Wissensmanagement im Konferenzdolmetschen – ein bisschen Theorie

Was bedeutet eigentlich Wissensmanagement für Konferenzdolmetscher?

Was man für einen Dolmetscheinsatz wissen muss, ist schnell beschrieben: So ziemlich alles in allen Arbeitssprachen. Auf der Händlertagung eines Waschmaschinenherstellers kann es plötzlich um Fußballtaktik gehen, der CFO bei einer Bilanzpressekonferenz hat womöglich eine Schwäche für Bibelzitate. Deshalb gilt grundsätzlich: Die Vorbereitung ist nie zu Ende. Da aber bekanntlich Zeit Geld ist und selbst Dolmetscher nicht alles wissen können, ist bei unserer Informations- und Wissensarbeit der Management-Begriff entscheidend, das Streben nach dem Bestmöglichen zur Erreichung des Ziels (anstelle eins unreflektierten Abarbeitens).

Strategisch ist dabei die qualifizierte Entscheidung zwischen dem Bereithalten von Information (auf Papier oder im Computer) und dem Aneignen von Wissen (im Kopf). Dieses Wechselspiel zwischen Daten, Information und Wissen ist typisch für die verschiedenen – ineinandergreifenden – Verarbeitungsebenen der Dolmetschvorbereitung:

Zusammentragen von Daten und Recherche relevanter Informationen (Tagesordnung, alte Protokolle, Präsentationen, Manuskripte, Webseiten der involvierten Parteien, Glossare),

fehlende Information wie Sachzusammenhänge und terminologische Lücken recherchieren, Auswertung und Aufbereitung der Informationen,

Nutzung der aufbereiteten Informationen, also Abgleichen mit dem eigenen Wissensbestand, Abruf und Einbindung (gezieltes Lernen der wichtigsten Terminologie und Sachverhalte bzw. das intuitive Auffindbarmachen im Dolmetscheinsatz).

Semiotik des Dolmetschens

Ähnlich wie in einem Zeichensystem finden sich auch in der Dolmetschsituation drei Informations- und Wissensdimensionen: die sprachliche, wahrnehmbare Form, die Begriffswelt (Inhalt) und die außersprachliche Wirklichkeit (Situation). Diese drei „Himmelsrichtungen“ können in der Dolmetschvorbereitung als innerer Kompass Orientierung bieten.

Anders als Übersetzer oder Terminologen arbeiten Dolmetscher für den Moment, für eine einmalige Situation mit einer definierten Gruppe von Beteiligten. Entsprechend hat diese Situation mehr Gewicht, verleit aber auch mehr Freiheit. „Richtig“ gedolmetscht ist, was hier akzeptiert oder bevorzugt wird, auch wenn es außerhalb dieser Runde niemand verstehen würde. Was korrekt belegt ist, sei es durch eine Norm, ein Nachschlagewerk oder Referenzliteratur, wird umgekehrt nicht zwingend von den Zuhörern verstanden, sei es aufgrund des Bildungshintergrundes oder auch einer anderen regionalen Herkunft.

Selbstverständlich ist es durchaus wichtig, die andersprachigen Benennungen etwa für Aktiengesellschaft, Vorstand, Aufsichtsrat und Verwaltungsrat zu kennen (Form). Im Notfall sind solche Benennungen aber nachschlagbar oder (oft effizienter) mit Druck auf die Räuspertaste bei den Kollegen erfragbar. Ist der semantische Zusammenhang zwischen diesen Begriffen bzw. die Unterschiede zwischen den Systemen unterschiedlicher Länder nicht klar (Inhalt), so wird das Füllen dieser Verständnislücke ad hoc schwierig, und die durch fehlendes Verständnis entstehenden inhaltlichen Dolmetschfehler wiegen oft schwerer als „das falsche Wort“, das aber den Inhalt dennoch transportiert. Noch irritierender wirkt es mitunter, wenn das situative Verständnis fehlt, sprich die Funktion des Aufsichtsratsvorsitzenden mit der des Vorstandsvorsitzenden verwechselt wird. Bei aller sprachlich-fachlichen Einarbeitung sollte man daher nie vergessen, sich die konkrete Kommunikationssituation zu vergegenwärtigen.

Wenn nun also Informations- und Wissensmanagement für Dolmetscher bedeutet, sich nach jedem Dolmetscheinsatz zu fragen, ob man als Wissensarbeiter optimal gearbeitet hat, wo sind denn dann die Stellschrauben, an denen man drehen kann? Grundsätzlich lohnt es sich, verschiedene Optimierungsansätze für sich selbst einmal zu durchdenken.

Selektion

Die hohe Kunst der effizienten Dolmetschvorbereitung – bzw. des Informationsmanagements im Allgemeinen – liegt häufig im Abwägen: Welche Informationen bzw . welches Wissen benötigt man (am dringendsten), was ist entbehrlich? Siehe hierzu auch Not-To-Learn Words.

Extraktion

Bei tausend Seiten Text, zweitausend Powerpoint-Folien oder einem 400-Einträge-Glossar ist es eine gute Idee, das Wichtigste (siehe oben) zu extrahieren/herauszufiltern/herauszusuchen. Für die Extraktion von Terminologie aus Texten gibt es mehr oder weniger gut funktionierende Tools. Für die inhaltliche Seite lohnt sich mitunter auch die Suche nach “menschlichen” Zusammenfassungen zu bestimmten Themen, zu vielen bekannteren Büchern gibt es für wenig Geld auch redaktionell angefertigte Zusammenfassungen, die EU hat gar eine spezielle Seite mit Zusammenfassungen von Rechtsakten angelegt.

Eingrenzen und Erweitern

Meistens hat man entweder zu viel oder zu wenig Information.

Im Internet lässt sich das zu viel oder unbrauchbar oft durch ein paar Handgriffe erledigen: Verwenden von Ausschlusswörtern (ein Minuszeichen oder NOT vor das Wort setzen), Eingrenzung auf eine bestimmte Seite (site:) verwandte Seiten finden (related:), Definitionen suchen (define:), Berücksichtigung von Synonymen bei der Suche (~), Herkunftsland (loc:) usw. Wenn man die zahlreichen Online-Nachschlagewerke durchsuchen möchte, können Such-Tools, die verschiedene Quellen gleichzeitig durchsuchen, die Arbeit erleichtern und Nerven schonen – so etwa sb.qtrans.de.

Bei der eigenen Terminologie ist es wichtig, dass man die Suche wahlweise nach Themenbereich („Bilanzen“), Kunden, Sprachen, Anlass („Jahresbilanzpressekonferenz Firma XY in Z“) oder Art der Veranstaltung (etwa EBR) eingrenzen kann.

Übersichtlichkeit

Verbringt man (gefühlt) mehr Zeit mit dem Suchen als mit dem Finden, so kann es sinnvoll sein, gedanklich einen Schritt zurückzutreten und zu überlegen, an welcher Stelle genau es ruckelt. Beispielsweise kann man zu einem Auftrag alle Informationen in einer Excel-Datei sammeln (Tagesordnung, Glossar etc.), um diese auf einen Schlag durchsuchen zu können. Bei sehr vielen Manuskripten oder zu diskutierenden Sitzungsdokumenten können auch Notizbuch-Programme wie MS-OneNote oder Evernote hervorragend für Übersicht und Ordnung sorgen. Prinzipiell findet man seine Termini schneller, wenn man sie in einer einzigen Datenbank ablegt und nicht in unterschiedlichen Dokumenten – denn früher oder später gibt es immer Überschneidungen zwischen verschiedenen Einsatzbereichen oder Kunden. Muss man in der Kabine mit dem Blick bzw. der Aufmerksamkeit ständig zwischen Computer und Papierunterlagen wechseln, kann es sich lohnen, eine bewusste Entscheidung gegen diesen Medienbruch zu treffen und konsequent am Rechner oder auf Papier zu arbeiten.

Wenn in einer Sitzung mit Paralleltexten gearbeitet wird, etwa wenn ein Vertragstext diskutiert wird, lohnt es sich, über eine ordentliche Paralleltextanzeige nachzudenken. Oft leistet das Kopieren in eine Tabelle hier wahre Wunder, aber auch der Import in ein Translation-Memory-System ist, wenn das Alignieren einigermaßen funktioniert, eine sehr komfortable Kabinenlösung. Selbst pdfs in mehreren Sprachen lassen sich mit einem praktischen Tool nebeneinanderlegen.

Strukturierung

Ordnung ist da halbe Leben … warum eigentlich? Ganz einfach: Man verbringt nicht so viel Lebenszeit mit dem Überlegen, wo man dieses und jenes nun hinräumen soll bzw. hingeräumt hat. Deshalb ist beispielsweise eine ordentliche Dateiablagesystematik und eine Terminologiedatenbank ein Beitrag zur schnellen Wissenslückenfüllung im Dolmetscheinsatz sowie zur allgemeinen Dolmetscherzufriedenheit. Hinzu kommt, dass eine gute Datenstruktur der beste Weg zur Null-Nachbereitung ist. Zumindest beim Simultandolmetschen meist leicht zu bewerkstelligen, ist es nützlicher, motivierender und leichter zu merken, Wissenslücken gleich in der Anwendungssituation zu recherchieren. Wenn man die gefundene Information ordentlich ablegt (Terminologie dem Kunden/Thema/Anlass zugeordnet), erübrigt sich die Nachbereitung am eigenen Schreibtisch.

Systematisierung und Beschleunigung

Egal, wie gut man sich strukturiert und organisiert, manchmal ist man einfach nicht schnell genug oder vergisst das Wichtigste. Hier hilft es, Standards zu schaffen. Handlungen, die eine Gewohnheit sind, erfordern weniger Aufmerksamkeit und Energie. Immer die gleiche Ablagesystematik bei E-Mails und Dokumenten, eine Checkliste für die Angebotserstellung, Standardfragen („Wer macht Was mit Wem Wozu?“) bei mündlichen Kundenbriefings, Rituale bei der Aktivierung von Passivwissen. Manches kann man auch an den Computer delegieren, zum Beispiel die Erinnerung an die Steuererklärung oder das Abonnieren von Zeitungen und Newslettern.

Oft kann Software helfen, etwa beim gleichzeitigen Durchsuchen unzähliger Dateien mit einer Desktopsuchmaschine, beim Abgleich von Texten mit Glossaren oder bei der Alignierung verschiedener Sprachfassungen mittels eines Translation-Memory-Systems. Aber auch rein geistige, nicht computergestützte Fähigkeiten lassen sich beschleunigen, so etwa durch das Erlernen effizienterer Lesetechniken wie Improved Reading.

Kooperation und Arbeitsteilung

Noch relativ neu, aber aus dem Dolmetschalltag vieler Kollegen schon kaum noch wegzudenken, sind cloudbasierte Plattformen zur Teamzusammenarbeit. Vor allem bei extrem fachspezifischen und dichten Konferenzen, in denen das Dolmetschteam sich die Vorbereitungsarbeit teilt, bieten sie eine Möglichkeit, emeinsam und doch unabhängig voneinander v.a. Terminlogie zu erarbeiten und Dokumente abzulegen. Die Vorteile liegen auf der Hand: Das Team ist immer auf dem gleichen Stand, kann sich zu Detailfragen austauschen, jeder kann die Wissenslücken des anderen ergänzen. Wenn eine solche einfache Datenbank gut strukturiert ist, hat auch jeder die Möglichkeit, seine persönliche Ansicht zu generieren, ohne von subjektiv als irrelevant empfundenen Daten „gestört“ zu werden.

Und bei dieser Vielzahlt an Möglichkeiten gilt natürlich genau wie in der Kabine: Nur nicht die Übersicht verlieren 😉

————————
Über die Autorin:
Anja Rütten ist freiberufliche Konferenzdolmetscherin für Deutsch (A), Spanisch (B), Englisch (C) und Französisch (C) in Düsseldorf. Sie widmet sich seit Mitte der 1990er dem Wissensmanagement.

Informations- und Wissensmanagement im Konferenzdolmetschen. Sabest 15. Frankfurt: Peter Lang. [Dissertation] www.peterlang.net