dem Wissensmanagement.

Informations- und Wissensmanagement im Konferenzdolmetschen. Sabest 15. Frankfurt: Peter Lang. [Dissertation] www.peterlang.net

Do interpreters suffer from decision fatigue? – Entscheidungsmüdigkeit beim Dolmetschen?

+++ for English see below +++

Entscheidungen sind anstrengend. Chicken or Pasta, Sekt oder Selters, Windows oder Mac, vom Blatt dolmetschen oder frei – den ganzen Tag müssen wir uns entscheiden, und je mehr Entscheidungen sich aneinander reihen, desto entscheidungsmüder werden wir, desto weniger gründlich wägen wir die Möglichkeiten also ab oder bleiben im Zweifel beim Status Quo. Dabei sind Entscheidungen mit vielen Optionen vergleichsweise anstrengender als solche mit wenigen Optionen.

Als ich zum ersten Mal von Untersuchungen gehört habe, die besagen, dass Richter sich im Verlauf ihres Arbeitstages immer schwerer tun, qualifizierte Entscheidungen zu treffen (NY-Times: Do you suffer from decision fatigue?), war ich auf Anhieb fasziniert von diesem Phänomen der Entscheidungsmüdigkeit, einem Begriff, den man ansonsten häufiger im Zusammenhang mit Verbraucherverhalten diskutiert findet. Aber vielleicht geht es Euch ja auch manchmal so: Wenn man am Morgen noch hochmotiviert ist, sogar Fragen zu ergründen wie ob man lieber „Paradox“ oder „Paradoxon“ sagt oder ob es trotz begrifflicher Unterschiede legitim ist, „Geisteswissenschaftler“ mit „humanista“ zu dolmetschen, also ohne Not eine ganze Reihe von qualifzierten Entscheidungen trifft, wird das alles gegen Nachmittag immer egaler. Man lässt dann auch mal Abkürzung Abkürzung sein und kann sich einfach nicht mehr aufraffen, Termini zu recherchieren, für die man eine einigermaßen brauchbare Entsprechung hat. Und wenn man etwas nachschlägt, denkt man auch gar nicht mehr unbedingt darüber nach, welches die beste Quelle ist und ob der Kollege das gesuchte Wort nicht vielleicht viel schneller ausspucken könnte.

Entscheidungen treffen wir jedenfalls nicht zu knapp (und hier reden wir ja nur um diejenigen rund um unsere Informations- und Wissensarbeit!). Los geht es ja schon los in der Vorbereitung: Lesen oder überfliegen? Vokabel rausschreiben oder überlesen, recherchieren oder improvisieren? Und weiter in der Kabine: Blicke ich auf den Redner, den Bildschirm im Saal, meine Papiere, meinen eigenen Bildschirm oder den Bildschirm, der das Saalgeschehen überträgt? Frage ich den Kollegen oder nicht? Schlage ich eine unbekannte Entsprechung nach oder belasse ich es bei der improvisierten Lösung? Und wenn ich nachschlage: Papier oder Computer? Sitzungsunterlagen, Wörterbuch, eigene Terminologiebestände, die von Kollegen, online-Nachschlagewerke – und dann: welches zuerst? Linguee, Iate, Leo, Bildersuche & Co. – jede Quelle hat ja so ihre Vorzüge.

Fragt sich nur: Was lernen wir nun aus der Erkenntnis? Abgesehen vom Wahren eines ordentlichen Blutzuckerspiegels (ganz wichtig!) fällt mir da spontan ein: Die Zahl der notwendigen Entscheidungen minimieren oder durch Automatismen ersetzen, will heißen, die Wissensarbeit von vorneherein möglichst entscheidungsarm strukturieren, um die Entscheidungslast gering zu halten. Konkret kann das bedeuten:

– Möglichst nur ein Medium wählen, um Medienbrüche zu vermeiden. Ich empfehle ein Laptop (Subnotebook, Ultrabook …), weil es am meisten kann. Andere schwören auf Papier oder ein Tablet. Seit ich mir angewöhnt habe, papierlos zu arbeiten und möglichst alles am Computer zu machen, und nicht ständig mit dem Blick zwischen Papier und Bildschirm hin- und herwechseln muss (permanente Entscheidungen), bin ich deutlich entspannter und effizienter.

– Zahl der digitalen Nachschlagequellen minimieren. Glossare jeglicher Art lassen sich zusammen mit der Tagesordnung einfach in einer Excel-Tabelle zusammenwerfen und so mit einer einzigen Suchanfrage durchwühlen, Sitzungsdokumente systematisch mit einer Desktopsuchmaschine durchstöbern, wenn alles in einen Ordner liegt. Abgearbeitete Dokumente gleich löschen (sind ja zur Not noch im Papierkorb)! Die einschlägigen Internetquellen lassen sich mit der Qtrans-Searchbar und anderen Tools sehr einfach quasi-gleichzeitig durchsuchen.

– Entscheidungen outsourcen: Die Kollegen zu fragen ist ja ein bisschen aus der Mode gekommen, seit man alles mit kurzem Tastengeklimper nachsehen kann. Jedoch: Räuspertaste drücken und fragen ist oft die effizienteste Art, eine Informationslücke zu schließen, denn es geht eindeutig am schnellsten und ist am zuverlässigsten, denn wenn der Mensch etwas nicht weiß, bekommt man meist ein recht eindeutiges „keine Ahnung“ und keine Ansammlung irrelevanter Fuzzy Matches zur Antwort (mehr Optionen = mehr Entscheidungsanstrengung!). Und dann kann der Kollege immer noch die Such- und Entscheidungsarbeit übernehmen.

– In der Vorbereitung: Feste Plätze für bestimmte Informationsarten reservieren. Termini immer in die gleiche Datenbank (mit entsprechenden Kategorien) packen, Ordnerstruktur für einen Auftrag immer nach dem gleichen Muster gestalten, fremden Glossare, die man noch mal brauchen könnte („das vollständige menschliche Skelett in fünf Sprachen“), immer alle auf den gleichen Haufen (sprich in den gleichen Ordner).

– Auch bei der Vorbereitung, beim Extrahieren von Termini aus Redemanuskripten oder anderen Texten: Wenn man merkt, dass man entscheidungsmüde wird und bei jedem zweiten Wort überlegt, ob man dazu nicht doch noch einmal tiefer recherchieren muss oder es in den Terminologiebestand aufnehmen soll, eine Entscheidungspause einlegen und zunächst mit einer weniger entscheidungsintensiven Arbeit (Recherche, Lernen) fortfahren. Ich lege immer bewusst das Lesen von Texten und Extrahieren von Terminologie auf den Vormittag, die Terminologierecherche auf den Nachmittag, weil ich letzteres auch in kleinen Häppchen erledigen kann, ohne aus dem Fluss zu kommen.

Bestimmt erlebt jeder die Entscheidungslast in der Informationsarbeit beim Dolmetschen anders. Deshalb hoffe ich, dass meine Tipps den einen oder anderen inspirieren, freue mich aber auch über Eure Einschätzungen!

+++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++

Do interpreters suffer from decision fatigue?

Decisions are tiresome. Chicken or pasta, tap water or champagne, Windows or Mac, go for sight translation from the manuscript or just listen to the speaker – our daily life is a whole series of decision-making. The more decisions follow one other, the more probably decision fatigue will kick in, i. e. the less thoroughly we ponder the pros and cons of our options and the more likely we are to just leave things the way they are. And the more options there are to choose from, the more tiresome it becomes to decide.

When I first heard about those studies (see NY Times: Do you suffer from decision fatigue?) showing that judges tend to struggle more to make qualified decision in the morning than in the afternoon, I was intrigued by this concept of decision fatigue, which by the way tends to be discussed primarily in the context of consumer behaviour. You may have experienced it yourself: In the morning you are absolutely happy to discuss questions like whether you are supposed to say ‘American Indian’ or better go for ‘Native American’, or if the German ‘Geisteswissenschaftler’ is well translated with ‘humanist’ despite some conceptual discrepancies. You make a whole series of qualified decisions just like that, while in the afternoon you cannot be bothered to do so any more. Just leave the acronym as it is and live with the solution your mind has just come up with without further investigating, and if ever you look something up, you tend not to check your options like what would be the most suitable source of information (it might turn out to be your booth mate).

All in all, our information work requires plenty of decisions each day (let alone the interpreting process as such). It all starts when preparing for a meeting: Should I read this text or just skim it? Note down this unknown word or just ignore it, double-check or improvise? And on it goes in the booth: Do I look at the speaker, the screen in the meeting room, my screen, my papers or that screen in the booth that shows what’s happening in the meeting room? Do I ask my colleague for this tip-of the-tongue word or not? Check unknown terms or just live with the impromptu solution? And if ever I check: On paper or in my computer? In meeting documents, dictionaries, my own term database, colleagues’ glossaries, online sites – and where do I look first? Linguee, Iate, Leo and the like – each of those has its points.

Now the question is, what can we conference interpreters learn from it? Apart from keeping your glucose level high at all times (very important!), I suggest minimizing the number of decisions to be made or replacing them with automatisms, i.e. structure your knowledge work accordingly in the first place in order to avoid unnecessary decision load. This means, for example:

Go for one medium only so to avoid media breaks. I recommend laptop computers as the most versatile instrument. Others prefer paper or a tablet. Since I have gone paperless and I do not have to switch between looking at the screen and looking at a (pile of) paper (=constant decision-making), I am far more relaxed and efficent.

Reduce the number of digital sources of information. Glossaries of any type, agenda etc. can be copied into one spreadsheet and can then be searched in one go. Meeting documents of any format stored in one folder are easily searched through with a desktop search engine. It is a good idea to delete finished documents immediately (you can retrieve them from the recycle bin at any time). The most relevant online search sites can easily be consulted with multi-glossary search tools like the Qtrans Search bar.

Outsourcing decisions: Asking colleagues has become a bit old-fashioned since the answer to any odd question seems just a couple of key strikes away. However, pressing the mute button and asking may still be the most efficient and reliable way of closing an information gap. After all, your colleague is safe to say ‘no idea’ in no time if he or she does not know the answer, without endless lists of fuzzy matches (more options = higher decision load). And then your he or she can take over and do the searching and deciding on the right term for you.

Whilst preparing, reserve a fixed place for particular types of information. Put your terminology all into the same database (categorized accordingly), always follow the same pattern when structuring your job folders, put other people’s glossaries and other valuable documents (‘the complete human skeleton in five languages’) that might turn out useful in the future into one folder.

When extracting terms from manuscripts or other texts, you might feel depleted after a while (spending hours deliberating whether to take a closer look at a particular term or just leave it alone). Take a decision break and switch to a less decision-intensive task (memorizing, researching). I always try to do the reading and term extracting before lunch and the term research bit in the afternoon.

I am sure that all conference interpreters have different perceptions of their information work, as well as different habits and preferences. I hope that you find some inspiration in my ideas – and please feel free to share your thoughts on it.