Zeit sparen bei der Videovorbereitung | How to save time when preparing video speeches

Videos als Vorbereitungsmaterial für eine Konferenz haben unzählige Vorteile. Der einzige Nachteil: Sie sind ein Zeitfresser. Man kann nicht wie bei einem schriftlichen Text das Ganze überfliegen und wichtige Stellen vertiefen, markieren und hineinkritzeln. Zum Glück hat Alex Drechsel sich in einem Blogbeitrag dazu Gedanken gemacht und ein paar Tools ausgegraben, die dem Elend ein Ende bereiten. Danke, Alex 🙂

Please enjoy Alex Drechsel’s blog post on how to make preparing video speeches less of a hassle.

Organise your meeting documents with MS-OneNote – Sitzungsunterlagen perfekt im Zugriff mit Onenote

+++ for English see below +++

Warum scheuen viele Dolmetscher eigentlich davor zurück, völlig papierfrei in die Kabine zu gehen, und wechseln lieber zwischen einem Stapel ausgedruckter Dokumente auf der einen Seite und einem Computer als reine Vokabelsuchmaschine auf der anderen Seite hin und her? Ich vermute, der Grund ist dieser:

Cluttered Desktop
Dokumentenchaos auf dem Computerbildschirm – zum Vergrößern klicken

Man kann einfach nie sicher sein, dass man das richtige Dokument zu richtigen Zeitpunkt auf dem Bildschirm hat. Aber – Ihr ahnt es bereits – auch für dieses Problem gibt es eine App! Das Notizprogramm OneNote von Microsoft ermöglicht es, Informationen aus verschiedensten Quellen an einer Stelle übersichtlich darzustellen, seien es Word-/Excel-/Powerpoint-Dateien, PDFs, gescannte Dokumente, Webseiten oder auch handschrifliche Notizen.

Ein Notizbuch mit dem Namen „Conference A“ kann beispielsweise in die Abschnitte Day 1, Day 2 und Day 3 gegliedert werden, die über die Reiter oben erreicht werden. Innerhalb jedes Abschnitts, also für jeden Konferenztag, kann man dann beliebig viele „Seiten“ anlegen – das sind die hübschen Registerreiter rechts an der Seite.

OneNote Bespielstruktur - zum Vergrößern klicken
OneNote Bespielstruktur – zum Vergrößern klicken

 

Dabei ist eine Seite anders als in der Textverarbeitung in der Länge nicht begrenzt auf ein bestimmtes Papierformat. In eine Seite kann man mehrere Dokumente einfügen, die dann untereinander erscheinen. Also bspw. unter „Agenda“ nicht nur die Tagesordnung, sondern auch andere Sitzungsinformationen wie etwa die Teilnehmerliste oder die Teamaufstellung. Selbst ganze Webseiten lassen sich einlesen. Gerade diese Woche noch habe ich ein 30-seitiges Excel-Glossar plus sechs Powerpoint-Präsentationen mit OneNote gebändigt.

OneNoteInsert
OneNote Einfügefunktion – zum Vergrößern klicken

Einmal in OneNote eingefügt, lassen sich die Texte und Abbildungen hervorragend bearbeiten, farblich hervorheben, bekritzeln und mit Textfeldern versehen.

OneNote Ttext bearbeiten - zum Vergrößern klicken
OneNote Ttext bearbeiten – zum Vergrößern klicken

 

Sehr charmant ist die Suchfunktion. Man kann sämtliche Sitzungsdokumente auf einen Schlag durchsuchen (STRG+E), aber am meisten beeindruckt hat mich, dass die Suchfunktion auch Zeichenketten in Bilddateien erkennt, das heißt OneNote hat eine eingebaute optische Zeichenerkennung (OCR). So können auch gescannte oder abfotografierte Dokumente optimal ausgeschlachtet werden.

OneNote PictureFileSearch
OneNote Suchfunktion – zum Vergrößern klicken

 

Wer ein MS-Office-Paket gekauft oder abonniert hat, bekommt OneNote kostenfrei dazu. Ansonsten kann man es separat kaufen. Für wen das nicht in Frage kommt, für den könnte das kostenlose Evernote oder auch Laverna eine Alternative sein. Letzteres erfordert nicht einmal eine Registrierung und wird vor allem mit der vertraulichen Umgang bzw. der Verschlüsselung der Daten.

Alle drei Programme ermöglichen die Speicherung in der Cloud und den Zugriff auf die Notizbücher von Computer und mobilen Geräten.

Wie immer freue ich mich über Eure Erfahrungsberichte!

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Why do many interpreters still shy away from going into the booth with no printed paper at all and prefer alternating between a pile of paper on the one side and their computer serving as a mere vocab-searching device on the other? I suspect the reason is as follows:

Cluttered Desktop – click to enlarge

You just never feel safe bringing the right document to the screen at the right moment. But – guess what – there is an app (if not a fully-fledged program) for that! Microsoft’s note-taking software OneNote enables you to organise and visualise information from different sources in one „notebook“, be it Wword, Excel, Powerpoint or pdf files, scanned documents, website or handwritten notes.

For example, a notebook named „Conference A“ can be subdivided in sections Day 1, Day 2 and Day 3, which can easily be accessed by clicking on the tabs above. Within each section (or conference day) you can create many different pages, which can be seen on the right hand side, e.g. one for the agenda, one for each presentation and one for glossaries.

OneNoteStructure
OneNote sample structure – click to enlarge

 

A „page“ in OneNote, unlike word-processing, is not limited in length to a paper format. You can add many different documents to one page which will then be displayed one after the other. So within the page named „Agenda“, you might well add the list of participants or your team sheet below. It is even possible to insert complete websites. Just this week I have handled a spreadsheet glossary of 30 pages plus six powerpoint presentations in OneNote.

OneNoteInsert
OneNote insert elements – click to enlarge

 

Once a document has been inserted into OneNote, texts, graphs and pictures can be highlighted, underlined, scribbled on and text elements added.

OneNote Draw
OneNote draw and highlight – click to enlarge

 

What I find most enticing is the search function. All the documents of one notebook can be searched in one go (CTRL+E), even (which is what impressed me most) image files. OneNote finds strings of characters in scanned documents, i.e. it has an optical character recognition included. So scans and photographs can be exploited to the utmost.

OneNote PictureFileSearch
OneNote search function – click to enlarge

 

Those of you who have a Microsoft Office license will get OneNote for free. Otherwise, it can be bought separately, or else you might try Evernote or Laverna instead, which are free of charge. The latter does not even require registration and encrypts your data for confidentiality.

All three solutions provide cloud storage and access both from your computer and mobile devices.

As usual, I will be happy to read about your experience!

Improved Reading für Dolmetscher – neue Termine für August und September in Frankfurt, Karlsruhe, Berlin, Hamburg

Improved Reading bietet neue Crashkurs-Termine speziell für Dolmetscher.

Preis: 169,- € zzgl. MwSt. (beinhaltet alle Kursunterlagen, die Nachbetreuung, Softgetränke und Kaffee während des Trainings)

Max. 15 Teilnehmer, Anmeldung möglichst bis 4 Wochen vorher

Frankfurt – Sa, 30.08.14 09:30 – 17:30

Karlsruhe – Mo, 01.09.14 09:30 – 17:30

Berlin – Fr, 19.09.14 09:30 – 17:30

Hamburg – Sa, 27.09.14 09:30 – 17:30

Buchung und Infos des Anbieters unter http://www.improved-reading.de/dolmetscher/

Weitere Infos in meinem Blogartikel und Selbstversuch zum Thema.

 

Improved Reading Crash-Kurse für Dolmetscher in Berlin, München, Leipzig, Frankfurt, Karlsruhe, Kassel, Hannover

Improved Reading bietet eintägige Crash-Kurse für Dolmetscher an:
(for anyone who is interested in attending an Improved Reading course – in German)

Weitere Infos hier.

Preis: 169 EUR zzgl. MWSt.

Termine:

Berlin IR Training für Dolmetscher
Sa, 17.05.14 – Mo, 19.05.14 09:00 – 17:00

Karlsruhe IR Training für Dolmetscher
Mo, 19.05.14 09:30 – 17:30

Hannover IR Training für Dolmetscher
Sa, 31.05.14 09:30 – 17:30

Kassel IR Training für Dolmetscher
Sa, 28.06.14 09:30 – 17:30

München IR Training für Dolmetscher
So, 13.07.14 09:30 – 17:30

Leipzig IR Training für Dolmetscher
Sa, 30.08.14 09:00 – 17:00

Frankfurt IR Training für Dolmetscher
Sa, 30.08.14 09:30 – 17:30

Karlsruhe IR Training für Dolmetscher
Mo, 01.09.14 09:30 – 17:30

Berlin IR Training für Dolmetscher
Fr, 19.09.14 09:00 – 17:00

Hamburg IR Training für Dolmetscher
Sa, 27.09.14 09:30 – 17:30

 

Schneller Lesen – dafür gibt es doch bestimmt eine App!

Für eine wirklich bessere Lesetechnik muss man definitiv auch das altmodische Gehirn bemühen, aber einige Aspekte davon – Blickspanne nutzen, nicht im Text zurückspringen – sind ja doch so mechanisch, dass man sich fragt, ob dabei nicht der Computer helfen kann. Und tatsächlich sind auf diese Idee auch schon andere gekommen.

Zunächst einmal vielen Dank an Conrado Portugal, der mir diesen Artikel aus der Huffington Post geschickt hat: http://m.huffpost.com/es/entry/4902279, (den es nicht nur auf Spanisch, sondern auch mindestens auf Englisch gibt). Die darin vorgestellte Schnell-Lese-App von Spritz ist leider nur für wenige Geräte erhältlich, eine ähnliche habe ich aber für mein Android-Tablet gefunden, nämlich „A Faster Reader„:

Das Prinzip ist einfach: Die Wörter eines Textes werden einzeln nacheinander angezeigt (das Tempo kann man regulieren), so dass das Auge immer auf dem gleichen Punkt ruhen kann und keine Zeilen abtasten muss. Cool gelöst: Wenn man einen Text mit dieser App lesen möchte, geht man einfach auf „Teilen“ und wählt „SpeedReader“ aus.

Vielleicht nicht das romantischste Leseerlebnis, aber schon effizient, und irgendwie doch charmant  – vor allem aber nützlich, wenn man mal etwas am winzigen Smartphone-Bildschirm lesen muss.

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Improved Reading – Sitzungsvorbereitung im Selbstversuch

Nun also meine erste Konferenzvorbereitung als Improved-Readerin. Meine Theorie: Ich lese die Texte auf Inhalt so schnell, dass ich nachher noch Zeit habe für eine weitere Runde reinen Terminologie-Scannings (was ein bisschen dem Augentraining aus dem IR-Kurs gleicht).

Was habe ich vor mir? Thema: Berufskrankheiten. Als erstes fällt mir auf: Die Texte sind auf Englisch, dolmetschen soll ich von Deutsch nach Spanisch. Naja, mal sehen, ob das meine effektive Leserate bremst. In der ersten Runde soll ja die Sprache erst einmal egal sein. Also ran!

Schritt 1: Und da geht es schon los. Man soll zunächst immer innerlich eine Frage bzw. Erwartung an den Text formulieren. Um sich mental einzustimmen. Was ist für uns als Dolmetscher die Erwartung an den Text? „Ich muss wissen, was drin steht“, fällt mir da spontan ein. Nicht so zielführend. Und vielleicht ein bisschen undifferenziert. Zweiter Versuch: „Was führt der Redner im Schilde? Worauf will er hinaus?“ Hm. Aber was interessiert denn die Zuhörer? Wer sind denn noch mal genau die Zuhörer? Für die wird das alles ja schließlich veranstaltet. Also noch einmal genau nachlesen …  Alles klar. Versicherungen, Regierungen, Arbeitnehmer, Arbeitgeber. Also alle, die ein Interesse an der Vermeidung von Berufskrankheiten haben. Eigentlich logisch. Also lautet meine Fragestellung an den Text: „Wo sind die Risiken, was kann man dagegen tun?“ Unter diesem Motto versetze ich mich also in geistige Alarmbereitschaft.

Schritt 2: Lesen. 6918 Wörter reiner Text. 2817 Wörter in Form von Powerpoint.

Wenn ich 500 Wörter pro Minute schaffe, müsste ich mit allen Word-Dokumenten in 15 Minuten durch sein (1 Minute extra gerechnet für das Öffnen und Schließen der Dateien). Die ppts müssten in 6 Minuten zu schaffen sein. Da man so hochkonzentriert nicht länger als 15 Minuten arbeiten kann, plane ich nach den Word-Texten fünf Minuten Pause und lese dann die Präsis. Dann müsste ich in einer halben Stunde fertig sein.

Outlook aus, Telefon aus, Radio aus, Kaffeetasse weg, Bildschirm richtig positionieren und los! Gaaaaanz entspannt rhythmisch „chunken“, schön peripher sehen und nicht zurückspringen im Text!

Eine halbe Stunde später: Geschafft! 20 Minuten für die Fließtexte in Word, 4 Minuten für die Präsentationen. Und ich fühle mich dabei total informiert. Sehr gut!

 

Schritt 3: Terminologie. Da ich mich jetzt um den Inhalt nicht mehr so sehr scheren muss, geht das abscannen nach schwieriger Terminologie flott von der Hand. Die Zeit habe ich leider nicht erfasst, aber Terminologiesuche als Augenübung wäre ohnehin noch einmal ein separates Thema.

 

Und dann? – Dann kam, was kommen musste, gerade als ich noch dachte, wie gut vorbereitet ich mich fühlte: Am Vorabend der Konferenz wurden noch unzählige Präsentationen und Skripte geschickt. Also habe ich ruckzuck die ganze schöne Arbeitstechnik wieder über den Haufen geworfen und nur hektisch die Texte nach Undolmetschbarem abgesucht. Denn wenn man auch seine Lesegeschwindigkeit ganz offensichtlich verdoppeln kann, so kann man damit trotzdem nicht den Nachtschlaf ersetzen oder die Zeit anhalten.

 

Mein Fazit:

–           Das hochkonzentrierte, inhaltsfokussierte Improved Reading ging deutlich schneller und hat mir viel gebracht.

–          Das Lesen mit einer Fragestellung im Hinterkopf hat mir geholfen, einen persönlichen Bezug zum Thema herzustellen und mir Inhalte zu merken.

–          Das Trennen von inhaltlichem Lesen und Terminologiearbeit war deutlich effizienter und gleichzeitig müheloser.

–          In den Präsentationen, die ich vorher so konzentriert gelesen hatte, habe ich (gefühlt) souveräner gedolmetscht als in denen, die in allerletzter Minute eingereicht wurden und ich nur auf mögliche Stolpersteine abscannen konnte.

 

Meine Fragen:

Hat jemand von Euch Erfahrung mit (anderen) Lesetechniken? Findet oder fändet Ihr das sinnvoll oder ist Euch das alles viel zu viel Hektik in ohnehin hektischen Zeiten? Schließlich ist ja bald Weihnachten, wer will da schon effizient sein …

Improved Reading – effizienter Texte verschlingen?

Lesen, lesen, lesen … seit über dreißig Jahren fresse ich einen Text nach dem anderen in mich hinein. Aber rein methodisch waren Lesetechniken bis vor kurzem ein weißer Fleck auf meiner mentalen Landkarte. Kann das sein? Nein! Ein Artikel im MDÜ über „Improved Learning“ hat dann meine letzten Zweifel beseitigt: Das wird meine Fortbildung des Jahres! Und so war ich vor einigen Wochen in Köln beim Improved Reading dabei (typischerweise nur am ersten von zwei Tagen, weil ich am zweiten Tag arbeiten musste). Und was soll ich sagen: Ich bin restlos begeistert! An einem Tag konnte ich meine effektive Lesegeschwindigkeit (das heißt Verstehen inklusive!) auf über 500 Wörter pro Minute VERDOPPELN! Sinneinheiten erfassen, peripheres Sehen, nicht zurückspringen usw. usw. Allein das relativ mechanische Augentraining und das Hantieren mit der Lesebeschleunigungsmaschine hat Laune gemacht, ganz zu schweigen von der inhaltlichen Komponente. Nun bleibt abzuwarten, wie sich das in der Dolmetschvorbereitung bewährt – wo wir ja nicht nur den Inhalt erfassen sollen, sondern nebenbei auch noch unbekannte Terminologie – eigentlich, so sollte man meinen, Gift für schnelles und effizientes Lesen.

Ein Bericht über den ersten Selbstversuch folgt selbstredend in Kürze!