Booth-friendly terminology management:

Believe it or not, only a few weeks ago I came across just another booth-friendly terminology management program (or rather it was kindly brought to my attention by a student when I talked about the subject at Heidelberg University). It has been around since 2008 and completely escaped my attention. So I am all the happier to present today yet another player on the scene of interpreter-friendly terminology management tools:

Glossarmanager by Glossarmanager GbR/Frank Brempel (Bonn, Germany)

As the name suggests, in Glossarmanager terms are organised in different glossaries, each glossary including the data fields language 1 („Sprache 1“), language 2 („Sprache 2“), synonym, antonym, picture and comment. The number of working languages in each glossary is limited to two (or three if you decide to use the synonyms column for a third language). Each glossary can also be subdivided into chapters („Kapitel“).

Glossarmanager GlossarEdit

You may import and export rtf, csv and txt files, so basically anything that formerly was a text or table/spreadsheet document, and the import function is very user-friendly (it lets you insert the new data into an existing glossary and checks new entries against existing ones, or create a new glossary).

The vocab training module requires typing in and is very unforgiving, so each typo or other deviation from what is written in the database counts as a mistake. But if you are not put off by the nasty comments („That was rubbish“, „Please concentrate!“) or the even nastier learning record, you may well use this trainer as a mental memorising tool without typing the required terms.

The search module comes as a small window which, if you want it to, always stays in the foreground. Entering search terms is intuitive and mouse-free and the results can be filtered by language pairs, glossaries and authors. Ignoring of special characters like ü, è, ß etc. and case-sensitive search can be activated. Right under the hit list, Glossarmanager provides (customisable) links to online resources for further searching.

Glossarmanager Suche

Available for Windows

Cost: Free of charge (download here and use the free licence key)


About the author:
Anja Rütten is a freelance conference interpreter for German (A), Spanish (B), English (C) and French (C) based in Düsseldorf, Germany. She has specialised in knowledge management since the mid-1990s.


How to build one nice multilingual file from several PDFs | Aus zwei (PDFs) mach eins – übersichtliche mehrsprachige PDFs erstellen | Cómo crear un archivo PDF multilingüe

+++ for English see below +++ para español, aun más abajo +++

Wir kennen ihn alle: Den über hundert Seiten langen Geschäftsbericht, vollgepackt mit Grafiken, Tabellen und wertvollen Informationen, und das – Halleluja! – nicht nur im Original, sondern auch noch in 1a-Übersetzung(en) . Einen besseren Fundus für die Dolmetschvorbereitung kann man sich kaum vorstellen. Nur: Wie bändige und berge ich diesen Schatz? In zwei Excel-Tabellenspalten kopieren? Funktioniert mit solchen Mammut-Dokumenten nur mäßig. Alignieren? Viel Erfolg, mit einem pdf-Dokument … Ausdrucken und nebeneinanderlegen? In einer handelsüblichen Kabine eher beschwerlich. So erlebt zuletzt im vergangenen Sommer, als dann Ignacio Hermo schließlich die Wunderwaffe im Internet zutage gefördert hat: A-PDF N-up Page, ein Programm, das mehrere pdf-Dokumente nicht nur einfach zusammenführt (also alle hintereinanderklatscht), sondern auch die entsprechenden Seiten ordentlich nebeneinanderstellt. Das Ergebnis eignet sich dann hervorragend zum Parallel-Lesen und als Nachschlagewerk.

Eventuell muss man nach der Installation einmalig unter Option/Settings/Page Range „merge all PDF files to one …“ aktivieren. Danach ist die Bedienung denkbar einfach: Man wählt oben die beiden Dateien aus und klickt unten auf „N-up Page …“.

N-Up_1 small

Als Ergebnis erhält man ein pdf, in dem die beiden Sprachen hübsch ordentlich nebeneinander erscheinen:

PDF merged English Spanish

Und natürlich funktioniert das auch mit Powerpoints und anderen Formaten, wenn man sie vorher in pdf konvertiert.

Möchte man nun womöglich mehr als zwei Sprachen nebeneinander sehen (wobei man dann bei der Lesbarkeit an die Grenzen handelsüblicher Bildschirme stößt), so fügt man immer zwei Sprachen in eine Datei zusammen und diese beiden zweisprachigen Dateien (oder auch eine einsprachige plus eine zweisprachige Datei) verschmelzt man dann wiederum in einem zweiten Schritt zu einer drei- bzw. viersprachigen.

N-Up four filesN-Up three files






Das Ergebnis sieht dann mit drei Sprachen so aus (für deutlichere Darstellung Grafik anklicken):

DE EN ES merged

… und bei vier Sprachen so:

PDF merged EN DE ES FR

Zwar gibt es auch einen so genannten „4-Up“-Modus, dieser legt aber dann die vier Sprachen nicht alle nebeneinander. Man muss dazu wissen, dass das Programm eigentlich dazu gedacht ist, die Seiten eines pdf-Dokuments für den Buchdruck passend anzuordnen. An Dolmetscher hat bei der Entwicklung eher niemand gedacht.

Über die Autorin:
Anja Rütten ist freiberufliche Konferenzdolmetscherin für Deutsch (A), Spanisch (B), Englisch (C) und Französisch (C) in Düsseldorf. Sie widmet sich seit Mitte der 1990er dem Wissensmanagement.

+++ English version +++

We all know those huge annual reports, over a hundred pages full of charts, tables and valuable information, and, would you believe it, not only in the original language, but also translated (and excellently so) into the other relevant language(s). You couldn’t possibly think of any better source of information in order to prepare for your interpreting assignment. But how to best exploit this abundance of information? Copy everything into two columns of a spreadsheet? Hardly ever works with such massive documents. Align them in a translation memory program? Good luck then, as PDF files don’t actually have a track record of aligning easily. Print everything and spread it out in the booth? Maybe not, at least not if your booth is less than XXL.

When I last encountered this problem back in June, my team mate Ignacio Hermo went through the trouble of searching the internet for the magic solution, and finally found it – A-PDF N-up Page, a program that not only merges several PDF documents into one (simply putting them one behind the other), but also puts the corresponding pages of the different language versions neatly next to each other. The result perfectly serves our purpose of reading the different languages in parallel and of using this multilingual text corpus as a tailor-made encyclopaedia for this particular conference.

After installation, you may have to go to Option/Settings/Page Range once and activate „merge all PDF files to one …“. After that, the tool is really easy to handle: just select your files using the „add file“ button and then click on the „N-up Page …“ button below.

N-Up_1 small

The result is a PDF doc where the two language versions appear nicely next to each other:

PDF merged English Spanish

And obviously, this also works with any Powerpoint presentation and other file formats, as long as you convert them into PDFs before merging them.

If you are crazy enough to consider viewing more than two language versions at a time (the only limit is the screen, obviously) then simply merge two and two and then again merge the two bilingual files (or one bilingual and one monolingual).

N-Up four filesN-Up three files






This is what the trilingual result looks like (click on the picture to see it clearly) …

DE EN ES merged

… and here’s the quadrilingual file:

PDF merged EN DE ES FR

The tool also has a so-called „4-Up“ mode, but this does not put each page in four languages together. No surprise, though, considering that this program was originally made to arrange the pages of an ordinary pdf file in such a way that it can be printed as a book. No one had us conference interpreters in mind then.

About the author:
Anja Rütten is a freelance conference interpreter for German (A), Spanish (B), English (C) and French (C) based in Düsseldorf, Germany. She has specialised in knowledge management since the mid-1990s.

+++ Versión española +++

Todos las conocemos, estas enormes memorias anuales de más de cien páginas, repletas de gráficos, tablas y un montón de información super útil, y todo eso incluso viene perfectamente traducido a todos los idiomas de la conferencia o la empresa. Increíble, ¿verdad? El único problema con el que nos encontramos ahora es el de saber cómo manejar esta inmensa cantidad de información valiosa, tanto en cabina como a la hora de prepararnos para la conferencia. Copiar y pegarlo todo en dos (o más) columnas de una tabla Excel a duras penas nos funcionaría, con tantos gráficos, tablas y demás cosas. Tampoco serviría de mucho alinearlo en una memoria de traducción, dado que los pdfs no tienen fama de alinearse bien.  Entonces imprimirlo todo y colocarlo sobre la mesa en cabina? Pues no, a no ser que la cabina sea de tamaño XXL.

La última vez que me encontré con este problema, este verano, nuestro querido compañero Ignacio Hermo se puso a buscar la herramienta mágica en internet, y – ¿como ven? – la encontró: A-PDF N-up Page, un programa que no sólo combina varios documentos tipo pdf en uno (colocándolos uno tras otro) sino que los ordena de tal forma que las páginas en los diferentes idiomas aparecen una al lado de la otra. Queda bien bonito y nos sirve perfectamente para leer en varios idiomas en paralelo y consultar este enorme corpus de texto como enciclopedia específica de esta conferencia en particular.

Después de haber instalado el programa, puede ser que tenga que ir a Option/Settings/Page Range una vez y activar „merge all PDF files to one …“. Después resulta facilísimo usar esta herramienta: Simplemente se seleccionan los archivos usando el botón „Add File“ de arriba y se pincha en el botón „N-up Page …“ de abajo – y ya se arma el archivo multilingüe.

N-Up_1 small

El resultado es un documento tipo pdf en donde aparecen las dos versiones lingüísticas una al lado de la otra:

PDF merged English Spanish

Evidentemente, esto también funciona con presentaciones tipo Powerpoint o cualquier otro formato mientras se convierta en pdf primero.

Y si se les ocurre visualizar más de dos idiomas a la vez (el único límite es el formato de la pantalla), simplemente tienen que combinar siempre dos con dos y luego, en un segundo paso, volver a unir los dos archivos bilingües (o uno bilingüe con uno monolingüe).

N-Up four filesN-Up three files






Así se ve el resultado trilingüe (para verlo más claro, hay que hacer clic en la imagen): 

DE EN ES merged

… y este es el archivo cuatrilingüe:

PDF merged EN DE ES FR

El programa también tiene una función llamada „4-Up“, pero ésta no coloca las páginas de tal manera que las diferentes versiones lingüísticas de una misma página aparezcan juntas. No es de sorprender, considerando que la idea del tool era la de reorganizar las páginas de un pdf normal como para poder imprimirlo como libro. Al programarlo, nadie tenía en mente las necesidades de los intérpretes de conferencias.


La autora:
Anja Rütten es intérprete de conferencias autónoma para alemán (A), español (B), inglés y francés (C), domiciliada en Düsseldorf/Alemania. Se dedica al tema de la gestión de los conocimientos desde mediados de los años 1990.

MS-Excel and MS-Access – are they any good for the booth? | Taugen MS-Excel und MS-Access für die Dolmetschkabine?

Es gibt zwar eine ganze Menge Programme, die genau auf die Bedürfnisse von Konferenzdolmetschern zugeschnitten sind (etwa die Schnellsuche in der Kabine oder Strukturen für die effiziente Einsatzvorbereitung), aber eine ganze Reihe von Kollegen setzt dennoch eher auf Feld-Wald-und-Wiesen-Lösungen aus der MS-Office-Kiste. Abgesehen von Word – hier enthalte ich mich jeden Kommentars hinsichtlich dessen Tauglichkeit als Terminologiemanagementprogramm – setzen viele Dolmetscher auf die Tabellenkalkulationssoftware Excel. Und wenn auch mancher Fachmann sagt, dann könne man ebensogut seine Wäsche im Geschirrspüler waschen, so hat MS-Excel doch so seine Vorzüge – als da wären:

– Verfügbarkeit: Excel ist auf den meisten Computern bereits installiert; das Programm gibt es wahrscheinlich noch, wenn Ihr schon von der Sonnenliege aus Euren Enkeln dabei zuseht, wie sie Euer Dolmetschimperium führen.

– Kompatibilität: Jeder kennt es, jeder hat es, und man kann selbst einigermaßen ordentlich formatierte Word-Tabellen einfach hineinkopieren, ganz zu schweigen von den Unmengen von Lithos-Glossaren, auf die man als EU-Dolmetscher zugreifen kann. Und wenn man nicht in der Microsoft-Welt unterwegs ist, gibt es kostenlose Alternativen wie LibreOffice und Google Sheets.

– Flexibilität: Jeder kann sich seine eigene kleine Datenbank nach persönlichen Vorlieben anlegen, unzählige Spalten bzw. Kategorien anlegen (und löschen), etwa Kunde, Themenbereich mit Unterbereichen, Konferenz, Quelle, Redner, Lernstandsinformationen und alle möglichen Tags. Und man schafft es kaum, Excel durch einen zu großen Datenbestand lahmzulegen, und wenn man nicht plant, mehr als 1.048.576 terminologische Einträge (Zeilen) anzulegen, reicht eine Tabelle ein ganzes Dolmetscherleben lang.

– Kontrollierbarkeit: Es ist einfach nur eine Tabelle mit Spalten und Zeilen; man findet sich einfach zurecht und weiß immer, was man hat.

– Einfache Bedienung: Man tippt einfach die gewünschten Spaltenüberschriften ein und los geht’s – eine verhältnismäßig nutzbringende „Datenbank“ wie dieses Glossary Template MS-Excel ist in Nullkommanix erstellt. Und das Filtern und Sortieren funktioniert supereinfach.

TerminologieManagement Tabelle
Terminologiedatenbank in Tabelle

Natürlich gibt es auch Nachteile:

– Die Suche: Die Suchfunktion (STRG+F) ist ziemlich schlicht, man muss mit der Enter-Taste durch die Tabelle von einem Treffer zum nächsten hüpfen, bis man den richtigen Eintrag gefunden hat. Keine unscharfe oder inkrementelle Suche. Man kann sich des Textfilters bedienen (siehe Bild unten), um eine Trefferliste zu erhalten, aber schnell und intuitiv sieht anders aus – dazu muss man sich dann mit dem Thema Makro-Programmierung auseinandersetzen.

Search function Excel
MS-Excel Textfilter

– Unterdatenbestände: Wenn man mit Unterbeständen der Datengesamtheit arbeiten möchte (etwa Glossare für bestimmte Einsätze, Kunden oder Themengebiete erzeugen), muss man die komplette Tabelle filtern, d.h. die restlichen Daten sind in dem Moment verborgen und können nicht durchsucht werden. Man muss die Filter aktivieren und deaktivieren, um zwischen der Komplettansicht und der gefilterten Ansicht zu wechseln. Das Problem lässt sich umgehen, indem man etwa die relevanten Vokabeln für die nächste Sitzung in ein zweites Tabellenblatt kopiert, um sie dort auf einen Blick zu haben, oder die allerwichtigsten fünf bis zehn Ausdrücke ganz nach oben kopiert und diese Zeilen dann „fixiert“, so dass sie beim nach unten scrollen nicht aus dem Bild laufen (wenn man diese dann noch gelb einfärbt, hat man den optimalen Gelbe-Klebezettel-Effekt).

– Zweidimensionale Struktur: Im Gegensatz zu „richtigen“ Terminologiemanagementsystemen gibt es in einer einfachen Excel-Tabelle keine hierarchische Struktur. Ein Begriff oder terminologischer Eintrag entspricht einer Zeile (Datensatz), so dass man nicht ohne weiteres bestimmte Merkmale wie Kunde, Quelle, Definition etwa nur der deutschen oder nur der spanischen Benennung zuweisen kann, sondern immer nur dem gesamten Eintrag – es sei denn, man erstellt entsprechend viele Spalten, die dann häufig leer bleiben und die Tabelle aufblähen und unübersichtlich machen. Aus eben diesem Grund teilen sich auch Synonyme und Akronyme eine Zelle und bekommen nicht je ein eigenes Feld .. man bewegt sich in einem ständigen Zwiespalt zwischen struktureller Machbarkeit und den terminologischen Grundsätzen der Elementarität und Granularität.

– Anzeigen & Drucken: MS-Excel ist nicht gerade das Nonplusultra in Sachen übersichtlicher Darstellung bzw. Druckansichten komplexer Datensätze. Natürlich kann man eine Tabelle durch Verbergen und Zusammenschieben der einzelnen Spalten so zurechtfrickeln,  dass sie auf den Bildschirm oder eine DIN-A4-Seite passt, aber es ist einigermaßen umständlich und so richtig Spaß macht es auch nicht, wenn man es mit mehr als zwei Spalten zu tun hat.

Einige dieser Unannehmlichkeiten lassen sich durch einen Umstieg auf MS-Acces, Microsofts eigentlichem Datenbankprogramm, überwinden. Access ist teuerer als Excel und nicht so weit verbreitet, deshalb kann nicht jeder einfach mal so eine Access-Datenbank auf seinem Computer öffnen. Auch ein Google-Äquivalent gibt es nicht; aber immerhin gibt es Filemaker für Mac und Windows sowie LibreOffice Base kostenlos für alle. Beide habe ich noch nicht gründlich getestet, freue mich aber über Erfahrungsberichte!

MS-Access ist auch noch relativ einfach zu bedienen und zu überschauen, es lassen sich aber deutlich einfacher Unterdatenbestände erstellen, das Drucken (wem es Spaß macht) macht wieder Spaß und es lassen sich mit ein paar Visual-Basic-Kenntnissen auch bessere Suchfunktionen einbauen. Auch hier kann man seine gesamte Terminologie in einer großen Tabelle lagern und auf deren Grundlage dann unterschiedliche Formulare, Abfragen und Berichte definieren, um etwa nur die zentralen Begriffe der aktuellen Konferenz, ein kundenspezifisches Glossar oder eine hübsch gestaltete Druckansicht zu bekommen. Es ist deutlich einfacher, einen terminologischen Eintrag in seiner ganzen Pracht zu visualisieren, d.h. mit allen begrifflichen Informationen wie Definition, Anmerkung, Bilder, Kontext usw. – sehen Sie selbst:

MS-Access SplitForm GeteiltesFormular
MS-Access geteiltes Formular

Über die Autorin:
Anja Rütten ist freiberufliche Konferenzdolmetscherin für Deutsch (A), Spanisch (B), Englisch (C) und Französisch (C) in Düsseldorf. Sie widmet sich seit Mitte der 1990er dem Wissensmanagement.

+++ English version: +++

There may be a great many tools designed especially for the needs of conference interpreters (i.e. quick-searching in the booth and efficient preparation for interpreting assignments), but many colleagues still prefer more generic solutions. Apart from MS-Word, which I am not going to comment about as a terminology management program, Microsoft’s spreadsheet software Excel is the tool of choice for many interpreters. And although, as many an IT specialist might think, you might as well wash your clothes in the dishwasher, to some extent it does the trick and has some considerable merits:

– Availability: Pre-installed on most computers, MS-Excel will most probably still be around when you are long spending your days on the sunlounger watching your grandchildren run your conference interpreting business empire.

– Compatibility: Everybody has it, everybody knows it, you can even cut and paste decently formatted Word tables into Excel, not to mention the zillions of Lithos glossaries available to EU interpreters. If you don’t live in the Microsoft universe, there are alternatives free of charge, like LibreOffice or Google Sheets.

– Flexibility: You can create your customised little database, add (and delete) as many columns (aka data categories) as you please, like customer, subject area levels, speaker, conference, source, learning information and all sorts of individual tags. If you are not planning to create more than 1.048.576 terminological entries (rows), one table will do for your whole (interpreter’s) life, and it’s hard to slow Excel down due to data overload.

– Controllability: It is just a plain table with columns and rows, so you’ll always know what you have and find your way around.

– Easy to use: Basically you just type in your column headings and off you go. You can create a relatively useful „database“ like this Glossary Template MS-Excel in no time. And it is just great for quick sorting and filtering.

Terminology Management spreadsheet
terminology database in table

The downsides are:

– Searching: The search function (Ctrl+f) is very basic and you have to hop around your table from one hit to the next until you have found the right entry. No fuzzy matches, no incremental search. The text filter (see image below) can be used in order to display a hit list, but if you want it quick and intuitive, you will have to get into programming macros.

Search function Excel
MS-Excel text filter

– Subsets of data: In order to create subsets of data (i.e. glossaries for a special assignment, customer or subject), you need to filter the whole sheet, which means that the rest of it is not visible or even searchable. You must activate and deactivate filters in order to switch between subsets and the complete table. A workaround is to copy the relevant vocab for an assignment into a second sheet to easily switch between the two, or copy the most important words to the top of the sheet and freeze these top lines in order to be able to see them all the time (and colour the cells yellow for the perfect „post-it“ effect).

– Two-dimensional structure: Unlike „proper“ terminology management systems, a spreadsheet has no hierarchical structure. One concept or terminological entry is one line (data set), you cannot easily assign a customer, status, source etc. only to the Spanish or German term, but just to the whole entry or you will have to create endless additional columns, where most of the fields will be empty most of the time and the table will enormously grow in size and complexity. Synonyms and acronyms go into the same field (cell) for the very same reasion … You are in a constant dilemma between structural feasibility and the terminological principles of elementarity and granularity.

– Display & Printing: MS-Excel is not really great for visualising complex data sets or for printing. You can adjust a digital spreadsheet to fit on standard sheets of paper or a screen by hiding columns or squeezing them all in, but that’s not really the point of it, and it is a bit of a hassle if you are handling more than two columns.

Some of these inconveniences can be solved by switching to MS-Access, Microsoft’s real data base programme. It is more expensive than Excel and not as widely available, so not everyone can open an Access database on their computers. There is no Google equivalent either. However, there is Filemaker for Mac and PC users as well as LibreOffice Base for everyone and free of charge, neither of which I have tested in detail so far (comments welcome!).

While MS-Access is still quite easy to use, flexible and controllable, creating subsets of data becomes easier, printing is much more fun (if you think printing is fun in the first place) and with a tiny bit of Visual Basic skills you can even create very nice search functions. You can have one big table which contains all your terminology and, based on this table, create different forms, queries and reports which, for example, only contain your most important words for tomorrow’s conference, the terminology for a special assigment, customer or subject area and/or are neatly formatted for printing. It is easier to visualise a terminological entry in all its splendour, with the whole range of conceptual information attached to it, like definitions, context, comments, pictures etc. See for yourself:

MS-Access SplitForm GeteiltesFormular
MS-Access split form

About the author:
Anja Rütten is a freelance conference interpreter for German (A), Spanish (B), English (C) and French (C) based in Düsseldorf, Germany. She has specialised in knowledge management since the mid-1990s.

Summary table of terminology tools for interpreters | Übersichtstabelle Terminologietools für Dolmetscher | cuadro sinóptico de programas de gestión de terminología para intérpretes

This is an overview of all the terminology management tools for conference interpreters that I am aware of. I will try to keep the information in the table up to date. If there is anything wrong, feel free to post a comment!

Dies ist eine Übersicht über alle Terminologieverwaltungstools für Konferenzdolmetscher, die mir bekannt sind. Ich versuche, die Informationen immer auf dem neuesten Stand zu halten. Wenn mir etwas entgangen ist, freue ich mich über eine Kommentar.

Esta lista contiene todos los programas de gestión de terminología para intérpretes de conferencias que conozco. Intentaré mantener esta tabla actualizada. Si encuentran algún error o si falta algo, no duden en publicar un comentario.

Program by runs on price blog article Eisenrieth Dokumentations GmbH Windows, Mac, iOS and browser-based Solo edition currently free of charge (anniversary promotion), additional interpreter module for 299 EUR market snapshot part 3
Glossarmanager Glossarmanager GbR/Frank Brempe, Bonn Windows free of charge
Glossary Assistant Reg Martin, Switzerland tablets running Android 4.1 or later, phones running Android 4.2 or later, Windows based PC free of charge market snapshot part 2;

Interview with Reg Martin on LangFM

Interplex Peter Sand, Eric Hartner, Geneva Windows, iOS full license 99€, student license 49€, university license free upon agreement; free demo; Interplex HD for ipad 19,99 $, Interplex lite for iphone (viewer) free market snapshot part 1
InterpretBank Claudio Fantinuoli, Germersheim Windows, Mac (using Crossover); Android search app (will not be further developed) free demo; full license: 79 €, student license: 49 €, free demo license for university teachers (and their students), free Android version market snapshot part 1
Interpreters’ Help Benoît Werner and Yann Plancqueel, Berlin, Paris all (browser-based), additionally Boothmate for Mac OS X and ipad free public glossaries + one private glossary;  pro version 19.99 €/month; free education plans market snapshot part 2;

Review by Alex Drechsel

Intragloss Dan Kenig and Daniel Pohoryles, Paris Mac; Windows-version expected to be released in 2016 Special offer valid until Dec. 31, 2015: 39 $ for the first 6 months, 69 $ for first year; renewal 219 $/1 year, 309 $/2 years, 359 $/3 years (regular price: 49 $/month, 99 $/3 months, 269 $/1 year) Intragloss – the missing link;

Interview with Dan Kenig on LangFM

Lookup Christoph Stoll, Heidelberg Windows free of charge market snapshot part 1
Terminus Nils Wintringham, Zürich Windows (for W8, don’t use the default installation folder) CHF 148 plus VAT, 50 % off for academia, free demo with limited number of entries  market snapshot part 1

Generic database or spreadsheet programs:

Program by runs on price blog article
Excel Microsoft Windows, Mac e.g. Office 395 Personal 69.99 € per year including Access (for 1 PC/Mac plus 1 tablet) Excel and Access – any good for the booth?
Access Microsoft Windows, Mac, Android, iOS e.g. Office Home and Student 139.00 € (once for 1 PC) or Office 395 Personal 69.99 € per year including Access (for 1 PC plus 1 tablets) Excel and Access – any good for the booth?
LibreOffice Base The Document Foundation Windows, Linux, Mac OS X; Viewer for Android free of charge
LibreOffice Calc The Document Foundation Windows, Linux, Mac OS X; Viewer for Android free of charge
Filemaker FileMaker, Inc., (Apple Inc. subsidiary) Windows, Mac, iOS 329.00 $
Google Sheets Google all (browser-based) free of charge  Shared Glossaries in Google Docs
TapForms Tap Zapp Software Inc.; Calgary, Canada Mac und iOS Mac 34.99 $, ipad 9.,99 $, iphone 8.99 $ Phil Demay I-interprètes (in French)

Screencast by Alex Drechsel

Airtable Airtable, San Francisco all (browser-based); App for iOS and Android (beta) up to 1500 lines per database free of charge, up to 5000 for 12 $/month, up to 50 000 für 24 $/month Airtable – a great Google Sheets replacement
© Anja Rütten

Booth-friendly terminology management –

Flashterm Suchergebnis

+++ for English see below +++

Wer – womöglich auch fürs Übersetzen – eigentlich lieber eine „richtige“ Terminologieverwaltung hätte, die obendrein aber noch kabinenfreundlich ist, der sollte einmal bei Flashterm von der Eisenrieth Dokumentations GmbH vorbeischauen. Flashterm basiert auf Filemaker und bietet die Klassiker der Eintragsmöglichkeiten wie Sachgebiete, Synonyme, Kontext usw. , aber auch das Anlegen von bis zu 10 persönlichen Merklisten, integrierte Wikipediaabfrage und vieles mehr. Die Abfrage ist sehr komfortabel (ignoriert natürlich Akzepte und dergleichen) und wird fürs Simultandolmetschen noch besser, wenn man das Interpreter-Modul dazukauft. Bei der Darstellung der Suchergebnisse werden (nebst Definition in der Ausgangssprache) die Benennungen in allen Zielsprachen angezeigt (zehn passen mindestens in die Anzeige). Insgesamt deutlich mehr als nur eine zweidimensionale Tabelle (auch „Glossar“ genannt). Funktioniert für 195 Sprachen – da müsste eigentlich für jeden was dabei sein!

– verfügbar für PC und Mac, ipad/iphone und browser-basiert
–  Solo-Edition derzeit kostenlos (Jubiläumsangebot)
– zusätzliches Interpreter-Modul für 299 EUR

Mehr zu dolmetschfreundlichen Terminologieprogrammen findet Ihr in den beiden Vorgängerbeiträgen:
Booth-friendly terminology management programs for interpreters – a market snapshot (LookUp, Interplex, InterpretBank)
Booth-friendly terminology management revisited – 2 newcomers (Interpreters‘ Help, Glossary Assistant)

Über die Autorin:
Anja Rütten ist freiberufliche Konferenzdolmetscherin für Deutsch (A), Spanisch (B), Englisch (C) und Französisch (C) in Düsseldorf. Sie widment sich seit Mitte der 1990er dem Wissensmanagement.

+++ English version +++

If what you are after is „real“ terminology management – e.g. because you double as a translator – but the program should still be booth-friendly, then you should definitely meet Flashterm by Eisenrieth Dokumentations GmbH. Flashterm is based on Filemaker and has the typical entry options like subject area, synonyms, context etc., but you can also create up to 10  personal memory lists, it has integrated Wikipedia query and much more. The query function is very handy (ignores accents and the like) and gets even better if you buy the supplementary „Interpreter“ module, wich offers an optimised search interface for the booth. Search results are displayed with the definition in the source language plus the equivalent terms in all your target languages (at least ten fit on the screen). All in all, this is much more than a two-dimensional table (aka „glossary“). It works with 195 languages, so I suppose it suits pretty much every taste.

– available for PC and Mac, ipad/iphone and browser-based
– Solo Edition free of charge at the moment (special anniversary promotion)
– supplementary „Interpreter“ module for 299 EUR

For more information about terminology management for interpreters, see previous articles on the subject:
Booth-friendly terminology management programs for interpreters – a market snapshot (LookUp, Interplex, InterpretBank)
Booth-friendly terminology management revisited – 2 newcomers (Interpreters‘ Help, Glossary Assistant)

About the author:
Anja Rütten is a freelance conference interpreter for German (A), Spanish (B), English (C) and French (C) based in Düsseldorf, Germany. She has specialised in knowledge management since the mid-1990s.

Organise your meeting documents with MS-OneNote – Sitzungsunterlagen perfekt im Zugriff mit Onenote

+++ for English see below +++

Warum scheuen viele Dolmetscher eigentlich davor zurück, völlig papierfrei in die Kabine zu gehen, und wechseln lieber zwischen einem Stapel ausgedruckter Dokumente auf der einen Seite und einem Computer als reine Vokabelsuchmaschine auf der anderen Seite hin und her? Ich vermute, der Grund ist dieser:

Cluttered Desktop
Dokumentenchaos auf dem Computerbildschirm – zum Vergrößern klicken

Man kann einfach nie sicher sein, dass man das richtige Dokument zu richtigen Zeitpunkt auf dem Bildschirm hat. Aber – Ihr ahnt es bereits – auch für dieses Problem gibt es eine App! Das Notizprogramm OneNote von Microsoft ermöglicht es, Informationen aus verschiedensten Quellen an einer Stelle übersichtlich darzustellen, seien es Word-/Excel-/Powerpoint-Dateien, PDFs, gescannte Dokumente, Webseiten oder auch handschrifliche Notizen.

Ein Notizbuch mit dem Namen „Conference A“ kann beispielsweise in die Abschnitte Day 1, Day 2 und Day 3 gegliedert werden, die über die Reiter oben erreicht werden. Innerhalb jedes Abschnitts, also für jeden Konferenztag, kann man dann beliebig viele „Seiten“ anlegen – das sind die hübschen Registerreiter rechts an der Seite.

OneNote Bespielstruktur - zum Vergrößern klicken
OneNote Bespielstruktur – zum Vergrößern klicken


Dabei ist eine Seite anders als in der Textverarbeitung in der Länge nicht begrenzt auf ein bestimmtes Papierformat. In eine Seite kann man mehrere Dokumente einfügen, die dann untereinander erscheinen. Also bspw. unter „Agenda“ nicht nur die Tagesordnung, sondern auch andere Sitzungsinformationen wie etwa die Teilnehmerliste oder die Teamaufstellung. Selbst ganze Webseiten lassen sich einlesen. Gerade diese Woche noch habe ich ein 30-seitiges Excel-Glossar plus sechs Powerpoint-Präsentationen mit OneNote gebändigt.

OneNote Einfügefunktion – zum Vergrößern klicken

Einmal in OneNote eingefügt, lassen sich die Texte und Abbildungen hervorragend bearbeiten, farblich hervorheben, bekritzeln und mit Textfeldern versehen.

OneNote Ttext bearbeiten - zum Vergrößern klicken
OneNote Ttext bearbeiten – zum Vergrößern klicken


Sehr charmant ist die Suchfunktion. Man kann sämtliche Sitzungsdokumente auf einen Schlag durchsuchen (STRG+E), aber am meisten beeindruckt hat mich, dass die Suchfunktion auch Zeichenketten in Bilddateien erkennt, das heißt OneNote hat eine eingebaute optische Zeichenerkennung (OCR). So können auch gescannte oder abfotografierte Dokumente optimal ausgeschlachtet werden.

OneNote PictureFileSearch
OneNote Suchfunktion – zum Vergrößern klicken


Wer ein MS-Office-Paket gekauft oder abonniert hat, bekommt OneNote kostenfrei dazu. Ansonsten kann man es separat kaufen. Für wen das nicht in Frage kommt, für den könnte das kostenlose Evernote oder auch Laverna eine Alternative sein. Letzteres erfordert nicht einmal eine Registrierung und wird vor allem mit der vertraulichen Umgang bzw. der Verschlüsselung der Daten.

Alle drei Programme ermöglichen die Speicherung in der Cloud und den Zugriff auf die Notizbücher von Computer und mobilen Geräten.

Wie immer freue ich mich über Eure Erfahrungsberichte!


Why do many interpreters still shy away from going into the booth with no printed paper at all and prefer alternating between a pile of paper on the one side and their computer serving as a mere vocab-searching device on the other? I suspect the reason is as follows:

Cluttered Desktop – click to enlarge

You just never feel safe bringing the right document to the screen at the right moment. But – guess what – there is an app (if not a fully-fledged program) for that! Microsoft’s note-taking software OneNote enables you to organise and visualise information from different sources in one „notebook“, be it Wword, Excel, Powerpoint or pdf files, scanned documents, website or handwritten notes.

For example, a notebook named „Conference A“ can be subdivided in sections Day 1, Day 2 and Day 3, which can easily be accessed by clicking on the tabs above. Within each section (or conference day) you can create many different pages, which can be seen on the right hand side, e.g. one for the agenda, one for each presentation and one for glossaries.

OneNote sample structure – click to enlarge


A „page“ in OneNote, unlike word-processing, is not limited in length to a paper format. You can add many different documents to one page which will then be displayed one after the other. So within the page named „Agenda“, you might well add the list of participants or your team sheet below. It is even possible to insert complete websites. Just this week I have handled a spreadsheet glossary of 30 pages plus six powerpoint presentations in OneNote.

OneNote insert elements – click to enlarge


Once a document has been inserted into OneNote, texts, graphs and pictures can be highlighted, underlined, scribbled on and text elements added.

OneNote Draw
OneNote draw and highlight – click to enlarge


What I find most enticing is the search function. All the documents of one notebook can be searched in one go (CTRL+E), even (which is what impressed me most) image files. OneNote finds strings of characters in scanned documents, i.e. it has an optical character recognition included. So scans and photographs can be exploited to the utmost.

OneNote PictureFileSearch
OneNote search function – click to enlarge


Those of you who have a Microsoft Office license will get OneNote for free. Otherwise, it can be bought separately, or else you might try Evernote or Laverna instead, which are free of charge. The latter does not even require registration and encrypts your data for confidentiality.

All three solutions provide cloud storage and access both from your computer and mobile devices.

As usual, I will be happy to read about your experience!

Booth-friendly terminology management revisited – 2 newcomers

The nice thing about blogging is that if you miss something out, you are safe to find out within 24 hours.

Interestingly, the programs presented in my last article are obviously the „veterans“ of terminology management for conference interpreters (most of them have been around for years, since long before tablets and smartphones appeared). Two brand new booth-friendly terminology management programs have been brought to my attention (both still in beta version), and I am delighted to share this with you:

Interpreters‘ Help by Benoît Werner and Yann Plancqueel (Berlin, Paris)

A browser-based web application, i.e. it works on any device (for Mac OS users, there is an additional program called Boothmate, which works offline as well). It is organised in glossaries, with straightforward editing functions, unlimited (I take it) number of language colums and a limited number of additional columns (comment, category, definition, acronym, other). It is great for keeping your terminology up to date at all ends (cloud, PC, tablet, smartphone) and sharing it with colleagues. The search function is very swift with the hit list being narrowed down with every additional character you type. Does not ignore accents or umlauts (what’s the English plural of umlaut, btw?).

Available for any operating system (browser-based), additionally Boothmate for Mac OS X.
Cost: free public glossaries, pricing options  9.99 – 49.00 €/months (-10% if paid anually).

Glossary Assistant by Reg Martin (Switzerland)

Glossary Assistant is Android-only. It is still in its initial phase, so it is only available via shared link from the
It concentrates on comfortable viewing of glossaries on android-tablets (not so much on phones), editing the glossaries is also possible. Once converted into txt, glossaries can be copied to your tablet then added to Glossary Assistant. It relies very much on short-touch, long-touch and swiping, and once you get the hang of it, viewing and sorting it is really intuitive. The app offers „clean“ and „dirty“ searching, the latter meaning that it ignores accents and umlauts. This app is still being worked on, so don’t be shy and test it in order to help Reg meet our requirements!

Available for Android tablets.
Cost: Currently available free of charge.

Now it’s your turn! I am looking forward to reading your comments, feel free to share your experience, questions or any other booth-friendly terminology management programs I have missed out.

Booth-friendly terminology management programs for interpreters – a market snapshot

– This one comes in English, as many non-German-speaking colleagues have asked for it. –

This article is meant to give you a very brief overview of the terminology management programs that I am aware of (in alphabetical order), made for simultaneous interpreters. I have tried to highlight the merits and downsides that in my experience are the most relevant when it comes to making a decision. For detailed descriptions of the respective systems, just follow the links, or post your questions here so that we can sort them out together, with the help of the respective proprietors.

Interplex (Peter Sand, Geneva)

Very much appreciated by those colleagues who have accumulated tons of valuable thematic glossaries in Word or Excel files. You can import them into Interplex and search them all at once (or in selected glossaries), and edit them as well. It has a great search function ignoring all the accents and special characters I tried. It is very straightforward so you can start working with it in no time. It does not, however, allow for classifying/filtering your terms by customers, subject fields, conferences, date etc.

Available for Windows, iPhone and iPad.
Cost: 75 $, free demo (I think there is a student discount, but it doesn’t say so on the website – just ask Peter).

InterpretBank (Claudio Fantinuoli, Germersheim)

Very user-friendly, many nice functions; organised by glossaries (which, technically speaking, are subject areas tagged to each entry), has all the essential data categories (customer, project etc.) and a very nice flashcard-like memorising function. Quick-search function which ignores accents. It is limited to five languages and you cannot add endless numbers of individual data fields.

Available for Windows, Mac and Android.
Free trial, full license: 59 €, student license: 39 €, free demo license for university teachers (and their students).

LookUp (Christoph Stoll, Heidelberg)

Very sophisticated and has a great quick-search function which literally allows you to blind-type the first few letters of a word and the hit list appears without you even having to hit the enter button. It is limited to four languages, of which only three can be displayed at a time.  The search function does not ignore accents and other special characters. It has many data fields (customer, subject, project etc. and even semantic relations)  and corresponding filtering and sorting functions; to my knowledge, it is the interpreter-specific terminology management tool which comes closest to the „real“ terminology systems (SDL Trados and the like).

Available for Windows. Free download.

TERMINUS (Nils Wintringham, Zürich)

Quick-search function, classification by glossaries and „groups“ (customer, subject group etc.) using descriptors, a concept which I find quite enticing as it is both easy to use and allows for differentiated classification of your terms. Don’t use the default installation folder under Windows 8 or 10.

Available for Windows.
CHF 148 plus VAT, 50 % off for academia, free demo.

For those of you who still just can’t decide, I suggest you start with a plain table in MS-Excel, MS-Access (my favourite), Filemaker and the like. It enables you to keep all your terminology in one place and you have the basic sorting, filtering and searching functions. Those simple table structures can be imported into virtually any terminology management system once you have decided on one.

When working in a team and preparing for a very technical conference, I very much like to share a Google spreadsheet (i.e. share the terminology work). It can save huge amounts of time. But you must really make sure not to enter your customer’s confidential data there, so I would not recommend it as a general terminology management tool.

And last but not least: If there are any other terminology management systems for conference interpreters, please let me know. Also, if the proprietors of the above mentioned programs want to add or correct anything of the above, feel free to use the comments! And anyone who just wants to share their experience, please do so as well.


Addendum: Immediately after publication of this blog, I was made aware of two more very recent (and indeed very modern) programs, GlossaryAssistant and InterpretersHelp. Here’s more about them:

In addition, there is a summary table which gives you an overview of all the terminology tools for interpreters I am aware of, which I try to keep up to date.

Audio-Vorbereitung 3: Hurra, mein Glossar spricht! Aus mehrsprachigen Tabellen mp3s zaubern

So hocherfreut ich war festzustellen, dass der Computer problemlos geschriebenen Text vorliest und das Vorgelesene auch ohne viel Murren als mp3 herausrückt, so sehr hat es mich dann gefuchst, dass das mit mehrsprachigen Glossaren nicht so mir nichts, dir nichts funktionieren wollte. Ich habe also einige Spracherzeugungssoftware-Hersteller mit der Frage genervt und ein bisschen rumprobiert, und siehe da, letztendlich habe ich doch einen einigermaßen bequemen und bezahlbaren Weg gefunden:

Für 20 EUR habe ich mir TextAloud gegönnt (bereits vorgestellt hier und bin damit bestens gewappnet. Man muss dem Programm nur mit ein paar Tags auf die Sprünge helfen, damit es weiß, an welcher Stelle es welche Sprache sprechen muss, aber dann funktioniert es wunderbar.

Folgende Tabelle habe ich TextAloud zum Vorlesen gegeben, in der ich vor jede Spalte eine zusätzliche Spalte eingefügt habe, in der steht, welche Stimme sprechen soll:

ExcelGlossar mit Tags

Wie diese Tags aussehen, findet man heraus, indem man es einmal in TextAloud direkt ausprobiert:


Die fertig präparierte Excel-Tabelle befördert man dann per Copy&Paste in TextAloud:

TextAloud Glossar

Dann klickt man auf „Speak“ oder „To File“ – und fertig!

Hier das Ergebnis zum Anhören:

Nicht schlecht für einen Computer, finde ich. „Te-ha-ymian“ ist ein bisschen lustig, aber auf jeden Fall erfüllt das Ganze seinen Zweck, sich im Auto, beim Sektfrühstück oder beim Kugelschreiberzusammenschrauben die 200 wichtigsten Termini für die morgige Konferenz noch einmal anzuhören.

Und zum Schluss die gute Nachricht: Wenn man sich die Mühe einmal gemacht hat, speichert man sich einfach eine leere Vorlage in Excel (so wie diese hier: Glossar für TextAloud LEER, geht wahrscheinlich auch in Word) und muss beim nächsten Mal nur noch seine Glossarspalten hineinkopieren.

Viel Spaß beim Ausprobieren!

Audio-Vorbereitung 2: Die kostenlosen Microsoft-Computerstimmen und was man damit machen kann

Sich Textdokumente durch eine Computerstimme vorlesen zu lassen, ist einfacher, als mancher vielleicht denkt. Es geht im Prinzip sogar mit den Bordmitteln von Windows 7 oder 8. In diesem Beitrag beschreibe ich im Einzelnen,

  • was man tun muss, damit man sich dann ziemlich komfortabel in MS-Word einen Text vorlesen lassen kann und
  • wie man daraus mp3-Dateien erzeugt bzw. mit welchen kostenlosen und kostengünstigen Programmen das noch besser/einfacher geht.

Aus eigener Erfahrung kann ich nur für Windows 8 und Office 2013 sprechen. Mir wurde jedoch gesagt, dass es in Mac OS ungleich einfacher ist, sich Texte vorlesen zu lassen und diese als mp3 zu speichern (Alex, vielleicht möchtest Du das in einem Kommentar vertiefen?).

In Windows 8 ist eine so genannte „Sprachausgabe“ enthalten. Sie klingt auf Deutsch mit der Stimme von Hedda so:

In britschem Englisch mit Hazels Stimme so:

Um diese zu nutzen, muss man vorher nur ein paar Dinge tun:

– Die „Microsoft Speech Platform – Runtime (Version 11)“ herunterladen und installieren:

Die gewünschten Sprachen herunterladen und installieren:
Hier einfach auf den „Englisch“-Button klicken, danach bekommt man eine Auswahl der verfügbaren Sprachen. „TTS“ steht für Text to Speech (Sprachausgabe), „SC“ steht hier für Speech Recognition (Spracherkennung).

(Wer Windows 7 und Office 2010 hat, findet hier die entsprechenden Anweisungen von Microsoft:

Damit hat man alles an Bord und muss dann nur noch die Sprachausgabefunktion in Word aktivieren:

  • Datei/Optionen/Symbolleiste für den Schnellzugriff
  • Befehle auswählen: Befehle nicht im Menüband
  • In MS-Word den Befehl „Sprechen“ auswählen und auf “Hinzufügen” klicken (in MS-Excel alle Befehle mit “Eingabezellen”).
  • Mit OK bestätigen

Und schon steht die Vorlese-Schaltfläche zur Verfügung:

Leider kann man sich hiermit die Texte nur „live“ vorlesen lassen, aber keine Audio-Datei erzeugen (wie man es am Mac kann).

Dazu reicht es aber, sich die kostenlose Aufnahmesoftware Audacity zu installieren (, und schon kann es losgehen: In Audacity als Audioquelle „Stereo Mix“ auswählen (damit nicht über das Raummikrofon aufgenommen wird), auf „Aufnahme“ – roter runder Punkt – klicken und dann in Word die Sprachausgabe starten.

Alles in allem also eine gut zu nutzende Funktion, wenn einmal alles eingerichtet ist.

Der Nachteil: Man muss sich zur mp3-Erzeugung wirklich immer den kompletten Text vorlesen lassen, was schnell lästig werden kann. Außerdem stoppt die Vorlesefunktion immer automatisch nach ca. 5 Minuten, d.h. man kann das System auch nicht einfach eine Stunde durchlaufen lassen und sich in der Zeit die Nägel lackieren gehen. Dieses Problem lässt sich aber ziemlich einfach lösen, etwa mit dem kostenlosen

MiniReader der zu Amazon gehörenden Firma IVONA:

Die Leiste legt sich über jedes Fenster und man muss nur den gewünschten Text markieren und auf Play klicken, schon liest es los. Der Ivona MiniReader bietet automatisch sowohl die installierten Microsoft-Stimmen an als auch zur Probe Ivona-eigene Stimmen.IvonaMiniReaderFREE

Die Ivona-Teststimmen kann man bei der Installation auswählen; es gibt mindestens Deutsch, Englisch (US/UK), Französisch, Spanisch (auch lateinamerikanisch), Portugiesisch (auch brasilianisch), Rumänisch, Italienisch, Niederländisch, Türkisch, Polnisch, Russisch, Schwedisch. Einzeln kosten die Stimmen ab 29 EUR, es gibt aber auch günstigere Pakete.

Ivonas Marlene liest den Kommissionsbeschluss folgendermaßen: Sie liest hier mal schneller und mal langsamer, weil ich während der Aufnahme mit dem Geschwindigkeitsregler gespielt habe. Am Anfang war sie mir ein bisschen zu flott und klang deshalb schnippisch. Die „Doppelebes-teuerung“ kann ich ihr verzeihen. Insgesamt auf jeden Fall brauchbar!

Der große Vorteil des kostenlosen MiniReaders ist jedenfalls, dass er sechs Seiten (mehr habe ich nicht getestet) ohne Abbruch durchliest. Man kann damit allerdings auch keine Audiodatei erzeugen, dazu benötigt man dann wieder bspw. Audacity.

Alternativ bietet dies der kostenpflichtige Ivona Reader: Einsprachig gibt es diesen ab 49 EUR, mehrsprachige Pakete ab 129 EUR. Damit kann man dann Audio-Dateien generieren und theoretisch auch taggen, um einzelnen Textstellen unterschiedliche Sprachen bzw. Stimmen zuzuweisen.

Eine Alternative zum MiniReader + Audacity oder dem kostenpflichtigen Ivona Reader ist mein persönlicher Favorit  TextAloud für 29,95 USD (19,99 EUR exkl. MWSt). Damit bekommt man eigentlich alles, was man braucht: Viele Sprachen, mp3-Generierung und Tagging für Glossare (dazu mehr im nächsten Blog-Beitrag). TextAloud

Stimmen kann man einzeln für einen Preis von 26,70 bis 34,20 EUR dazukaufen. Das Programm nutzt aber auch die installierten Stimmen von Microsoft und Ivona.

All dies habe ich getestet und es hat wunderbar funktioniert – TextAloud ist jetzt mein Standard-Instrument für das ziemlich problemlose Erstellen von Audio-Dateien auch aus mehrsprachigen Glossaren. Aber dazu mehr demnächst!